Comment tenir le registre unique du personnel ?

Quand est-ce qu’un registre unique du personnel est-il obligatoire ?

Un registre unique du personnel est un document qui doit obligatoirement être tenu par un employeur dès que ce dernier recrute son premier salarié.

De plus, un registre unique du personnel est imposé dans chaque établissement recrutant un ou plusieurs salariés. Par conséquent, si un chef d’entreprise est à la tête de plusieurs établissements, ce dernier devra veiller à ce que chacun de ces établissements recrutant du personnel possède un registre unique du personnel à jour.

Est-ce que tous les employeurs sont concernés par cette obligation ?

Tous les employeurs à la tête d’une entreprise doivent tenir à jour un registre unique du personnel. Cette obligation concerne donc une grande majorité de chefs d’entreprise allant de la petite PME à la grande multinationale.

Cependant, tous les employeurs ne sont pas concernés par cette obligation. Les profils d’employeur qui ne sont pas obligés de tenir un registre du personnel sont néanmoins restreints. Il s’agit  :

• des employeurs qui recrutent un salarié en tant que particulier (exemple : un particulier qui recrute une aide à domicile) ;
• des associations qui recrutent un ou plusieurs salariés par le biais du dispositif du chèque emploi associatif.

Pour rappel, l’objectif premier de la tenue de ce registre est d’éviter tout travail dissimulé échappant aux cotisations salariales. Dans le cas d’un employeur agissant en tant que particulier, cette obligation ne se justifie donc pas.

De plus, les associations qui passent par le dispositif du chèque emploi associatif déclarent de facto par ce dispositif les salariés qu’elles recrutent. Par conséquent, la tenue d’un tel registre ne se justifie également pas dans cette situation. À noter que ces exceptions sont donc minoritaires et que dans la grande majorité des cas la tenue d’un registre unique du personnel reste une obligation.

Quels sont les salariés devant figurer dans le registre unique du personnel ?

Comme dit précédemment, tout employeur doit tenir un registre unique du personnel dès qu’il recrute son premier salarié. Ici, le qualificatif de salarié est entendu au sens large. Par conséquent, doivent figurer dans le registre unique du personnel :

• tous les salariés recrutés au sein de l’entreprise, quelle que soit la nature de leur contrat de travail (exemple : CDD, CDI…), y compris les travailleurs à l’étranger ;
• les salariés mis à disposition par des entreprises de travail temporaire (exemple : contrat d’intérim) ;
• les salariés sous le statut de travailleur à domicile ;
• les stagiaires.

De plus, chaque signature d’un nouveau contrat de travail doit faire l’objet d’une nouvelle mention dans le registre unique du personnel. Par exemple, si un salarié en CDD de l’entreprise se voit reconduire son CDD ou se voit proposer un CDI, une nouvelle mention signifiant la signature d’un nouveau contrat de travail devra être apposée sur le registre unique du personnel.

Par conséquent, selon la taille de l’entreprise et le nombre de salariés recrutés, la mise à jour du registre unique du personnel peut être plus ou moins régulière et plus ou moins fastidieuse. Cependant, cette mise à jour est une obligation et ne doit pas être négligée par l’employeur au risque de se voir infliger une sanction pénale.

Que contient le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit contenir les principales informations concernant le profil des salariés travaillant au sein d’une entreprise. Ces informations concernent :

• l’identité du salarié comprenant son nom, son prénom, sa date de naissance, sa nationalité et son sexe ;
• le parcours professionnel du salarié au sein de l’entreprise avec notamment les qualifications du salarié, sa date de recrutement et la possible date à laquelle a pris fin le contrat de travail ;
• la nature du contrat de travail (exemple : CDD, CDI, contrat d’intérim, contrat d’apprentissage, contrat d’insertion professionnelle…).

D’autres informations devront également être apportées pour les salariés présentant un statut particulier tel que :

• les travailleurs étrangers avec la mention du type et du numéro d’ordre du titre leur permettant de faire valoir une autorisation de travail ;
• les stagiaires avec la mention du nom et du prénom du tuteur ainsi que le lieu où se réalise le stage.

