Comment choisir son logiciel de paie ? Les meilleurs

La gestion de la paie constitue une tâche particulièrement cruciale au sein d’une entreprise. Toutefois, elle peut devenir un véritable casse-tête et faire perdre un temps précieux à l’équipe qui s’en charge. Ainsi, pour se simplifier la vie au maximum et diminuer les risques d’erreurs, l’utilisation d’un logiciel de paie se révèle incontournable. Toutefois, avec le nombre de solutions qui existent aujourd’hui sur le marché, opter pour le bon outil n’a rien d’évident. Alors, comment choisir son logiciel de paie ? Quelles sont les meilleures solutions pour optimiser sa gestion en interne de la paie ? Éléments de réponse.

Comment choisir son logiciel de paie ?

Il va sans dire que pour ne rien rater du choix de votre logiciel de paie, vous devez prendre en considération un certain nombre de critères essentiels. Les détails.

Choisir son logiciel de paie en fonction de la taille de son entreprise et son secteur d’activité

Puisque chaque entreprise s’avère différente, un logiciel de paie peut convenir davantage à une structure qu’à une autre. En effet, les besoins et les problématiques ne sont pas les mêmes suivant la taille de votre société. Bien évidemment, les exigences d’une start-up ou d’une TPE en termes de paie se différencient de celles d’une PME ou d’un grand groupe. Dès lors, la solution à sélectionner doit s’adapter à votre effectif. Selon l’évolution de votre masse salariale sur le moyen et le long terme, elle doit vous permettre de traiter un certain volume de données.

En outre, vous devez préférer une solution en mesure de gérer la paie de votre secteur d’activité. Effectivement, la législation peut imposer des dispositions spécifiques en la matière à certaines professions (spectacle, BTP, restauration…). Assurez-vous donc de ne sélectionner que les outils en adéquation avec les caractéristiques de votre métier.

Privilégier une solution fiable et évolutive

Lorsque vous établissez les bulletins de paie de vos salariés, vous n’êtes pas sans savoir que vos fiches doivent se conformer à la législation en vigueur. Ainsi, vous devez opter pour un logiciel de paie fiable conçu par un éditeur reconnu pour la qualité de ses produits. En fait, cela garantit la conformité de la solution avec les aspects légaux et règlementaires concernant la paie. D’ailleurs, certains outils peuvent même anticiper les changements imposés par le droit social français en la matière.

Dans tous les cas, même avec l’entrée en vigueur d’une réforme, aussi mineure soit-elle, un bon logiciel de paie doit vous permettre de :

• Disposer de bulletins de salaire sans défauts
• Effectuer des déclarations sociales obligatoires correctes
• Bien faire la distinction entre vos salariés (si votre entreprise opère sur plusieurs conventions collectives)

Par ailleurs, vous devez vérifier l’évolutivité de l’outil lors de votre choix. De fait, votre entreprise est amenée à évoluer au fil du temps, de même que vos besoins. Dès lors, votre logiciel de paie doit pouvoir vous accompagner dans votre croissance.

La simplicité d’utilisation, une caractéristique importante à considérer au moment de son choix

De toute évidence, si vous souhaitez recourir à un logiciel dédié pour la gestion de votre paie, c’est pour vous faciliter autant que possible la tâche et économiser du temps. Raison pour laquelle lorsque vous devez vous atteler à la sélection de votre outil, assurez-vous de sa simplicité d’utilisation. Il est effectivement vrai que votre équipe dispose des compétences nécessaires dans le cadre de la gestion de la paie. Néanmoins, cela ne signifie pas qu’elle peut se familiariser avec n’importe quel logiciel. Un outil simple à appréhender est donc à privilégier.

D’une manière générale, votre solution doit afficher une interface claire et intuitive. Elle doit également se montrer ergonomique et aisée à prendre en main. En plus, elle doit vous offrir une expérience utilisateur riche et fluide. Il importe que toutes les démarches à entreprendre s’opèrent en toute facilité. Elles ne doivent en aucune façon vous faire perdre du temps. L’automatisation de certaines tâches comme l’édition de bulletins de salaire et l’envoi des déclarations sociales peut dès lors se révéler intéressante.

