Tout savoir sur la gestion des salariés et de la paie

Lorsqu’une entreprise se développe, recruter ses premiers salariés devient une étape incontournable. Au-delà de l’enjeu de recruter un salarié présentant toutes les compétences nécessaires pour occuper le poste à pourvoir, un employeur doit également veiller à ce que toutes les formalités administratives concernant le recrutement et la gestion de la paie soient bien respectées.

Même si des efforts de simplification de ces formalités administratives sont visibles ces dernières années, il n’en demeure pas moins qu’en France le volet administratif concernant le recrutement d’un salarié amène son lot de paperasse à remplir. Pour vous éviter de vous retrouver face à une sanction administrative, nous faisons le point avec vous sur les principales démarches que vous devez effectuer au moment de recruter un salarié.

La gestion de vos salariés

La gestion de vos salariés passe bien évidemment par l’étape essentielle du recrutement, mais pas que. Une fois votre salarié recruté au sein de votre entreprise, vous devez effectuer un certain nombre de formalités durant toute la durée d’exécution du contrat de travail.

Nous vous présentons les principales formalités à respecter pour la gestion de vos salariés.

Comment recruter un salarié ?

Pour recruter un salarié, vous devez tout d’abord mener une campagne de recrutement, si vous n’avez pas dans votre entourage une personne compétente souhaitant occuper le poste à pourvoir.

Pour cela, vous êtes libre de choisir le support ainsi que la forme de votre offre d’emploi. Cependant, gardez à l’esprit que votre offre d’emploi ne doit pas contenir de critères discriminants injustifiés au regard du poste à pourvoir.

En d’autres termes, vous pouvez exiger dans votre offre d’emploi un niveau d’études minimum ainsi qu’une expérience professionnelle, mais vous ne pouvez pas appliquer de critère discriminant sur l’âge, le sexe, la nationalité, etc.

Concernant le support sur lequel vous pouvez diffuser votre offre d’emploi, vous pouvez utiliser les différents canaux d’informations internes à l’entreprise, tels qu’un réseau intranet. Un réseau intranet peut permettre à vos collaborateurs de diffuser votre offre auprès de leur réseau professionnel.

Vous pouvez également utiliser les supports en ligne bien connus pour recruter un salarié, tels que LinkedIn pour ne citer que ce réseau socioprofessionnel.

Selon le profil de salarié que vous recherchez, vous pouvez également prendre contact avec une ou plusieurs agences d’intérim.

Une fois que vous avez effectué une pré-sélection des profils pouvant vous intéresser pour le poste à pourvoir, vous pouvez passer à l’étape de l’entretien d’embauche. Là encore, à cette étape vous ne pouvez pas faire votre choix sur des critères discriminants injustifiés par rapport au poste à pourvoir.

Avant l’entretien d’embauche, veillez à préparer toutes les questions opportunes que vous souhaitez poser aux différents candidats sélectionnés. Pensez également à choisir le type de contrat de travail que vous souhaitez proposer aux candidats.

Une fois que le candidat sélectionné a accepté votre offre d’emploi, vous devez lui faire signer un contrat de travail avant que ce dernier commence à occuper son poste au sein de votre entreprise.

Il est conseillé de faire appel à un juriste ou à un avocat pour la rédaction de vos contrats de travail. Vous pourrez ainsi y insérer toutes les clauses nécessaires permettant de délimiter les droits et les obligations du salarié et de vous-même en tant qu’employeur, tout en respectant la forme et le fond exigés par le Code du travail.

Quel contrat de travail proposer à vos salariés ?

Avant de procéder au recrutement stricto sensu d’un salarié, vous devez auparavant choisir un type de contrat de travail à proposer à ce salarié. Ce choix n’est pas une affaire à prendre à la légère. Selon le contrat de travail signé, votre salarié et vous-même serez engagés dans une durée déterminée ou indéterminée, avec des droits et des obligations plus ou moins étendus selon la nature du contrat de travail.

Le contrat à durée indéterminée

Si vous souhaitez proposer un poste sur le long terme, posez-vous préalablement la question : est-ce que mon entreprise est suffisamment développée pour demander la création d’un nouveau poste de travail sur le long terme ?

Si la réponse est oui, vous pouvez proposer un contrat à durée indéterminée (CDI) au futur salarié de votre entreprise.

