Pourquoi et comment transférer le siège social d’une société ? Les démarches à accomplir

À quoi sert le siège social ?

Même s’il n’est pas nécessairement celui où se déroulent les activités de la structure, en cas de procédures juridiques de la société, les tribunaux compétents seront ceux présents sur le territoire où se trouve son siège social.

En outre, le lieu du siège social d’une société (le pays notamment) définit sa nationalité et les lois qui la régissent. Une société peut avoir son siège social au domicile de son représentant légal, dans des bureaux loués ou achetés (seule ou avec d’autres entreprises), ou encore dans une société de domiciliation commerciale.

Pourquoi transférer le siège social d’une société ? Les raisons

Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à transférer son siège social.

Développement des activités de l’entreprise

Dans ce cas, la recherche d’un local plus grand peut être nécessaire pour accueillir de nouveaux collaborateurs ou installer de nouveaux équipements.

Des raisons d’ordre légal

Si le siège social social de l’entreprise se trouve au domicile du dirigeant, des contraintes législatives ou contractuelles peuvent limiter la domiciliation.

Dans ce cas, le transfert de siège doit intervenir avant l’expiration du délai, sous peine de radiation d’office de la société au registre du commerce et des sociétés.

Par ailleurs, même si la domiciliation de l’entreprise au domicile du dirigeant est illimitée, elle s’arrête automatiquement lorsque le contrat de bail de celui-ci expire et qu’il n’a pas été renouvelé.

Obtenir plus de financements

Certaines régions proposent plus d’aides que d’autres aux entreprises : prêt d’honneur, bourses, etc. Si la région où la société est domiciliée accorde peu d’aides financières, il peut être intéressant de transférer le siège dans une région plus avantageuse.

Par ailleurs, certaines zones, notamment les zones franches urbaines, permettent de bénéficier d’exonérations fiscales.

Augmenter la notoriété de l’entreprise

Si l’entreprise est domiciliée auprès d’une société de domiciliation, le déménagement dans une adresse plus prestigieuse peut être bénéfique pour l’image de marque de la société.

Comment transférer le siège social ? les formalités obligatoires

Étant donné que le transfert de siège social entraîne une modification statutaire, plusieurs formalités doivent être accomplies dans un délai légal.

Toutefois, ces formalités dépendent de la nouvelle adresse, car c’est elle qui détermine le tribunal du commerce territorialement compétent.

Transfert de siège social dans le même ressort

Transférer le siège social dans le même ressort veut dire que la nouvelle adresse se trouve dans le même département que l’ancienne. Le greffe compétent pour toute formalité relative à la société ne change donc pas.

Voter le transfert de siège social

Un changement statutaire relève de la compétence des associés réunis au cours d’une assemblée générale extraordinaire, sauf disposition contraire des statuts.

En principe, dans les SARL, le transfert du siège social peut être décidé par le gérant, sous réserve qu’il fasse ratifier sa décision par les associés représentant plus de la moitié des parts sociales. Et ce, quel que soit le lieu du nouveau siège sur le territoire français.

Dans les SA, la décision de transfert de siège social sur l’ensemble du territoire français peut être prise par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance. Sous réserve de faire ratifier la décision par l’assemblée générale extraordinaire.

S’agissant des SAS, la loi n’impose aucune décision collective pour le transfert de siège social. En règle générale, ce sont les statuts qui déterminent l’organe compétent pour toute modification statutaire. Cet organe peut être la présidence…

Enfin, dans les sociétés civiles, c’est l’assemblée générale extraordinaire des associés qui est l’organe compétent.

Le délai légal de convocation des associés à l’AGE est de 21 jours, soit en man propre, soit en lettre recommandée avec accusé de réception, soit par email (à condition que les statuts l’autorisent).

Les conditions de quorum et de majorité dépendent du statut juridique de la société. Toutefois, pour le déplacement du siège à l’étranger, la décision doit être votée à l’unanimité.

Rédiger un procès-verbal

Un procès-verbal d’AGE constatant le transfert de siège social doit être établi. Celui-ci sert de preuve que la décision a été prise dans les conditions légales.

