L’exercice des activités dans une entreprise requiert du personnel. L’embauche représente la partie du processus d’insertion des employés au sein de l’entreprise. Toutefois, cela implique nécessairement des obligations à la charge de l’employeur, notamment en matière de déclarations sociales.
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comparerLes déclarations sociales sont donc liées à la vie de l’entreprise, peu importe sa taille ou sa forme juridique. Certaines d’entre elles revêtent d’ailleurs un caractère obligatoire. On peut ainsi les classer en deux catégories :
- Les déclarations ponctuelles lors d’un recrutement de salarié, un accident de travail, pour les entreprises BTP
- Les déclarations périodiques qui peuvent s’effectuer par mois, chaque trimestre ou par an
Dans cet article, découvrez alors les déclarations sociales obligatoires pour les entreprises.
Les déclarations ponctuelles
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
La DPAE est une procédure de déclaration systématique et nominative pour chaque travailleur que l’entreprise souhaite embaucher. La réalisation d’une DPAE doit s’effectuer 8 jours avant sa date d’embauche, période d’essai incluse. L’employeur est tenu responsable de cette démarche. Et ce, afin de déclarer l’affiliation du salarié aux organismes sociaux tels que l’Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF) ou la Mutualité Sociale Agricole (MSA).
La DPAE permet notamment :
- L’immatriculation de l’employeur au régime général de protection sociale
- L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie
- L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance-chômage
- La demande d’adhésion à un service de santé au travail
- La demande d’examen médical d’embauche
Plus concrètement, cette formalité déclarative permet de fournir quelques informations essentielles comme :
- La dénomination sociale de l’entreprise et son code APE
- Les divers renseignements sur le salarié
- La date et l’heure de son embauche
- La nature et la durée du contrat (même pour une période d’essai)
Si la DPAE ne respecte pas les délais prévus, l’entreprise risque des sanctions de l’inspection du travail. Effectivement, cela peut donner lieu au paiement d’une amende contraventionnelle de la 5e classe. Autrement dit, une amende allant jusqu’à 1 500 euros et 3 000 euros en cas de récidive au bout d’un an. L’employeur encourt également une sanction au titre du travail dissimulé s’il n’a pas adressé expressément la DPAE. En outre, s’il ne présente pas cette déclaration aux agents de contrôle et/ou ne la remet pas au salarié en cas d’inexistence de contrat de travail, l’entreprise s’expose à une peine d’amende réservée pour les contraventions de 4e classe (amende forfaitaire de 135 euros qui peut faire l’objet d’une minoration ou d’une majoration).
Les autres déclarations obligatoires au moment de l’embauche
Des déclarations peuvent également se révéler obligatoires au moment de l’embauche. Selon votre situation, vous avez alors le choix entre plusieurs options :
Titre emploi-service entreprise (TESE)
Faisant office de contrat de travail et de DPAE, ce dispositif concerne les entreprises de moins de 19 salariés. Il vise à simplifier les formalités sociales relatives à l’emploi et ainsi alléger la gestion administrative des employés.
Titre emploi simplifié agricole (TESA)
Il s’agit d’un service gratuit créé par la Mutualité Sociale Agricole pour faciliter le recrutement de salariés agricoles. Il concerne l’embauche d’un employé en CDD (pour 3 mois maximum) à condition que sa rémunération brute ne dépasse pas 9 933 euros.
Titre emploi forain (TEF)
Déclinaison spécifique du TESE, ce dispositif permet de déclarer le travailleur le jour de l’embauche auprès de l’URSSAF. Comme son nom le laisse entendre, il concerne les employeurs du secteur qui emploient des salariés occasionnels.
Guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)
C’est un service destiné aux employeurs qui engagent occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle vivant. Il permet donc de déclarer les cotisations sociales d’un artiste ou technicien professionnel embauché à cette occasion spéciale.
La déclaration d’accident du travail (DAT)
Dans le cas où l’employé serait victime d’un accident du travail, il est tenu d’informer son employeur dans les 24 heures qui suivent. Cela peut prendre la forme d’une notification orale ou par écrit. La déclaration de l’employeur sur l’accident s’accomplira alors à la caisse primaire d’assurance-maladie (CPAM), dont est inscrit le salarié concerné. À cet effet, un formulaire papier est à remplir et une feuille d’accident du travail procurée par la CPAM doit être fournie à l’employé. Cela lui permettra de bénéficier d’une totale prise en charge sur les frais médicaux.