Robustesse et rapidité d’exécution : autres caractéristiques fondamentales à prendre en compte

Toujours dans une optique de gain de temps, le logiciel de paie doit pouvoir s’exécuter facilement et rapidement. De plus, il doit faire preuve d’une certaine robustesse technique et ainsi être en mesure d’accompagner votre entreprise dans le temps. À la pointe de la technologie et de l’innovation, il doit :

• Limiter la rencontre de problèmes techniques
• Supporter l’ajout de nouvelles données ou l’augmentation de votre effectif sans faire apparaître de nombreux bugs
• S’adapter aux dernières avancées technologiques
• S’ajuster au développement de services supplémentaires

Concrètement, vous devez miser sur un outil qui permet à vos équipes de se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée et de gagner en autonomie.

Analyser les fonctionnalités du logiciel de paie

Parce que votre entreprise possède des exigences particulières, votre outil de gestion de paie doit y répondre au mieux. Certaines fonctionnalités peuvent se révéler indispensables pour le bon déroulement du process. En plus des fonctions de base, n’hésitez surtout pas alors à étudier les autres possibilités offertes par le logiciel. Est-ce que l’éditeur propose régulièrement de nouvelles fonctionnalités ? Ces dernières s’avèrent-elles cohérentes avec l’évolution de votre entreprise ? Vous devez absolument privilégier la solution la plus apte à répondre à vos besoins.

En général, les logiciels de paie du marché présentent les principales fonctionnalités de base suivantes :

• Automatisation de la création des bulletins de salaire
• Intégration des éléments variables et des états de contrôle à chaque étape de l’édition de la paie
• Dématérialisation des fiches de paie
• Archivage en conformité avec les dispositions légales
• Tenue d’un registre du personnel
• Intégration automatique du journal des écritures de paie dans la comptabilité
• Édition et gestion des fiches individuelles des salariés (congés, absences, notes de frais…)
• Élaboration des documents administratifs RH (promesses d’embauche, contrats de travail, état des charges sociales, soldes de tout compte, certificats de travail, attestations ASSEDIC…)
• Export de données (salaires nets et bruts, parité, effectif, charges salariales et patronales, temps de travail…)
• Création de tableaux de bord avec états et statistiques pour les reportings de gestion de la paie
• Réalisation de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS)

Les fonctionnalités fournies dans la solution que vous avez retenue doivent alléger les tâches de vos équipes (RH, finance…).

Miser sur une solution facilement paramétrable

Que demander de mieux que de disposer d’un logiciel de paie à son image ! Effectivement, en fonction des caractéristiques propres à votre entreprise et votre activité, vous avez tout à fait la possibilité de personnaliser certains paramètres de l’outil. Certaines solutions proposent même une interface personnalisable afin de correspondre à vos habitudes de travail.

Logiciel de paie sous licence ou en mode SaaS ?

Vous pouvez aujourd’hui retrouver sur le marché des logiciels de paie deux types de solutions. D’une part, vous avez l’application sous licence installée sur le réseau informatique de votre entreprise. Mise en place en monoposte ou en multiposte, cette solution se voit régie par un système de licences. Avec cette option, vous devez donc acheter une licence à installer sur vos ordinateurs. À ce propos, le nombre d’utilisateurs qui y ont accès est fixé à l’achat. Concernant ses forces et faiblesses, elles se présentent comme suit :

• Puisque les informations traitées transitent en interne, le logiciel sous licence garantit une forte sécurisation des données
• Vous ne pouvez y accéder que depuis le poste de travail qui peut d’ailleurs souffrir de dysfonctionnements
• Les mises à jour ne sont pas automatiques et impliquent à chaque fois de débourser une somme supplémentaire

D’autre part, vous pouvez opter pour un logiciel de paie en mode SaaS, c’est-à-dire une solution basée sur le Cloud. Dès lors, vous pouvez accéder à tout moment à votre outil en ligne et depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Installé sur les serveurs de l’éditeur, ce type de logiciel a le grand avantage de profiter de mises à jour automatiques. Très pratique pour les équipes souvent en déplacement, il fonctionne avec un abonnement.