Cependant, gardez à l’esprit que la fin d’un CDI ne peut déboucher que sur un licenciement, une démission ou une rupture conventionnelle du contrat de travail. Quelle que soit la forme choisie pour la résiliation du CDI, le salarié tout comme l’employeur devront respecter un certain nombre de conditions plus strictes que pour un CDD ou un contrat d’intérim.

Le contrat à durée déterminée

Un contrat de travail à durée déterminée (CDD) vous permet de prévoir dès la conclusion du contrat de travail une date de fin de ce contrat.

Il est bon de rappeler ici qu’un CDD ne peut avoir une durée supérieure à 18 mois, sauf cas particulier.

À la fin d’un CDD, en tant qu’employeur vous devrez verser une prime de fin de contrat — autrement appelée prime de précarité — à votre salarié. 

Par conséquent, vous pouvez privilégier un CDD comme contrat de travail lorsque votre entreprise présente un besoin temporaire de recourir à un salarié supplémentaire.

Le contrat de travail temporaire (intérim)

Un contrat de travail temporaire permet de recruter un salarié pour une mission d’intérim. Cette mission d’intérim doit avoir une durée déterminée dans le contrat de travail.

Pour une entreprise, faire appel à un intérimaire permet de répondre à une augmentation temporaire de l’activité ou de remplacer temporairement un salarié absent (exemple : un salarié en congé maternité/paternité, en arrêt maladie…).

De plus, en tant qu’employeur vous devrez verser une prime de précarité ainsi qu’une prime de congés payés à l’intérimaire à la fin de la mission.

Le contrat de travail à temps partiel

Si votre entreprise a besoin des compétences d’un salarié supplémentaire — sans pour autant avoir le besoin d’employer un salarié à temps complet — vous pouvez proposer un contrat de travail à temps partiel.

Ce type de contrat vous permet de recruter un salarié pour un nombre d’heures hebdomadaires inférieur à la durée légale (35 heures hebdomadaires) ou conventionnelle appliquée au sein de votre entreprise.

Bon à savoir : la durée légale d’un contrat à temps partiel est fixée à 24 heures hebdomadaires. Une convention collective ou un accord de branche applicable à votre entreprise peut prévoir une durée inférieure.

À noter que ce type de contrat de travail à temps partiel peut être conclu pour une durée déterminée ou indéterminée.

Le CDD à objet défini

Ce contrat de travail à durée déterminée peut être conclu pour le recrutement d’un ingénieur ou d’un cadre. Sa durée peut être fixée entre 18 et 36 mois. On parle de contrat à objet défini, car ce contrat de travail ne peut être conclu que pour l’exécution d’une mission bien précise donnée à un ingénieur ou à un cadre.

À la fin de la mission, ce contrat prend fin. Ce type de contrat peut donc être adapté à votre entreprise si vous souhaitez recruter un ingénieur ou un cadre pour une mission temporaire et bien précise.

Il s’agit ici d’une liste non exhaustive de contrats de travail. Selon le profil du salarié que vous souhaitez recruter (exemple : un apprenti), vous pouvez proposer un autre type de contrat de travail qui sera davantage adapté à votre besoin de recrutement et au statut de votre salarié.

Quelles sont les déclarations obligatoires à l’embauche d’un salarié ?

Comme on peut s’en douter, en droit français plusieurs déclarations doivent être obligatoirement effectuées par un employeur lors de l’embauche d’un salarié. Nous vous présentons les principales déclarations obligatoires à remplir en tant qu’employeur.

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est venue remplacer la déclaration unique d’embauche (DUE). Cette DPAE permet à l’employeur de réaliser toutes les déclarations et les inscriptions préalables lors du recrutement d’un salarié. Pour le recrutement du premier salarié et pour l’embauche de nouveaux salariés au sein de l’entreprise, la DPAE comprend :

• la déclaration de première embauche ;
• la demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie (CPAM) ;
• l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale et d’assurance-chômage dès le recrutement du premier salarié au sein de l’entreprise ;
• l’adhésion de l’entreprise à un service de santé au travail ;
• la demande d’examen médical pour un salarié suite à son recrutement ;
• le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Tout employeur doit remplir une DPAE dans les 8 jours avant l’embauche d’un nouveau salarié, y compris lorsqu’il s’agit d’une période d’essai.

Pour cela, en tant qu’employeur vous pouvez procéder à cette déclaration en vous connectant sur le site net-entreprises.fr ou sur le site de l’URSSAF.

