Dès leurs créations et au cours de leur vie, les sociétés sont soumises à certaines restrictions selon leurs formes. À ces restrictions découlent des obligations, selon le code du commerce. Il faut préciser que chaque année, nombre de ces prescriptions sont tenues d’être respectées par les sociétés sous peine de pénalités (formalités ponctuelles mise à part), entre autres : l’assemblée générale ordinaire, l’approbation et le dépôt des comptes, l’affectation des résultats, les rapports de gestion et autres. Voici un aperçu de ces formalités récurrentes.
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comparerL’Assemblée Générale Ordinaire
L’AGO est une réunion qui se tient annuellement au sein d’une société. Ainsi, chaque année les associés se réunissent pour discuter de points importants. Ainsi, c’est au cours de cette réunion que les associés discutent des comptes rendus des activités de l’année fiscale en cours. C’est aussi l’occasion de discuter des stratégies à adopter pour l’avenir. Par ailleurs, le dirigeant y présente également le rapport de gestion aux associés. Ce dernier est un constat de la situation financière et économique de la société. Sont également abordés lors de l’assemblée générale ordinaire :
- L’approbation des comptes annuels ;
- L’affectation des résultats ;
- La nomination d’un commissaire aux comptes ;
- L’approbation de nouveaux règlements.
L’AGO doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Les prises de décisions sont votées par règle de majorité.
L’assemblée générale extraordinaire ou AGE
Contrairement à l’AGO, l’assemblée générale extraordinaire n’a lieu que sur demande d’un ou plusieurs associés ou d’un représentant légal. Il n’est pas impératif qu’elle soit tenue tous les ans. L’AGE a pour objectif de discuter des décisions qui entrainent une modification des statuts de la société. Entre autres :
- Changement de raison sociale ;
- Transfert du siège social ;
- Réduction de capital ou augmentation de capital ;
- Transformation de la forme juridique ;
- Décisions suite aux rapports des commissaires aux comptes
- Fusion ;
- Apport d’actifs ;
- Dissolution.
À noter que les décisions sont prises par règle de majorité des associés suivant la forme de la société.
L’approbation des comptes
Le bilan comptable, le compte de résultat et éventuellement l’annexe sont les 3 documents qui composent les comptes annuels. Ces comptes permettent d’établir la situation économique de la société à la clôture de son activité. Ainsi, l’approbation des comptes a lieu pendant l’assemblée générale ordinaire. Les associés sont tenus de vérifier et de constater les documents afin qu’il puisse donner leur aval. Cela rend en effet les documents définitifs et donner cours à l’affectation du résultat.
Pour mener à bien une approbation des comptes, il faut établir les comptes annuels. Le mieux est de recourir aux services d’un expert-comptable. Ensuite, il faut :
- Convoquer une assemblée générale des associés ;
- Approuver les comptes annuels ;
- Rédiger un PV qui formalise la décision prise lors de l’assemblée ;
- Envoyer l’approbation des comptes au greffe du tribunal de commerce avec les comptes annuels.
Les comptes doivent être communiqués avant la réunion afin de permettre aux associés de voter en toute connaissance de cause.
Le dépôt des comptes annuels
Les comptes annuels sont tenus d’être déposés au greffe du Tribunal de Commerce en même temps que le rapport du commissaire aux comptes et la décision d’affectation du résultat. Vous avez trois choix pour le dépôt des comptes :
- En main propre. Le coût est de 46,81 euros ;
- Par voie postale. Le coût est de 47,7 euros ;
- Par e-mail. Le coût est de 50,04 euros.
À noter que le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire qui peut entraîner le paiement d’une amende de 1500 euros en cas de manquement. Vous avez un mois après l’AGO pour déposer vos documents ou 7 mois après la clôture du dernier exercice.
L’affectation du résultat
L’affectation du résultat désigne le sort des bénéfices ou des pertes à la fin d’un exercice comptable. C’est lors de l’assemblée générale ordinaire que les associés décident de la manière dont le résultat sera affecté. Dans tous les cas, l’affectation du résultat varie selon le bilan financier actuel.
Si le résultat est bénéficiaire, l’affectation peut s’opérer de trois manières :
- Le résultat est mis en réserve ;
- Il est mis en report à nouveau ;
- Le résultat est distribué aux associés sous forme de dividendes.
Toutefois, ces 3 modalités d’affectation ne sont pas exclusives. En effet, une partie du bénéfice pourra être distribuée et une autre mise en réserve ou en report à nouveau.
Réserve légale
Elle impose aux SARL et aux sociétés par actions d’affecter au moins 5 % du bénéfice de l’exercice à un compte dédié. Toutefois, cette obligation prend fin lorsque cette réserve représente 10 % du capital social. À noter que la réserve légale ne peut être utilisée ni pour un achat, ni pour un remboursement d’action, ni une distribution. Par contre, elle peut être utilisée dans le but d’apurer les pertes.
Cette réserve est rendue obligatoire par une clause statutaire ou contractuelle.
Le rapport de gestion
Il appartient aux dirigeants de présenter le rapport de gestion. Ce rapport doit mentionner les informations qui concernent la situation financière et économique de la société comme :
- Les desseins des associés pour l’avenir de la société ;
- Les objectifs pour l’année qui suit ;
- Les activités en matière de R et D ;
- Les événements significatifs ayant marqué le dernier exercice ;
- Les délais de paiement des fournisseurs ;
- Une analyse des résultats figurant sur les comptes annuels.
Par ailleurs, les sociétés commerciales, quelle que soit leur forme juridique, répondant à la définition des petites entreprises n’établissent plus de rapport de gestion depuis les exercices clos à compter du 11 août 2018.
De même, en vertu de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 portant sur la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives, les sociétés non cotées n’ont plus l’obligation de déposer le rapport de gestion au greffe du tribunal de commerce. Par contre, celui-ci doit être mis à la disposition de toute personne qui en fait la demande. Par ailleurs, le fisc a le droit de communiquer sur le rapport de gestion.
Au plus tard un mois après l’approbation des comptes annuels par l’AG des associés ou deux mois suivants toujours cette approbation si ce dépôt est effectué par e-mail, les sociétés par actions qui ont des titres admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociation sont obligées de déposer le rapport de gestion au greffe du tribunal de commerce. Celui-ci sera annexé au registre du commerce et des sociétés.
Les autres obligations
La liste n’étant pas exhaustive, il est possible d’ajouter les obligations suivantes :