Au moment de votre choix, vous devez notamment prêter une attention particulière aux modalités des mises à jour. De fait, comme mentionné plus haut, une solution de gestion de la paie doit faire l’objet d’une actualisation régulière. Et ce, afin de se conformer systématiquement aux nouvelles règlementations en la matière. Dans un souci d’économie et de praticité, un logiciel en mode SaaS se montre alors plus intéressant qu’un outil sous licence.

Quel est le coût d’un logiciel de paie ?

Bien entendu, le prix du logiciel de paie constitue un critère à ne pas négliger lors de son choix. En particulier, pour les petites entreprises, dont le budget s’avère limité. Selon le type de solution que vous allez choisir, plusieurs éléments sont à prendre en considération. Ainsi, si vous préférez un outil sous licence, vous devez prévoir :

• Le prix d’achat du logiciel
• Le coût des différentes mises à jour et leur fréquence
• Les frais de licence par poste supplémentaire
• La formation du personnel à l’utilisation de la solution
• Les autres services complémentaires (assistance téléphonique, support technique…)
• Dans le cas échéant, le droit d’entrée logiciel (DEL) et le droit d’utilisation (DU)

Un logiciel de paie en ligne vous intéresse davantage ? Dans ce cas, vous devez tenir compte des points suivants :

• Le coût de l’abonnement mensuel
• La durée d’engagement
• Les conditions de résiliation
• Le tarif éventuel d’un bulletin de paie unitaire

Notez bien que l’existence de frais cachés peut vite faire grimper le coût de votre solution de paie. D’où l’intérêt d’étudier minutieusement la tarification fournie par l’éditeur.

La protection offerte par le logiciel de paie concernant les données

Que vous choisissiez un outil installé sur poste ou fondé sur le Cloud, vous devez vous assurer de la sécurité des informations relatives à la paie de vos salariés. Sensibles et confidentielles, ces données doivent bénéficier d’une protection optimale. Vous devez alors vérifier le niveau de sécurisation garantie par l’éditeur. En effet, le piratage et la perte de données de vos employés sont à éviter autant que possible.

Pour les logiciels de paie SaaS, il convient tout particulièrement d’examiner les points ci-après :

• Stockage des données sur des espaces sécurisés
• Réalisation de sauvegardes en permanence
• Renommée et fiabilité de l’éditeur
• Pays où se trouvent les serveurs qui hébergent les données (consulter les dispositions en vigueur en termes de RGPD)
• Sécurisation des paramétrages et déclarations sociales

Par ailleurs, vous devez tout mettre en œuvre pour protéger les informations centralisées sur votre solution sous licence. Cela, contre tout risque de perte en cas de catastrophe d’origine humaine, technologique ou naturelle : inondation, incendie, piratage, erreur de manipulation…

La qualité du support technique et de l’accompagnement

Peu importe le type de logiciel de paie choisi, vous devez vous assurer du niveau de qualité du service client. Non négligeable, ce critère ne doit pas être mis de côté lors de l’acquisition de votre solution. Les éditeurs proposent effectivement un accompagnement par des experts pour l’installation et la prise en main de leur outil. Pour déterminer l’excellence de la prestation fournie, il se révèle alors essentiel de se poser les bonnes questions :

• Quel est le niveau d’accompagnement ? Quel type de spécialiste assure cette démarche ?
• Comment prendre contact avec le service client ? Quelles sont ses disponibilités ?
• Le support technique fait-il preuve de réactivité ?
• Quelle procédure suivre en cas de problèmes techniques ? Selon leur gravité et leur complexité, en combien de temps se résolvent-ils généralement ?

Pour obtenir des réponses à vos interrogations, vous pouvez par exemple consulter les avis laissés par les utilisateurs sur internet. Forum, site spécialisé…, les moyens ne manquent pas pour vous renseigner.