L’accès à cette déclaration en ligne y est gratuit. Vous devrez vous munir du numéro Siret de votre entreprise afin de vous identifier.

La déclaration sociale nominative (DSN)

Tous les employeurs du secteur privé embauchant des salariés doivent remplir une déclaration sociale nominative. La déclaration sociale nominative (DSN) sert à déclarer les informations concernant la paie de vos salariés ainsi que les événements concernant les périodes d’activité de vos salariés (ex. : arrêt maladie, congé maternité, congé paternité…). Cette DSN est à remplir tous les mois par l’employeur.

Point important : une DSN est à remplir pour chaque établissement. Par conséquent, si votre entreprise possède plusieurs établissements, vous devrez remplir une DSN tous les mois pour chacun de vos établissements.

Pour effectuer cette déclaration, vous pouvez vous connecter en ligne sur le site net-entreprises.fr. Vous devrez dans ce cas vous connecter grâce à votre numéro Siret (numéro de l’établissement) et non avec votre numéro Siret (numéro de l’entreprise).

Vous devrez donc réaliser plusieurs déclarations si vous avez plusieurs établissements avec chacun son numéro Siret.

Si vous recrutez plusieurs salariés, vous pouvez également déléguer cette tâche mensuelle à votre service comptable ou à votre service des ressources humaines.

Le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC)

Le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC) — autrement appelé la Ducs URSSAF — permet de déclarer toutes les informations nécessaires au calcul et au paiement des cotisations sociales pour vos salariés. Le BRC est donc à remplir uniquement si vous n’êtes pas tenu de remplir la déclaration sociale nominative (DSN).

Le BRC est à remplir tous les mois ou tous les trimestres, selon la périodicité qui s’applique à votre entreprise. Pour cela, vous pouvez vous rendre sur le site net-entreprise.fr dans la catégorie Ducs URSSAF.

Quelles sont les charges sociales et participations patronales ?

Au-delà des différentes déclarations que vous devez effectuer afin que vos salariés puissent bénéficier de tous leurs droits sociaux, vous devez également payer des charges sociales et des participations patronales.

À noter que certaines participations patronales sont optionnelles. On fait le point avec vous.

Les charges sociales en France

Certaines charges sociales défalquées du salaire du salarié comprennent une part patronale ainsi qu’une part salariale, tandis que d’autres charges sociales pèsent uniquement sur l’employeur.

Les charges sociales qui sont à la fois payées par le salarié et par l’employeur pour la protection sociale du salarié sont :

• les cotisations à l’assurance-maladie (arrêt maladie, congé maternité ou paternité, assurance invalidité, assurance décès, assurance vieillesse de base) ;
• les cotisations pour la retraite complémentaire obligatoire du salarié.
• La mutuelle d’entreprise si elle est obligatoire.

Si vous recrutez un cadre dans votre entreprise, la cotisation à l’APEC fait également partie des charges sociales financées par votre salarié et par votre entreprise.

Les charges sociales qui doivent être payées par l’employeur sont :

• les contributions à l’assurance-chômage (sauf pour les salariés intermittents du spectacle et certains salariés expatriés qui cotisent également avec l’employeur pour leur assurance-chômage) ;
• les cotisations pour l’assurance accident travail ;
• les cotisations pour les allocations familiales ;
• le forfait social ;
• la contribution solidarité autonomie (CSA) ;
• le versement au fonds national d’aide au logement (FNAL) ;
• la cotisation au régime de garantie des salaires (AGS) ;
• le versement transport (uniquement pour les entreprises employant plus de 11 salariés et localisées dans une zone urbaine desservie par les transports urbains).

Pour payer ces charges sociales à l’URSSAF, l’employeur doit obligatoirement procéder à un paiement dématérialisé. Il peut s’agir d’un prélèvement automatique, d’un paiement par carte bancaire, d’un virement bancaire ou bien encore d’un paiement par télépaiement.

Le « 1 % logement »

Le « 1 % logement » correspond aujourd’hui à la participation des employeurs à l’effort de construction (PEEC). Il s’agit donc d’une participation patronale qui aide au financement des constructions, des locations ou bien encore des rénovations de logements pour les salariés de l’entreprise.

Si le « 1 % logement » correspondait auparavant à 1 % de la masse salariale de l’année précédente, le taux est abaissé aujourd’hui 0,45 % de la masse salariale.