Pour être recevable, le PV doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires, à savoir :

• la date et l’heure de l’assemblée ;
• les modalités de convocation ;
• l’identité des associés ou actionnaires présents ;
• la liste des documents soumis à l’AG ;
• le résumé de la réunion ;
• le résultat des votes.

Modifier les statuts

La nouvelle adresse remplace l’ancienne mention dans les statuts. Cette formalité relève de la compétence des associés. Les statuts mis à jour sont ensuite signés par le dirigeant.

Publier une annonce légale

L’avis de transfert doit être publié dans un journal d’annonces légales situé dans le département du siège social. La publication doit être effectuée dans un délai d’un mois à compter de la date de l’assemblée générale extraordinaire.

Pour être opposable au tiers, l’annonce doit mentionner :

• la dénomination sociale ;
• le statut juridique ;
• le montant du capital social ;
• l’adresse de l’ancien siège social ;
• le numéro d’identification de l’entreprise suivi de la mention RCS et de sa ville d’immatriculation ;
• la mention du RCS où la société sera immatriculée en raison de son nouveau siège social ;
• l’organe qui a décidé le transfert de siège social ;
• la date de prise décision et la date d’effet ;
• l’adresse du nouveau siège.

Conformément aux procédures émises par le Centre de Formalités des Entreprises (CFE). L’avis de transfert se termine par la mention « modification au RCS + ville d’immatriculation ».

Le journal remet au représentant légal (ou à la personne mandatée pour publier l’avis) une attestation de parution. Ce document devra être conservé précieusement, car il devra être remis au CFE ou au greffe du tribunal pour finaliser le transfert de siège social.

Déposer une demande d’inscription modificative au greffe du tribunal de commerce

Le dépôt se fait au greffe du tribunal de commerce de la nouvelle adresse dans un délai d’un mois à compter de l’assemblée générale extraordinaire qui a décidé le transfert de siège social.

L’acte modificatif comportant la décision de transfert de siège — autrement dit le PV d’AGE — doit être déposé en un exemplaire (décret n° 2012-928 du 31 juillet 2012 entré en vigueur le 1er septembre 2012). Ce document devra être accompagné des pièces justificatives suivantes :

• un exemplaire daté et certifié conforme à l’original par le représentant légal des statuts mis à jour ;
• le formulaire M2 de déclaration de modification de personne morale ou Cerfa n° 11682*03 dûment rempli ;
• un justificatif de jouissance des nouveaux locaux : une photocopie du titre de propriété, du contrat de bail ou de factures (électricité, Internet, etc.) une photocopie : du titre de propriété, du contrat de bail ou de factures d’électricité, par exemple ;
• une attestation de parution dans un journal d’annonces légales.
• un pouvoir en original du représentant légal de la société si celui-ci n’a pas signé lui-même les documents de dépôt ;
• l’agrément ou l’autorisation délivrée par une autorité de contrôle pour les sociétés dont l’activité est réglementée.

À la suite du dépôt, si le dossier est complet, l’entreprise reçoit son K-bis mis à jour dans un délai de 8 jours.

Transfert de siège social hors ressort

Les mêmes conditions de vote que pour un transfert de siège dans le même ressort s’appliquent. Cependant, lorsque le transfert de siège a lieu en dehors du département ou à l’étranger, la décision relève de la compétence seule de l’assemblée générale extraordinaire des associés ou des actionnaires. Et ce, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise.

Modification des statuts

Outre la modification de la clause statutaire relative au siège social, la liste de tous les sièges sociaux antérieurs doit également être modifiée. 

Publication de 2 avis de transfert dans un journal d’annonces légales

En effet, lorsque le nouveau siège est dans le ressort d’un autre tribunal, deux avis doivent être publiés : le premier dans un journal d’annonces légales situé dans l’ancien ressort et le deuxième dans un journal du nouveau ressort.

