Cachet d’entreprise : Est-ce une obligation pour les entreprises ?

Quelle est la valeur juridique d’un tampon d’entreprise ?

Aucun texte réglementaire ne stipule l’obligation d’une entreprise d’appliquer un cachet sur ses documents officiels. Celui-ci ne présente aucune valeur légale sans la signature du responsable habilité à ratifier la pièce émise (devis, facture, attestation, etc.). Du point de vue légal, il ne peut remplacer une signature officielle.

La création d’un tampon incluant les informations d’une quelconque entreprise est accessible à tout le monde. Ceci justifie le fait qu’il ne recouvre pas une valeur juridique, sauf si le document tamponné comporte les mentions obligatoires prévues par la loi et s’il est surmonté d’une signature.

Les entreprises sont libres de posséder un cachet ou non. En effet, il peut être vu comme une répétition des mentions légales déjà fournies dans la pièce. Il faut cependant noter que certaines administrations peuvent l’exiger.

Tampon ou cachet : quelle utilité pour une entreprise ?

Détenir un tampon d’entreprise s’avère indispensable pour différentes raisons. Outre le rappel des informations clés concernant l’entreprise, l’utilisation d’un tampon offre différents avantages.

Un cachet pour authentifier les documents émis

Selon l’activité ou le métier exercé, une entreprise ou un professionnel indépendant peut éditer :

• Des documents commerciaux : devis, bons de commande, factures, reçus…
• Des documents RH (ressources humaines) : contrat de travail, bulletin de paie, …
• Etc.

Un tampon permet de valider les pièces à délivrer auprès des clients et des collaborateurs. Bien qu’il ne présente aucune valeur légale, le cachet authentifie l’origine d’un document.

Un cachet pour faciliter la gestion administrative

Le tampon d’entreprise conserve à la fois un rôle d’information et d’identification.

Pour l’entreprise qui émet un document, il est utile afin de renseigner son objet social et ses coordonnées. De plus, cet outil permet d’alléger les tâches administratives en apposant d’un seul geste l’ensemble des informations.

Mentionnant clairement l’enseigne ou le nom de la société, le cachet aide le destinataire à reconnaître plus rapidement l’expéditeur d’un courrier. Il accorde donc un gain de temps notable lorsque l’entreprise reçoit un grand nombre de pièces à traiter au quotidien.

Un cachet pour renforcer la crédibilité de son entreprise

Concevoir un tampon personnalisé permet également de démontrer un certain niveau de professionnalisme. En effet, cet élément révèle le respect des normes administratives, signe d’une entreprise de confiance. À la différence des données manuscrites, il présente un design plus élaboré pour symboliser l’enseigne d’une entreprise. En plus d’informer les tiers, le cachet peut influencer son image et sa notoriété.

Quelles informations inscrire sur un tampon d’entreprise ?

Les renseignements à ajouter sur le cachet de société dépendent de plusieurs éléments, notamment son usage, le statut juridique, l’activité et la situation de l’entreprise.

Les mentions légales obligatoires

Les tampons d’entreprise peuvent être destinés à un usage externe ou interne. Dans le premier cas, les éléments essentiels à y introduire sont généralement :

• Le nom, le statut juridique et l’adresse de la société
• Le numéro de téléphone, l’adresse mail et le site web
• Le numéro RCS
• Le montant du capital social.

Dans le cas d’une micro-entreprise, l’ajout du numéro SIREN ainsi que du code APE ou NAF est indiqué. Si l’auto-entrepreneur exerce une profession libérale réglementée, son tampon doit comporter le numéro ADELI et le numéro d’Ordre de rattachement.

Pour une entreprise commerciale sous le régime juridique de SAS, SASU, SA, SARL ou EURL, le numéro de TVA doit également figurer sur le cachet. L’artisan, qu’il exerce en tant qu’auto-entrepreneur ou en tant que société, doit mentionner sur le tampon le nom tel qu’il est enregistré à la Chambre de l’artisanat ainsi que le numéro de police de responsabilité civile.

Le tampon des entreprises exerçant des métiers de santé doit indiquer les éléments ci-après :

• Le titre professionnel de l’utilisateur (docteur, médecin remplaçant, etc.)
• Son nom et son prénom
• Sa spécialité (généraliste, cardiologue, pédiatre, néphrologue, etc.)
• Son téléphone et son adresse mail
• Le numéro d’identification ADELI ou RPPS.

Si le professionnel dispose du droit de dépassement d’honoraires, il peut insérer la mention « conventionné DP » sur le tampon.

Pour les cachets à usage interne, les informations pertinentes à inscrire diffèrent légèrement de celles citées précédemment. Il s’agit des éléments suivants :

• La dénomination sociale de l’entreprise,
• L’adresse du siège de la société,
• L’identité, la fonction et les coordonnées du responsable du service.

Ce type de cachet ne concerne que les employés de l’entreprise. Les pièces le contenant ne sont pas expédiées hors de la structure. Ce peut être un cachet pour confirmer la réception d’un courrier ou d’un colis, par exemple.

Pour rappel, même si certaines informations sont manquantes, l’entreprise n’encourt aucune sanction. Toutefois, le tampon doit inclure les renseignements utiles aux destinataires du courrier. Il convient surtout de rester vigilant sur les mentions légales propres à chaque type de document. À la différence du cachet, une omission de celles-ci peut entraîner l’intervention d’une amende, selon le Code du commerce.

Les mentions annexes

Selon la spécificité de l’entreprise, des mentions supplémentaires peuvent compléter les mentions indispensables d’un cachet. Pour une société basée à l’étranger, celui-ci doit contenir sa dénomination sociale, sa forme juridique et l’adresse de son siège social. En outre, le numéro d’immatriculation dans l’État dans lequel se trouve son siège social ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire sont à indiquer sur le tampon.

Certaines entreprises peuvent être dirigées par un mandataire-gérant ou gérées dans le cadre d’un contrat de location-gérance. Dans ce cas, les mentions légales obligatoires et annexes du cachet sont à conserver. À ces données doit s’ajouter la mention « location-gérance » pour informer les tiers de cette situation.

Une entreprise qui bénéficie du contrat d’appui doit également l’indiquer sur chaque document officiel édité. Elle peut l’intégrer sur le tampon en y inscrivant la mention « bénéficiaire d’un contrat appui ». Le cachet doit aussi comporter le numéro unique d’identification de la structure accompagnante ou couveuse.