Les entreprises redevables de la PEEC sont celles employant au moins 50 salariés. Cette participation au logement des salariés doit être payée avant le 31 décembre de chaque année par les entreprises concernées.

Afin qu’un employeur puisse justifier de cette participation, ce dernier doit veiller à inscrire le montant de sa participation dans la déclaration sociale nominative concernée.

Dans ce cas, il ne s’agit pas d’un paiement à effectuer auprès de l’URSSAF. En effet, en tant qu’employeur vous avez le choix concernant la nature de votre participation aux logements de vos salariés. Vous pouvez ainsi choisir de participer financièrement grâce à :

• un investissement direct de votre entreprise pour le logement de vos salariés ;
• un prêt à taux réduit consenti aux salariés de l’entreprise pour les aider à construire leur logement ;
• un versement effectué au bénéfice d’un organisme collecteur agréé tel que Action Logement.

Concernant cette participation patronale, vous pouvez bien évidemment choisir de participer au-delà des 0,45 % minimum exigé de la masse salariale de l’année précédente.

Le forfait social

Afin d’aider au financement de la sécurité sociale, tout employeur doit également payer un forfait social calculé sur les rémunérations et les primes qui ne sont pas soumises aux cotisations sociales, mais qui sont assujetties à la contribution sociale généralisée (CSG).

Le taux général du forfait social est de 20 %. Cependant, des taux spécifiques peuvent s’appliquer selon l’effectif des salariés présents dans l’entreprise. De toute façon, le taux correspondant sera automatiquement appliqué suite aux informations que vous aurez déclarées sur la déclaration sociale nominative (DSN).

Comment tenir le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit être tenu par tout employeur dès la première embauche d’un salarié. Ce registre permet de recenser tous les salariés recrutés au sein d’une entreprise. Cela permet d’éviter toute relation de travail non déclarée.

De plus, un employeur doit tenir un registre unique du personnel pour chaque établissement. Par conséquent, si votre entreprise possède plusieurs établissements, vous devrez veiller à ce que chacun de vos établissements ait un registre unique du personnel à jour.

Aucune forme n’est imposée quant à ce registre. Un employeur est libre de tenir ce registre sous format papier ou sous format numérique. Cependant, il reste conseillé de tenir un registre unique du personnel sous format numérique et de sauvegarder une copie sur un support sécurisé pour éviter toute perte de ce registre.

Sur ce registre, il devra figurer les principales informations relatives aux salariés telles que leur nom, leur prénom, leur date de naissance, leur poste au sein de l’entreprise, la date de leur recrutement, etc.

Bon à savoir : les associations ainsi que les particuliers qui utilisent le dispositif du chèque emploi associatif pour recruter un salarié ne sont pas concernés par le registre unique du personnel.

Comment bien gérer une rupture conventionnelle ?

Pour rappel, une rupture conventionnelle permet de mettre fin à un contrat de travail d’un commun accord entre un employeur et son salarié. Le salarié pourra dans ce cas percevoir une indemnité de rupture versée par son employeur.

Attention : seul un salarié en CDI peut bénéficier d’une rupture conventionnelle avec son employeur.

Pour organiser une rupture conventionnelle, l’employeur et le salarié concerné doivent convenir d’un ou de plusieurs entretiens durant lesquels seront négociées les conditions de la rupture du contrat de travail. Seront notamment négociés la date de la fin du contrat de travail ainsi que le montant de l’indemnité de rupture conventionnelle.

À ce stade, en tant qu’employeur vous avez tout intérêt à vous faire assister pendant les entretiens avec votre salarié. Pour vous assister, vous pourrez choisir un membre de l’entreprise ou un membre de votre organisation syndicale d’employeurs.

L’objectif ici est notamment de convenir d’un montant pour l’indemnité de rupture conventionnelle. À noter que l’indemnité de rupture conventionnelle ne pourra pas être inférieure à l’indemnité légale de licenciement. De plus, vous devrez prendre en compte l’ancienneté et la rémunération du salarié pour calculer l’indemnité de rupture conventionnelle. 

En outre, pendant ces entretiens vous pourrez également négocier l’application ou non d’un préavis avec votre salarié avant son départ définitif de l’entreprise.

Quels sont les motifs possibles de licenciement ?