Les contenus des deux avis sont les mêmes que pour un transfert de siège social dans le même département, à quelques exceptions près. En effet, des mentions spécifiques obligatoires doivent également y être mentionnées, à savoir :

• les nom, prénoms et domicile du dirigeant et de toute personne ayant le pouvoir d’engager l’entreprise envers les tiers ;
• la mention Radiation au RCS + ville d’immatriculation de départ ;
• et la mention Immatriculation au RCS + future ville d’immatriculation en raison du changement d’adresse.

Dépôt d’une demande d’inscription modificative au registre du commerce et des sociétés

Le dossier comprend les mêmes pièces exigées que pour un transfert de siège dans le même ressort d’un tribunal, à savoir :

• un exemplaire de l’acte modificatif comportant la décision de transfert (décret n° 2012-9281 du 1er septembre 2012) ;
• un exemplaire daté et certifié conforme à l’original par le représentant légal des statuts mis à jour ;
• le formulaire M2 de déclaration de modification de personne morale ou Cerfa n° 11682*03 dûment rempli ;
• une attestation de parution des deux avis de transfert de siège social ;
• un justificatif de jouissance des nouveaux locaux : une photocopie du titre de propriété, du contrat de bail ou de factures (électricité, Internet, etc.) ;
• l’agrément ou l’autorisation délivrée par une autorité de contrôle pour les sociétés dont l’activité est réglementée

Le greffe territorialement compétent pour recevoir le dossier est celui du nouveau siège. Il remettra à l’entreprise son K-bis dans un délai de 8 jours si son dossier est complet et exact.

Comment transférer son siège social en ligne ?

Les formalités de transfert de siège social prennent du temps. De plus, pour les entrepreneurs qui ne possèdent pas de notion juridique, cela peut être un vrai parcours du combattant. Pour accélérer les démarches et garantir l’acceptation du dossier par le greffe, il peut être intéressant de déléguer les formalités à un professionnel.

Pour ce faire, l’entreprise a deux choix :

• faire appel à un expert-comptable, un avocat ou un notaire ;
• déléguer les tâches à une plateforme de droit en ligne ou Legaltech.

La principale différence entre ces deux professionnels concerne le prix. Comme les formalités sont 100 % dématérialisées avec une Legaltech, le prix est nettement moins élevé et les formalités sont réalisées plus rapidement. De plus, l’entreprise peut lui déléguer tout ou une partie des entreprises, avec une possibilité de se faire accompagner par un avocat.

En résumé, en faisant appel à une plateforme de droit en ligne pour accomplir les formalités de transfert de siège social, l’entreprise économise de l’argent et gagne du temps. Pour cela, il suffit de :

• choisir la Legaltech ;
• répondre à une série de questions sur l’entreprise ;
• choisir la formalité,
• choisir l’offre.

Combien coûte un transfert de siège social ?

Le coût comprend les frais de greffe :

• les émoluments du greffe ;
• la TVA ;
• les frais d’INPI ;
• et l’insertion au Bodacc.

Pour un transfert dans le ressort du même tribunal, il est de 184,91 € (Tarifs 2022). Dans le cas d’un transfert hors ressort, le coût s’élève à 251,05 € (Tarifs 2022).

Par ailleurs, il faut également compter le prix de l’annonce légale dans l’estimation des coûts. Celui-ci varie d’un département à un autre et selon la forme juridique de la société. En principe, le tarif varie de 150 € à 200 € pour une annonce. En cas de transfert dans un nouveau département, il faut donc compter le double.

Enfin, si l’entreprise a fait appel à un prestataire pour accomplir les formalités, il faut aussi prendre en compte les honoraires du professionnel ou l’abonnement à un prestataire en ligne.

Les conséquences d’un changement du siège social

Le transfert du siège social entraîne une modification de l’adresse de l’entreprise. Cette mention devant figurer sur tous les documents officiels de l’entreprise, ceux-ci doivent être modifiés en conséquence.

Ainsi, l’entête des devis, factures, lettres et autres correspondances doit être modifié pour faire mention de la nouvelle adresse.

Par ailleurs, le représentant légal doit informer les organismes concernés du changement d’adresse : administration fiscale, tiers, poste (pour le suivi des courriers envoyés avant le déménagement), etc.