Une autre alternative est d’effectuer la déclaration d’accident du travail en ligne auprès du service DAT de net-entreprises.fr. Un accusé de réception doit alors impérativement accompagner la déclaration à la CPAM, et ce, en trois modèles. À noter tout de même qu’un incident ne donnant pas lieu à un arrêt de travail ou ne requérant pas de soins médicaux permet à l’employeur de changer la déclaration par une simple inscription sur le registre des accidents du travail.
Les déclarations périodiques
La Déclaration Sociale Nominative (DSN)
La Déclaration Sociale Nominative est une déclaration mensuelle qui englobe la majorité des déclarations sociales ou attestations remplies par les employeurs pour les salariés et les fonctionnaires auprès des organismes de protection sociale. D’une manière générale, elle remplace l’attestation de salaire pour :
- Le règlement des indemnités journalières (DSIJ)
- L’attestation destinée à Pôle emploi
- La déclaration unifiée des cotisations sociales URSSAF (DUCS)
- Les caisses de retraite complémentaire
La DSN est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2017 et concerne chaque travailleur soumis au régime général. Elle intervient pour signaler des évènements liés aux activités de l’entreprise comme une fin de contrat, une reprise anticipée de travail…
En outre, cette déclaration s’avère à la fois avantageuse pour l’employeur, l’employé et les organismes de sécurité sociale. En effet, l’employeur bénéficie d’un gain de temps et limite le risque de litiges avec le salarié ou les organismes sociaux. L’employé, lui, évitera toute perte de droits aux prestations sociales souvent dues à une erreur dans une déclaration ou une fraude de l’employeur. Pour les organismes de protection sociale, les procédures sont optimisées et il devient plus facile de lutter contre la fraude aux charges sociales.
Les autres déclarations périodiques
Sachez qu’il existe aussi d’autres déclarations sociales obligatoires ayant une périodicité annuelle. Elles concernent plus spécialement les travailleurs non-salariés d’une entreprise :
La Déclaration Sociale des Indépendants (DSI) pour les non-salariés non agricoles
La DSI concerne les artisans, commerçants, industriels et libéraux. Concrètement, elle permet de calculer les cotisations sociales obligatoires d’assurance-maladie, vieillesse, maternité, invalidité-décès et allocations familiales, des contributions sociales…
La Déclaration de Revenus Professionnels (DRP) pour les non-salariés agricoles et certaines professions libérales
Elle concerne les non-salariés agricoles et certaines professions libérales. Elle permet également de calculer les cotisations obligatoires de sécurité sociale, la Cotisation Sociale Généralisée (CSG) et la Contribution pour le Remboursement de la Dette Sociale (CRDS).
À quel moment effectuer les déclarations sociales ?
Dans le cas d’une Déclaration Sociale Nominative, l’échéance est fixée en fonction du nombre de salariés travaillant dans l’entreprise et des dates de paiement des salaires. D’ailleurs, l’employeur et l’employé sont concernés par les cotisations. Pour le salarié, elles font l’objet d’un prélèvement sur chaque bulletin de paie. L’employeur, quant à lui, doit déclarer et verser la part salariale et patronale aux organismes de recouvrement selon une périodicité en rapport avec l’effectif.
Dès lors, si l’entreprise dispose de moins de 50 salariés et règle les salaires au même mois que la période de travail, la DSN doit obligatoirement être transmise le 5 du mois suivant. Sinon, celle-ci doit être remise le 15 du mois suivant au plus tard.
Notez que le délai de conservation des déclarations fiscales et sociales se limite à 3 ans. Néanmoins, les déclarations sociales effectuées aux caisses de retraite complémentaire bénéficient d’une période de conservation allant jusqu’à 5 ans. Pour une déclaration d’accident du travail, le délai est de 48 heures. Les dimanches et les jours fériés ne sont bien évidemment pas compris dans cette échéance.