Un employeur peut licencier un salarié pour un motif disciplinaire ou un motif non disciplinaire. Parmi les motifs disciplinaires de licenciement figurent :

• la faute simple du salarié, qui représente une faute ayant porté préjudice à l’entreprise ;
• la faute grave du salarié, qui présente une particulière gravité et qui impose la mise à pied conservatoire immédiate du salarié ;
• la faute lourde du salarié, qui est une faute particulièrement grave accompagnée de la volonté du salarié de nuire à l’entreprise et qui empêche par conséquent le maintien du salarié au sein de l’entreprise.

Un employeur peut également licencier un salarié pour un motif non disciplinaire tel que :

• une incapacité professionnelle du salarié au poste qu’il occupe ;
• une inaptitude professionnelle ou non professionnelle du salarié à occuper son poste ;
• des absences prolongées du salarié qui entraînent une désorganisation profonde au sein de l’entreprise ;
• tout autre fait pouvant perturber le bon fonctionnement de l’entreprise, tel que la perte d’un permis de conduire lorsque le salarié est amené à effectuer des trajets professionnels impératifs pour le poste qu’il occupe.

Dans tous les cas, le motif annoncé par l’employeur pour licencier un salarié doit avoir une cause réelle et sérieuse. Pour cela, il faut que le motif du licenciement provienne de faits réels, soit précis et vérifiable et soit suffisamment important pour justifier le licenciement du salarié.

La gestion de la paie

La principale contrepartie à la force de travail d’un salarié est la paie. Pour éviter tout abus ou toute absence de déclaration de rémunération au service de l’URSSAF, plusieurs formalités sont à respecter au moment d’établir et de verser la paie d’un salarié.

Voici les principales obligations de l’employeur concernant la gestion de la paie.

Comment calculer un salaire ?

En tant qu’employeur, vous vous doutez bien que vous ne pouvez pas fixer arbitrairement le salaire de vos salariés.

Le principe est que l’on calcule un salaire sur la base du nombre d’heures travaillées par semaine. Certaines exceptions à ce principe permettent de proposer à vos salariés un salaire au forfait ou au rendement.

Pour rappel, le salaire d’un salarié de plus de 18 ans ne peut être inférieur au SMIC en vigueur. Le SMIC au 1^er janvier 2021 est de 10,25 € brut de l’heure, soit 1554,58 € brut par mois pour 35 heures de travail hebdomadaires.

Au-delà du respect du SMIC, en tant qu’employeur vous devez également vérifier qu’il n’y ait pas d’accord ou de convention collective qui fixe une rémunération horaire plus élevée que le SMIC pour la catégorie d’emploi à laquelle appartient vos salariés.

En outre, il est toujours bon de rappeler que vous ne pouvez pas faire de discrimination non justifiée sur le salaire entre salariés occupant un même emploi et ayant les mêmes qualifications.

La formule de calcul est : salaire brut = salaire net + les cotisations salariales + les éventuels avantages financiers versés par l’employeur au bénéfice du salarié.

Comment calculer les congés payés ?

Pour calculer l’indemnité de congés payés de vos salariés, 2 méthodes de calcul sont proposées :

1. calculer 1/10 de la rémunération brute versée à votre salarié au cours de la période de référence (la période pendant laquelle le salarié doit avoir accompli un temps de travail minimum pour bénéficier de ses congés payés avec comme point de départ le 1^er juin de chaque année) ;
2. maintenir tout simplement la rémunération du salarié qu’il aurait perçu s’il n’avait pas pris ses jours de congés payés.

En tant qu’employeur, vous n’avez pas vraiment le choix sur la méthode de calcul à privilégier. En effet, vous devez procéder à ces deux méthodes de calcul de l’indemnité de congés payés et choisir la méthode de calcul la plus favorable pour votre salarié.

L’indemnité de congés payés devra dans ce cas être versée en même temps que le salaire habituel du salarié. Elle devra également figurer sur le bulletin de paie du salarié.

Quelles sont les obligations de l’employeur concernant le versement du salaire ?

En tant qu’employeur, vous devez verser le salaire de vos salariés chaque mois à la même période. Aucune date de paiement n’est imposée, mais vous devez respecter la même période de paiement chaque mois, c’est-à-dire en général en fin de mois ou au début du mois suivant.

De plus, vous devez programmer le versement des salaires de vos salariés lors d’un jour ouvrable, c’est-à-dire pendant un jour de la semaine en dehors du dimanche et des jours fériés non travaillés au sein de l’entreprise. Cette obligation ne s’applique pas si vous rémunérez vos salariés par virement bancaire.

