Choisir la domiciliation commerciale pour son entreprise : Pourquoi ? Comment ?

Domiciliation commerciale : définition

La domiciliation commerciale se définit comme l’adresse retenue par les tiers (clients, fournisseurs, partenaires, bénévoles…), encore appelée le siège social de la société. Autrement dit, il s’agit de l’adresse administrative de l’entité indiquée sur les documents officiels et localisée dans un site proposé par une société de domiciliation. Aussi, il importe de privilégier un lieu qui reflète parfaitement bien son image.

D’ailleurs, cette forme de domiciliation peut représenter, dans certains cas, l’option la plus avantageuse pour les microentrepreneurs, créateurs de petites entreprises et fondateurs d’associations. Elle permet en outre de bénéficier de certains avantages fiscaux et d’un abattement forfaitaire notamment grâce à la Loi Pinel de 2014.

De bonnes raisons pour choisir la domiciliation commerciale

Une association peut domicilier son siège social au domicile d’un de ses membres. De même, une entreprise peut être domiciliée à la résidence principale de l’un de ses dirigeants. Néanmoins, ce choix a assurément certaines limites. C’est pour cette raison qu’il vaut mieux opter pour une domiciliation commerciale. En effet, ce type de domiciliation permet d’installer une entreprise ou une association à moindres frais. Et ce, contrairement à une location de local. En plus, une société de domiciliation propose en général une formule adaptée aux besoins et aux attentes de chaque entité.

À part la flexibilité et l’abordabilité, celle-ci peut aussi gagner en crédibilité. De fait, la société de domiciliation soumet le plus souvent des adresses qui se situent dans des quartiers stratégiques et réputés. D’autant plus que vous n’aurez pas à vous soucier des démarches administratives en cas de transfert de siège. Gain de temps garanti, notamment si vous misez sur une domiciliation en ligne !

Autre atout et non des moindres : elle permet de préserver la vie privée du dirigeant de l’entreprise ou du membre de l’association, notamment puisqu’il n’a pas besoin d’utiliser sa résidence principale comme siège social.

Qu’en est-il de la règlementation ?

Domiciliation commerciale : l’importance du contrat de domiciliation

Selon l’article 26-1 du décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985, « Toute personne qui s’installe, dans les locaux occupés en commun par une ou plusieurs entreprises, le siège de son entreprise ou, lorsque ce siège est situé à l’étranger, une agence, une succursale ou une représentation, présente à l’appui de sa demande d’immatriculation, le contrat de domiciliation conclu à cet effet, avec le propriétaire ou le titulaire du bail commercial de ces locaux ». De ce fait, il convient que les deux parties signent un contrat de domiciliation. Celui-ci doit dès lors faire l’objet d’une consignation par écrit et préciser :

• Sa durée (de trois mois au minimum). Quant à son renouvèlement, il s’effectue par reconduction tacite, sauf préavis de résiliation.
• L’engagement des parties à respecter certaines obligations.

Les obligations des parties

Ce que la société de domiciliation s’engage à faire

Le domiciliataire se doit ainsi de mettre à la disposition de l’entité domiciliée :

• Le bail commercial des locaux dont celle-ci a besoin (salles de réunion, salle de surveillance, etc.)
• Les services et équipements nécessaires à la tenue, la conservation et la consultation de ses documents administratifs

Il a aussi l’obligation d’informer le greffe du tribunal de la cessation de la domiciliation d’une entité dans ses locaux. Et ce, peu importe la raison (expiration ou résiliation du contrat de domiciliation). Par ailleurs, d’après l’article L-561-2 du code monétaire et financier, il est tenu de s’assurer de la fiabilité du client. Pour cela, il doit réaliser une évaluation du profil du futur domicilié et de sa non-implication dans les fraudes fiscales, financements terroristes et blanchiment de capitaux.

Domiciliation commerciale : les obligations du domicilié

L’entité domiciliée s’engage pour sa part à user des locaux de manière exclusive et effective, soit comme siège soit comme succursale, agence ou représentation. Elle est également dans l’obligation d’aviser le domiciliataire de tout changement relatif à :

• Sa forme juridique
• Son objet social
• Sa dénomination
• L’adresse de son équipe dirigeante

En outre, elle mandate la société de domiciliation qui s’occupe en son nom de la réception de toute notification.

