Bordereau récapitulatif des cotisations (BRC) : comment le remplir ?

Audrey ROY

Le bordereau récapitulatif des cotisations (BRC) était auparavant rempli par toutes les entreprises, que ce soit du secteur privé ou public. Il était accompagné du tableau récapitulatif (TR). Dans une volonté de simplification des déclarations administratives à la charge des entreprises, l’État a remplacé le BRC pour les entreprises du secteur privé par la déclaration sociale nominative (DSN) à partir de 2015.

Aujourd’hui, la DSN concerne tous les employeurs, excepté les employeurs sous le statut de particulier et les employeurs dans le secteur public. Par conséquent, à l’heure actuelle le BRC est encore utilisé principalement par les employeurs de la fonction publique. Les autres entreprises non concernées par la DSN devront remplir quant à elle la déclaration automatisée des données sociales unifiées (DADSU). Concernant le BRC, voici comment réaliser cette déclaration dans les temps et sans erreurs.

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À quel moment faut-il remplir et envoyer le BRC ?

Pour rappel, le bordereau récapitulatif de cotisations (BRC) sert à déclarer les rémunérations versées aux salariés recrutés au sein d’une entreprise. Cette déclaration sert de base de calcul pour les cotisations sociales à verser à l’URSSAF. S’en suit par la suite le paiement de ces cotisations sociales.

Par conséquent, les différentes déclarations (DSN, BRC, DADSU) concernant la rémunération des salariés interviennent en même temps. Cette périodicité est calquée sur la déclaration sociale nominative qui représente aujourd’hui le type de déclaration généralement appliqué à la grande majorité des entreprises. Par conséquent, le BRC doit être normalement rempli et transmis à l’URSSAF tous les mois, à la même période que la DSN.

Cependant, il est possible de demander à l’URSSAF de faire cette déclaration tous les trimestres, comme pour la DSN.

Quelles informations figurent sur cette déclaration ?

Toute entreprise devant remplir un BRC doit y déclarer :

le nombre de salariés rémunérés durant la période déclarée ;
la date de versement des salaires ;
le montant total ainsi que le montant plafonné des rémunérations soumises aux cotisations sociales ;
le nombre de salariés recrutés au sein de l’entreprise au dernier jour de la période déclarée ;
si des salariés sont concernés par des exonérations de cotisations, le nombre de salariés concernés au sein de l’entreprise ;
le montant des cotisations sociales à payer après calcul, en application des taux de cotisations en vigueur pour la période déclarée.

À noter que des informations pré-remplies seront inscrites sur le BRC d’une entreprise. Par exemple, chaque BRC devant être rempli par une entreprise contient les codes types du personnel (CTP).

Ces CTP comprennent un code, un libellé ainsi que le taux de cotisations sociales salariales et patronales applicable. Ainsi, l’URSSAF comme l’employeur pourront plus facilement visualiser la répartition des cotisations sociales dues selon l’emploi occupé par chaque salarié.

Selon la nature de l’emploi, les CTP permettent de répartir les cotisations sociales payées entre différents organismes, comme la CAF, la CARSAT, la CPAM…

Comment déclarer une situation particulière ?

Certaines situations peuvent intervenir au sein d’une entreprise et peuvent entraîner une modification des cotisations sociales. Ce type de situation particulière peut être par exemple la conclusion d’un contrat de travail parcours emploi compétences (PEC) avec une possible exonération des cotisations sociales patronales concernant le volet sécurité sociale.

Dans ce cas, les CTP peuvent ne plus correspondre à la nature d’un ou de plusieurs contrats de travail bénéficiant d’un allégement ou d’une exonération de cotisations sociales patronales.

Par conséquent, si un employeur a conclu ce type de contrat, sur le BRC correspondant à cette période l’employeur pourra ajouter un CTP sur une ligne du BRC laissée libre.

Pour cela, il sera possible d’ajouter le montant de la rémunération, le taux de cotisation applicable ainsi que le ou les salariés concernés. Pour savoir quel CTP s’applique, un moteur de recherche de CTP est disponible sur le site de l’URSSAF.

Que déclarer en cas de non-rémunération des salariés ?

Comme pour toutes les déclarations faites auprès de l’URSSAF, même si aucune rémunération n’a été versée, l’entreprise doit procéder à la déclaration de la période concernée.

Pour une entreprise qui remplit un BRC en format papier, celle-ci devra inscrire la mention « néant ».

Pour une déclaration en ligne, l’entreprise devra inscrire 0 sur la case présentant les effectifs des salariés rémunérés pour la période déclarée.

Où déposer le BRC ?

Un BRC peut être transmis sous format papier ou en ligne. Cependant, avec la généralisation des procédures de déclaration en ligne, la transmission d’un BRC sous format papier reste l’exception aujourd’hui.

Ainsi, toutes les entreprises qui déclarent au moins 20 000 € de cotisations sociales à payer doivent obligatoirement transmettre leur BRC sous format électrique en ligne sur le site Net-entreprises.fr.

La case à cocher pour déposer le BRC au bon emplacement s’intitule la Ducs pour « déclaration unifiée des cotisations sociales ».

Pour les entreprises déclarant moins de 20 000 € de cotisations sociales, celles-ci ont le choix entre une déclaration papier ou une déclaration en ligne. Il reste néanmoins conseillé d’opter pour une déclaration en ligne qui permet de simplifier et de sécuriser la déclaration.

Si une entreprise délègue cette tâche à un tiers professionnel — tel qu’un expert-comptable — ce dernier peut procéder à la transmission du BRC pour le compte de l’entreprise par transfert de fichiers.

Quels sont les moyens de paiement proposés ?

Plusieurs moyens de paiement sont proposés pour s’acquitter des cotisations sociales déclarées sur un BRC. Ainsi, selon le montant à payer une entreprise peut procéder au paiement de ses cotisations sociales par :

virement bancaire ;
télépaiement ;
prélèvement automatique ;
chèque ;
espèces ;
transfert de fichiers, si le paiement est effectué par un tiers comme un expert-comptable.

Les entreprises qui doivent payer plus de 7 millions d’euros de cotisations sociales pour une année civile ont l’obligation de procéder au paiement par virement bancaire l’année suivante.

Pour les entreprises qui déclarent entre 20 000 € et 7 millions d’euros, le paiement doit se faire soit par virement bancaire, soit par télépaiement.

Les autres entreprises devant payer moins de 20 000 € pour une année civile peuvent choisir librement leur moyen de paiement.

Quelle est la sanction applicable en cas de non-déclaration ou de retard de déclaration ?

Si une entreprise ne transmet pas le BRC dans les temps, celle-ci devra s’acquitter d’une pénalité de retard équivalent à 1,5 % du plafond de la sécurité sociale par mois de retard.

De plus, si l’entreprise ne transmet toujours pas le BRC après application de cette pénalité de retard, l’URSSAF calculera les cotisations sociales dues par l’entreprise en application une taxation d’office (TO). Pour rappel, la taxation d’office permet de calculer les cotisations sociales dues par l’entreprise en se basant sur les déclarations faites précédemment ou par tout autre moyen le cas échéant.

Si une entreprise éprouve des difficultés à remplir le BRC, elle a tout intérêt à contacter au plus tôt les conseillers de l’URSSAF afin de ne pas payer une pénalité de retard.