Concernant la forme de la rémunération, vous pouvez verser le salaire à vos salariés par :

• virement bancaire ;
• chèque ;
• espèces, uniquement si le salaire est inférieur à 1500 € et si le salarié en fait expressément la demande.

Quel que soit le mode de versement du salaire, une fiche de paie devra être obligatoirement remise à chaque versement d’un salaire au salarié.

En tant qu’employeur, si vous méconnaissez l’une de ces obligations, vous vous exposez à une condamnation pénale punissable de 2 250 € d’amende.

Comment faire un bulletin de paie ?

Plusieurs informations obligatoires doivent figurer sur un bulletin de paie et dans un ordre prédéterminé.

Ainsi, pour dresser une fiche de paie, vous devez y faire figurer :

1. les informations permettant d’identifier l’entreprise embauchant le salarié (dénomination sociale de l’entreprise, adresse de l’entreprise, code APE de l’entreprise, numéro Siret de l’entreprise) ;
2. les informations permettant d’identifier le salarié qui reçoit ce salaire (nom et prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, poste occupé par le salarié, la possible convention collective applicable au salarié) ;
3. la période de travail du salarié (ex. : fiche de paie du 01/01/2021 au 31/01/2021) ainsi que le nombre d’heures travaillées par le salarié durant cette période ;
4. les heures de travail rémunérées au taux normal et les heures de travail rémunérées comme heures supplémentaires, avec le montant de la rémunération appliquée à chacune de ces heures ;
5. Les dates et jours de congés payés, ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés si le salarié a pris des congés payés durant ce mois rémunéré ;
6. la rémunération brute ;
7. les possibles accessoires de salaire (ex. : véhicule de fonction, 13^e mois…) ;
8. le montant, l’assiette et le taux des cotisations et des contributions sociales ;
9. la rémunération nette ;
10. l’assiette, le montant et le taux applicable du prélèvement à la source, ainsi que le montant qu’aurait perçu le salarié sans le prélèvement à la source ;
11. le montant total versé par l’employeur ;
12. le montant des possibles exonérations et exemptions de cotisations et de contributions sociales ;
13. la date de paiement du salaire ainsi qu’une mention de l’obligation pour le salarié de conserver cette fiche de paie sans limites de durée, afin de garantir ses droits et notamment les droits à la retraite.

Pour établir la fiche de paie d’un salarié, vous pouvez retrouver des modèles de bulletin de paie directement en ligne sur le site du ministère de l’Économie.

Comment mettre en place la paie en ligne ?

Depuis 2017, en tant qu’employeur vous pouvez proposer à vos salariés la remise de leur bulletin de paie en ligne. Vous n’êtes pas obligé de demander préalablement l’accord de vos salariés pour mettre en place la paie en ligne.

Cependant, si un salarié refuse d’avoir son bulletin de paie en ligne, vous devrez lui remettre en format papier.

Concernant la fiche de paie en ligne, celle-ci devra mentionner les mêmes informations obligatoires devant figurer sur une fiche de paie en format papier.

De plus, vous devez pouvoir garantir à vos salariés un accès sécurisé à leurs fiches de paie. Pour cela, vous devrez opter pour le dépôt des bulletins de paie dans un coffre-fort numérique et remettre aux salariés des identifiants permettant d’accéder à leurs bulletins de paie.

Les bulletins de paie déposés sur un coffre-fort numérique devront rester disponibles pendant au moins 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. De plus, vous devrez garder une copie de tous les bulletins de paie vous aurez émis au nom de votre entreprise pendant au moins 5 ans.

Pour en savoir plus : Comment choisir son logiciel de paie en ligne ?

Quels sont les plans d’épargne et primes pouvant être appliqués en entreprise ?

Plusieurs dispositifs d’épargne et de redistribution des bénéfices en entreprise peuvent être proposés aux salariés. Pour cela, l’employeur doit tout d’abord prendre la décision d’appliquer ces dispositifs au sein de son entreprise et respecter toutes les formalités d’application.

Voyons plus en détail les principaux plans d’épargne et primes pouvant être proposés aux salariés par l’employeur.

L’intéressement

L’intéressement est un dispositif qui permet à un employeur de reverser une partie des bénéfices réalisés par l’entreprise aux salariés de l’entreprise. Ce dispositif permet bien évidemment d’accroître la motivation des salariés au travail.