La domiciliation commerciale d’entreprise

Pour les entreprises individuelles ou les sociétés d’activité commerciale (Sociétés à Responsabilité Limitée, etc.), l’immatriculation au RCS ou au RM exige d’avoir une domiciliation. Cette dernière doit d’ailleurs être déclarée au CFE compétent. Dans le cadre d’une domiciliation commerciale, l’entrepreneur ne peut choisir qu’une société de domiciliation agréée par le préfet départemental ou le préfet de police de Paris et immatriculée au RCS pour entamer son activité commerciale. En tout cas, il convient de mentionner le contrat de domiciliation au RCS. Et cela, en y indiquant le nom (ou la dénomination sociale) et les références de l’immatriculation de la société domiciliataire (lieu d’immatriculation et numéro SIREN).

Quid de la domiciliation des associations ?

S’il y a bien une étape à ne pas négliger lors de la création de l’association, c’est le choix de son siège. À l’instar d’une entreprise et d’une société (Sociétés à Responsabilité Limitée, Sociétés par Actions Simplifiée, etc.), une association a tout à fait la possibilité de passer par une société de domiciliation. La domiciliation commerciale d’une entreprise de forme juridique associative présente du reste de multiples atouts pour cet organisme. Effectivement, le domiciliataire offre une panoplie de prestations des plus intéressantes. À savoir :

• La proposition de salles de réunion, bureaux, etc.
• L’adresse du siège social de l’association
• La gestion du courrier
• Le secrétariat pour son activité professionnelle
• La permanence téléphone

Se faire accompagner par une entreprise domiciliataire en ligne permet par ailleurs de gagner du temps et de l’énergie dans son activité professionnelle. En revanche, il faut que le prestataire en domiciliation commerciale dispose d’un agrément préfectoral et d’une immatriculation au RCS.

Et la domiciliation des autoentrepreneurs dans tout ça ?

L’autoentrepreneur a plusieurs options de domiciliation : location de bureaux, incubateur, domiciliation à son domicile et domiciliation commerciale. Ce dernier choix promet au microentrepreneur de ne pas se charger de la gestion de certaines tâches administratives chronophages. Il peut ainsi profiter par exemple du secrétariat téléphonique et de la gestion des correspondances (mise à disposition, réexpédition…). Qui plus est, il n’y a pas plus approprié pour ceux qui sont en quête de crédibilité et d’opportunités commerciales. D’ailleurs, en se tournant vers une plateforme en ligne de domiciliation commerciale, il peut bénéficier d’une procédure simple et rapide.

Le cout de domiciliation commerciale

Il n’y a pas à dire, se décider pour une société de domiciliation s’avère très judicieux, surtout sur le point stratégique. La domiciliation commerciale de votre entité (microentreprise, entreprise individuelle, association, société) a bien sûr un cout, vu que la source de revenus de ces établissements repose sur leur investissement locatif. Celui-ci dépend dès lors de quelques facteurs :

• L’emplacement du site : le prix diffère évidemment selon qu’il s’agit d’un quartier prestigieux ou non.
• Les services proposés : une entreprise domiciliataire propose généralement plusieurs offres avec diverses options. Aussi, le cout ne sera pas le même pour une formule avec simple gestion de courrier et une autre proposant en plus un secrétariat téléphonique.
• La renommée et la fiabilité de la société de domiciliation

Le cout minimal de cette forme de domiciliation tourne en général autour de 14 et 15 euros. Mais, il peut vite grimper et atteindre plus de 260 euros suivant la formule choisie et selon que ce soient des microentreprises, des entreprises individuelles, etc.

Bien que les sociétés de domiciliation ne demandent qu’un loyer en contrepartie de leur investissement locatif, il faut aussi comprendre que parfois les couts qu’ils proposent ne sont pas toujours proportionnels à vos besoins.

Les pièges à éviter

Pour profiter au maximum des principaux avantages de la domiciliation commerciale (comme la Loi Pinel permettant de bénéficier de certains avantages fiscaux et d’un abattement forfaitaire pour les petites entreprises), il convient de faire attention à certains points. Il en est ainsi de la conformité de la société domiciliataire à la loi. Également, assurez-vous qu’il n’existe pas de frais cachés. Il faut aussi prendre en compte la qualité des services proposés. Dans ce cas, n’hésitez pas à vous référer aux avis des autres clients de la société.