En outre, ces principales informations devront être mentionnées dans l’ordre chronologique des recrutements et des faits modificatifs d’un contrat de travail. En d’autres termes, le premier salarié qui apparaîtra sur le registre unique du personnel sera le premier salarié recruté au sein de l’entreprise. Lorsque des changements ont été opérés après le recrutement d’un salarié — tels que le passage d’un CDD à un CDI par exemple — ces changements devront apparaître au moment de leur survenance.

Par conséquent, dans cet exemple la mention de la signature d’un CDI avec un salarié de l’entreprise recruté jusqu’à présent en CDD devra faire l’objet d’une nouvelle mention dans le registre unique du personnel au moment de la signature de ce CDI.

Pendant combien de temps un employeur doit-il garder ce document ?

En cas de contrôle par l’administration, un employeur doit pouvoir communiquer le registre unique du personnel de son établissement.

La règle en vigueur est qu’un employeur doit conserver les mentions portées sur le registre unique du personnel pendant 5 ans à la suite du départ d’un salarié ou d’un stagiaire au sein de l’entreprise.

Est-ce qu’un registre unique du personnel peut être en format numérique ?

Un registre unique du personnel peut devenir un document relativement encombrant en format papier. De plus, avec l’obligation de conserver ce document pendant 5 ans à la suite d’un départ d’un salarié ou d’un stagiaire, il s’est rapidement posé la question de savoir s’il était possible de conserver ces informations en format numérique.

Fort heureusement, il est autorisé et même conseillé pour un employeur de tenir ce registre en format numérique. Cela permet d’une part d’éviter toute détérioration du document suite à un accident par exemple, mais également de faciliter sa conservation durant plusieurs années.

De plus, aucun formalisme n’est imposé pour la tenue d’un registre unique du personnel. Par conséquent, l’employeur est libre de choisir un format papier ou un format numérique. De plus, il peut choisir la mise en forme qu’il souhaite tant que toutes les informations obligatoires concernant les salariés y sont mentionnées en respectant l’ordre chronologique de l’arrivée des salariés au sein de l’établissement.

C’est également posé la question de savoir si la conservation de toutes ces informations concernant les salariés en format numérique devait faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Il s’avère que pour la tenue d’un registre unique du personnel en format numérique, une déclaration auprès de la CNIL n’est pas imposée à l’employeur. Cependant, ce dernier devra prendre toutes les dispositions pour garantir une protection et une conservation de ces données en format numérique.

Quelles sont les sanctions applicables en cas de non-respect de ces dispositions ?

Le non-respect des dispositions présentées ci-dessus concernant la tenue d’un registre du personnel peut faire l’objet d’une sanction pénale à l’égard de l’employeur.

Différentes infractions commises à cet égard peuvent faire l’objet d’une sanction telles que :

• l’absence d’un registre unique du personnel ;
• un registre unique du personnel non mis à jour ;
• des informations erronées ou absentes dans le registre unique du personnel.

Dans tous les cas, quelle que soit l’infraction commise, l’employeur peut être condamné à une amende pouvant s’élever à 750 € lorsqu’il exerce sa qualité d’employeur en tant que personne physique. Lorsqu’un chef d’entreprise recrute un salarié au nom d’une entreprise ayant une identité juridique qui lui est propre, ce sera l’entreprise en tant que personne morale qui pourra être condamnée à une amende pouvant atteindre 3 750 €.

Autre précision non négligeable : l’application de cette amende vaut pour l’absence d’une mention ou l’apposition d’une mention erronée pour un salarié recruté au sein de l’entreprise. Par conséquent, cette amende sera appliquée autant de fois que le nombre de salariés concernés par le non-respect de ces dispositions.

Au final, la note peut être salée pour un employeur négligeant. C’est pour cette raison qu’il est conseillé à tout employeur d’apporter une vigilance particulière à la mise à jour du registre unique du personnel, car nul n’est à l’abri d’un contrôle inopiné.