Pour appliquer l’intéressement au sein de votre entreprise, vous devez parvenir à un accord collectif avec les salariés de l’entreprise. Cet accord collectif peut prendre différentes formes, comme une convention collective, un accord avec le comité social et économique (CSE)…

De plus, le montant des primes d’intéressement versé aux salariés est plafonné. La prime ne peut pas dépasser 20 % du montant total des salaires bruts ni être supérieure à 75 % du plafond annuel de la sécurité sociale.

La participation

La participation représente également un dispositif qui permet de reverser une partie des bénéfices réalisés par l’entreprise aux salariés. La différence avec l’intéressement est que la participation est un dispositif obligatoire pour toutes les entreprises recrutant plus de 50 salariés pendant au moins 5 ans.

Là encore, l’employeur devra rédiger un accord collectif avec les salariés ou les représentants des salariés pour appliquer la participation au sein de l’entreprise.

Pour calculer le montant de la prime de participation, en tant qu’employeur vous devrez appliquer le mode de calcul unique fixé par la loi. Ce mode de calcul unique permet d’obtenir le montant minimum de la prime de participation que vous devrez verser au salarié. Mais libre à vous de verser une prime plus élevée à vos salariés.

Le compte épargne temps (CET)

Le compte épargne temps (CET) est un dispositif qui permet aux salariés d’épargner des jours de congés payés ou des heures de travail supplémentaires. Ce dispositif ne doit pas obligatoirement être appliqué au sein d’une entreprise. Par conséquent, en tant qu’employeur vous êtes libre de proposer ou non un CET à vos salariés.

Pour les salariés, ce CET permet de prendre des jours de congés supplémentaires à une période bien précise en utilisant les jours de congés payés épargnés. Les salariés peuvent également demander à convertir leurs jours de congés payés épargnés en rémunération supplémentaire.

Bien évidemment, tout n’est pas permis concernant la prise ou l’épargne des jours de congés payés et des heures de travail supplémentaires. Tout salarié peut épargner des jours de congés payés à condition de prendre au moins 24 jours de congés payés par an. De plus, seuls les jours de congés payés en dehors des 5 semaines de congés payés réglementaires peuvent être convertis en rémunération supplémentaire.

Le plan d’épargne entreprise (PEE)

Un plan d’épargne entreprise (PEE) est un plan d’épargne proposé par l’employeur à ses salariés. Contrairement à un plan d’épargne classique pouvant être souscrit individuellement par un salarié, un plan d’épargne entreprise est négocié au niveau de l’entreprise. Par conséquent, les taux y sont généralement plus favorables.

De plus, un PEE peut être alimenté par différents versements provenant :

• des versements volontaires du salarié ;
• de la prime d’intéressement ;
• de la prime de participation ;
• des droits acquis sur un compte épargne temps ;
• de sommes épargnées sur d’autres comptes d’épargne salariale ;
• de versements provenant directement de l’employeur, sous la forme d’abondements.

Comme tout plan d’épargne, ce type de contrat est souscrit pour une durée déterminée. Dans le cas d’un PEE, les sommes épargnées sont bloquées pendant au moins 5 ans.

Un déblocage anticipé des fonds peut néanmoins être autorisé dans des circonstances exceptionnelles, telles qu’un mariage, l’acquisition d’une résidence principale…

Les nouveaux plans d’épargne retraite (PER)

Depuis le 1^er octobre 2019, 3 nouveaux plans d’épargne retraite (PER) sont proposés aux salariés :

• le PER individuel, qui peut être souscrit individuellement par tout salarié ;
• le PER d’entreprise collectif, qui vient remplacer le PERCO et qui peut être proposé par un employeur à ses salariés sans que les salariés ne soient obligés d’y adhérer ;
• le PER d’entreprise obligatoire qui — comme son nom l’indique — est un plan d’épargne proposé par l’employeur, mais auquel cas les salariés ont l’obligation d’y adhérer.

Le principal avantage d’ouvrir un PER pour un salarié est de se constituer des revenus complémentaires pour la retraite.

Il est bon de rappeler que les sommes versées au titre d’un PER seront disponibles qu’au départ en retraite du salarié.

En tant qu’employeur, proposer un PER au sein de votre entreprise permet d’accroître la fidélité de vos salariés et d’obtenir un support supplémentaire pour verser des abondements à vos salariés.

Vous avez maintenant toutes les connaissances de base sur la gestion des salariés et de la paie.