La participation en entreprise : quand et comment l’appliquer ?

Quand mettre en place la participation ?

Toute entreprise doit obligatoirement mettre en place le dispositif de participation lorsqu’elle emploie au moins 50 salariés pendant au moins 5 ans. Plus précisément, la participation en entreprise devient obligatoire dès lors que l’entreprise recrute au moins 50 salariés tous les mois sans interruption pendant au moins 5 ans. Par conséquent, si une entreprise atteint un effectif de 50 salariés ou plus pour faire face temporairement à un surplus d’activité, cette dernière ne sera pas dans l’obligation de mettre en place la participation.

Concernant la date exacte, une entreprise devra au plus tard mettre en place la participation dès le 1^er jour d’ouverture du nouvel exercice comptable suivant la 5^e année d’activité avec au moins 50 salariés.

Quelles sont les conditions d’application ?

Pour appliquer ce dispositif de participation, l’employeur doit rédiger un accord collectif négocié avec les représentants des salariés ou les salariés. Cet accord collectif doit aborder :

• les modalités de calcul des primes versées aux salariés ;
• les modes de versement et de placements financiers proposés ;
• la durée de la participation selon les termes prévus par cet accord.

La nature de l’accord de participation diffère selon s’il s’agit d’une obligation d’intégrer ou non la participation au sein de l’entreprise.

Pour les entreprises où il s’agit d’une obligation, l’employeur doit :

• négocier et rédiger un accord de participation avec les représentants des salariés ;
• en l’absence d’accord avec les représentants des salariés au bout d’un an, appliquer un régime d’autorité mis en place par l’inspection du travail.

Pour les entreprises où il s’agit d’un dispositif optionnel, l’employeur doit :

• négocier et rédiger un accord de participation dans les mêmes modalités que lorsqu’il s’agit d’une obligation légale ;
• en l’absence d’accord, décider unilatéralement de rédiger et de faire appliquer un accord de participation conforme à ce que prévoit la loi.

Concernant l’accord de participation, il peut prendre la forme :

• d’une convention ou d’un accord d’entreprise ou de branche ;
• d’un accord négocié avec le comité social et économique (CSE) ;
• d’un accord avec les représentants syndicaux ;
• d’un accord approuvé par référendum par au moins 2/3 des salariés.

Une fois l’accord négocié, rédigé et signé par les parties présentes à la négociation, l’employeur devra déposer une copie numérique de cet accord sur le service en ligne de dépôt des accords collectifs d’entreprise.

Comment sont calculées les primes de participation ?

Pour rappel, la participation permet aux salariés de percevoir une partie des bénéfices réalisés par l’entreprise qui les recrute. Par conséquent, le montant de la prime de participation dépend du montant des bénéfices réalisés durant l’exercice comptable venant d’être clôturé.

Cette part des bénéfices réservée au versement des primes de participation se nomme la réserve spéciale de participation.

Même s’il est admis que le montant diffère chaque année selon le montant des bénéfices réalisés durant l’année, la loi prévoit cependant un mode unique de calcul.

À noter que ce mode de calcul permet de garantir le versement d’une prime minimum aux salariés. Cependant, l’employeur peut tout à fait décider d’appliquer un mode de calcul plus favorable pour les salariés.

En outre, la loi prévoit un montant maximum pouvant être versé au titre de la prime de participation à partager entre les salariés. Ce montant maximum est fixé à 30 852 € pour l’année 2021.

L’employeur est également libre de verser une prime de participation inégale entre les salariés. En d’autres termes, un employeur peut par exemple décider de verser une prime de participation plus élevée pour les salariés qui travaillent à temps plein par rapport aux salariés à temps partiel.

Comment sont versées les primes de participation ?

Une prime de participation peut être versée immédiatement au salarié ou être placée sur un plan d’épargne salariale. Si le salarié souhaite percevoir immédiatement sa prime de participation, il devra le signifier à son employeur.

Sans demande de versement immédiat, l’employeur devra placer la prime de participation de chaque salarié sur un plan d’épargne salariale de type PEE, PEI ou bien encore Perco.

Lorsque les primes de participation sont placées sur un compte d’épargne salariale, elles sont bloquées sur ce compte pendant une durée minimum de 5 ans, si un accord de participation a pu être conclu. En l’absence d’accord de participation, les sommes sont bloquées pendant 8 ans.

Le délai concernant le blocage de ces placements court à partir du 1^er jour du 6e mois suivant la clôture de l’exercice comptable. En d’autres termes, à la clôture d’un exercice comptable, l’employeur devra veiller à ce que la prime de participation soit justement calculée selon les bénéfices réalisés par l’entreprise durant cet exercice. Ensuite, le versement de la prime de participation aux salariés sera effectué 6 mois après la clôture de l’exercice comptable.

Cependant, même si un salarié a choisi de placer sa prime de participation sur un plan d’épargne salariale, ce dernier peut demander le déblocage anticipé de cette somme en cas :

• d’un mariage ;
• d’un PACS ;
• d’une naissance ou d’une adoption ;
• d’une rupture du contrat de travail ;
• du décès du salarié bénéficiaire ou de son conjoint ;

Pour cela, le salarié devra demander un déblocage anticipé de ces sommes dans les 6 mois de la survenance de l’un des évènements justifiant cette demande. En outre, en cas de rupture du contrat de travail, d’une invalidité, d’un surendettement ou d’un décès, le salarié peut demander le déblocage de ces fonds financiers à tout moment.

Qui peut en bénéficier ?

Lorsqu’un employeur met en place un dispositif de participation — que ce soit une obligation ou une option — ce dernier doit verser une prime de participation à tous ses salariés. Même s’il est possible de verser un montant différent à chaque salarié — sous réserve tout de même de justifier cette différence de traitement — un employeur doit verser une somme au titre de cette prime à tous les salariés de l’entreprise.

L’employeur peut néanmoins limiter le versement d’une prime de participation aux seuls salariés ayant 3 mois ou moins d’ancienneté dans l’entreprise. Cependant, l’employeur ne peut pas exiger plus de 3 mois d’ancienneté pour refuser le versement de cette prime.

Paie-t-on des impôts sur les primes de participation ?

Les primes de participation sont imposées au titre de l’impôt sur le revenu (IR), uniquement lorsque le salarié souhaite percevoir immédiatement sa prime.

Lorsque les primes sont placées sur un compte d’épargne salariale, celles-ci sont exonérées d’imposition. Cependant, dans tous les cas, la CSG et la CRDS seront appliquées sur les primes de participation versées aux salariés.

Quels sont les avantages de la participation en entreprise ?

La participation en entreprise est un dispositif avantageux pour les salariés, mais également pour l’employeur qui voit la fidélité de ses salariés se renforcer. De plus, en pouvant bénéficier d’une partie des bénéfices générés par l’entreprise, les salariés seront d’autant plus motivés à s’investir professionnellement au sein de l’entreprise.

Il faut également rappeler que la participation est un dispositif obligatoire pour bon nombre d’entreprises. Par conséquent, tout employeur doit surveiller le nombre de salariés qu’il recrute au fur et à mesure des années d’activité, afin de ne pas méconnaître par négligence cette disposition légale.