Comment établir le siège social d’une société ? Règles et obligations

Entreprises individuelles : Établir son siège social

Tout entrepreneur désireux de s’inscrire au registre du commerce et des sociétés doit disposer d’un bail commercial ou d’un contrat de location prouvant l’existence d’un siège social.

Depuis le 6 août 2003, les textes sur la domiciliation du siège des entreprises ont subi une modification. Ainsi, les entreprises individuelles ne doivent plus justifier d’un siège social.

Le dirigeant pourra lors de sa déclaration auprès du Registre du Commerce ou du CFE prendre une disposition afin de choisir l’adresse de sa résidence principale pour son entreprise. Sauf mention spéciale dans leur contrat de location, les habitants des zones de plus de 200 000 habitants pourront se servir de la même adresse pour exercer leur activité professionnelle.

Les activités commerciales ou artisanales ambulantes peuvent se déclarer au lieu de résidence.

La domiciliation pour les sociétés (SARL, SAS, EURL, SASU…)

Les autres formes juridiques, Sociétés Anonyme, SARL ou SAS ont également bénéficié de la loi sur la simplification de domiciliation des entreprises commerciales en France.

Depuis, toutes ces entreprises pourront avoir leur siège social au domicile du gérant pendant un temps indéfini si aucune restriction liée à leur bail n’existe et si aucun texte de loi ne l’interdit.

Dans le dernier cas, un mandataire légal pourra prendre une disposition afin d’accueillir le siège social de l’entreprise pour cinq ans. La société, au même titre que les entreprises individuelles, sera autorisée à exercer son activité au domicile du dirigeant.

Ces conditions sont au nombre de trois : seuls les locataires du logement exercent l’activité, sans salarié, dans leur résidence principale et enfin, sans allées et venues des clients ni de marchandises.

En conclusion, on peut donc distinguer 3 façons de domicilier une société, à savoir :

• Au domicile du dirigeant (sous certaines conditions)
• Dans une entreprise de domiciliation (il faudra justifier par une attestation de domiciliation commerciale)
• Dans des locaux dont la société est locataire ou propriétaire (il faudra justifier par un bail ou un acte de propriété)

Dans le statut juridique de l’immatriculation d’une entreprise, son siège social est le lieu dans lequel vont se trouver les organes de direction et d’administration et où il y aura l’exercice de ses principaux services. C’est le lieu où va se tenir une assemblée générale extraordinaire, par exemple. Les autres établissements font juste objet de lieux d’exercice professionnel ou d’exploitation commerciale de l’activité.

On a en outre la pépinière d’entreprises qui est une structure destinée à faciliter la création d’entreprises en apportant un soutien technique et financier, des conseils et des services, il fera juste l’objet d’un bail commercial.

Comment transférer son siège social par la suite ?

Un statut juridique de société prévoit toujours le changement de siège social. Une des raisons du déménagement peut être liée au développement de l’entreprise, nécessitant un agrandissement par exemple.

Pour le changement de siège social, il est nécessaire de convoquer les organes de direction pour une Assemblée Générale Extraordinaire afin de soumettre la décision de transfert du siège aux associés et de procéder à la modification des statuts. La décision de modification devra être consignée dans un procès-verbal, avec le bail commercial des deux locaux.

Dans un second temps, la loi oblige à publier la modification des statuts pour le transfert du siège social dans un journal d’annonce légale.

Enfin, une liste de document devra être transmise au Greffe du Tribunal de Commerce. Ainsi le nouveau siège social apparaîtra sur le KBIS de la société.

On peut estimer le coût des formalités à 300 ou 400 € en intégrant les frais de publication et les frais de Greffe.

Quelle est la différence entre siège social, établissement principal, établissement secondaire ?

Les notions de siège social et d’établissement (principal, secondaire ou complémentaire) peuvent prêter à confusion. Néanmoins, il se révèle essentiel de bien faire la distinction entre ces différents termes.

