Comment prolonger de la durée d’une société ? Les formalités

Pourquoi et quand modifier la durée d’une société ?

Au terme des 99 ans ou de la durée plus courte déterminée dans les statuts, les associés sont libres de poursuivre leurs activités en prorogeant la durée de leur société après un processus électoral. Il ne s’agit pas de créer une nouvelle entité, mais de prolonger sa durée de vie.

L’intérêt de la décision de prorogation est de permettre à l’entreprise de continuer à exister. En cas de refus de prorogation, il y aura radiation d’office de l’entreprise et en outre du statut protecteur des dirigeants après les procédures de dissolution et liquidation.

Les formalités à respecter

Si la loi permet aux associés d’une société de proroger sa durée, c’est à seule condition que ces derniers respectent une certaine procédure. Tout d’abord il faut que l’organisation syndicale de l’assemblée générale soit composée par la majorité sur les associés ayant des parts sociales, et ce afin de respecter l’égalité professionnelle des établissements distincts et pour ne pas dévier des orientations stratégiques.

La décision de prorogation de l’entreprise doit intervenir avant l’arrivée du terme prévu par une assemblée générale extraordinaire. Les suffrages exprimés par l’organisation syndicale sur le procès-verbal de l’AGE sont l’une des formalités à respecter. En cas d’oubli, il est désormais possible de corriger.

De plus, il est indispensable de procéder à une modification des statuts ayant fixé sa durée. En clair, il s’agit de mettre à jour l’article relatif à la durée afin d’éviter une cessation d’activité.

Dans le même ordre d’idée, il est important que la nouvelle durée de la société soit indiquée ainsi que la date de l’assemblée générale qui a pris cette décision. La consultation des associés sur la prorogation un an au moins avant l’arrivée du terme prévu par l’article 1844-6 du Code civil. Sinon ils devront procéder à une cessation d’activité et à une radiation d’office de l’entreprise après un refus de prorogation.

Par ailleurs, ces différentes formalités doivent être accomplies par les représentants légaux de l’entreprise dont la durée du statut protecteur a été prorogée.

Le PV de l’assemblée extraordinaire à l’origine de cette prorogation doit être enregistré auprès du service des impôts des entreprises.

Le dossier de déclaration des suffrages exprimés après ce processus électoral doit être envoyé greffe du Tribunal de commerce du ressort de la société. Un tel dossier qui contient différents documents doit être envoyé dans le mois suivant la prorogation par les associés des établissements distincts.

Les documents à fournir

Pour être recevable, le dossier de prorogation de la durée d’une société doit être accompagné de plusieurs documents.

On peut citer notamment l’exemplaire du procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire qui a décidé de proroger la société. En plus d’être certifié conforme par le dirigeant, celui-ci doit être revêtu d’un timbre qui atteste qu’il a été enregistré auprès du service des impôts.

Les autres documents à fournir sont :

• le formulaire M2 renseigné et signé par le dirigeant,
• l’annonce légale de prorogation de la durée
• l’exemplaire des statuts à jour et certifié conformes par le dirigeant

Le coût

Le coût de la formalité de prorogation de durée d’une société est de 82,94 € TTC (mai 2016). Ce montant doit être réglé par chèque à l’ordre du greffe du tribunal de commerce.