Ainsi, d’une part, le siège social correspond à la domiciliation juridique d’une structure ainsi que son adresse administrative et fiscale. Elle permet d’identifier une société. D’ailleurs, les entreprises individuelles, y compris les microentreprises, ne disposent pas de siège. Elles fixent leur adresse professionnelle au domicile personnel du chef d’entreprise.

D’autre part, l’établissement principal constitue le local ou le lieu d’exploitation commerciale de la structure. Contrairement au siège social, il se rattache donc à un fonds de commerce ou une activité. Dans la majorité des cas, il se trouve à la même adresse que le siège. Toutefois, il peut parfaitement bien se situer à une adresse totalement différente.

Quant à l’établissement secondaire, il s’agit bien évidemment d’un local distinct du siège et de l’établissement principal. Qui plus est, il se situe dans un ressort différent de celui de ces derniers. Cela implique dès lors une immatriculation secondaire pour la société. L’inscription auprès du greffe compétent doit en outre s’opérer dans un délai d’un mois avant ou après l’ouverture de l’établissement.

Où doit être le siège social d’une association ?

Une association a toute liberté pour le choix de l’adresse de son siège social. Plusieurs options sont d’ailleurs envisageables pour l’accomplissement de cette démarche. En effet, elle a la possibilité d’installer son siège :

• Au domicile personnel de l’un des membres de l’organisme à but non lucratif, et ce, qu’il soit propriétaire ou locataire de son logement ;
• Dans un local qui appartient à la structure ou que cette dernière loue ;
• Dans un local prêté par une collectivité publique ;
• Au sein d’une maison d’association ou de tout autre local collectif, à l’instar d’un centre social ;
• Auprès d’une société de domiciliation commerciale.

En revanche, il ne faut en aucun cas choisir une simple boite aux lettres comme adresse du siège social de l’association. Quoi qu’il en soit, il convient de miser sur une adresse stable qui permet d’assurer la continuité des activités. De plus, il importe de se renseigner sur les conditions et règles de domiciliation à respecter, quelle que soit l’option sélectionnée.

Pourquoi avoir un siège social ?

Réservé aux sociétés (SARL, SAS, EURL…), le siège social d’une entreprise constitue une condition essentielle à son existence. D’ailleurs, comme il lui attribue son adresse juridique, il permet de déterminer sa nationalité. De ce fait, il permet de connaître :

• Le droit applicable, notamment les règles fiscales et le droit du travail auxquels la structure doit se référer ;
• Le tribunal territorialement compétent, c’est-à-dire la juridiction à laquelle l’entreprise dépend en cas d’éventuels litiges.

En outre, puisque le siège indique l’adresse administrative de la société, il s’avère primordial pour la réception de sa correspondance. D’autant que cette adresse figure sur tous les documents officiels de l’entreprise comme les devis, les factures ou encore les lettres de relance.

Par ailleurs, toutes les formalités de publicité légale doivent s’effectuer à l’endroit où son siège se situe. C’est notamment le cas lors des procédures de modification statutaire (augmentation de capital social, changement de dénomination sociale, nomination d’un nouveau dirigeant…).

Comment détermine-t-on le siège social d’une entreprise ?

Le siège social d’une entreprise peut se déterminer de plusieurs manières. Votre choix dépend alors de vos besoins, de vos attentes et de votre budget. Vous devez également revoir votre décision en fonction des contraintes liées à son installation à une adresse en particulier. Effectivement, l’existence d’une disposition contraire (règlement de copropriété, règles d’urbanisme, bail d’habitation…) peut empêcher la domiciliation.

Posez-vous donc les bonnes questions avant de définir votre siège :

• Souhaitez-vous opter pour une solution de domiciliation économique ?
• Avez-vous besoin de services pratiques comme la gestion de courrier ?
• Désirez-vous disposer de vos propres locaux ?
• La domiciliation collective vous intéresse-t-elle ?
• Voulez-vous vous implanter dans une ville où le taux de CFE est le plus bas ?
• Pour vous, une adresse dans un quartier prestigieux représente-t-elle l’option idéale ?
• Etc.

Grâce à vos réponses, vous pouvez avoir une idée plus précise de ce dont vous avez besoin pour votre domiciliation d’entreprise.