Facturation : Règles et obligations pour les entreprises

Une facture est un document récapitulant précisément les prestations ou biens vendus par une entreprise. Facturer permet de prouver la réalité de l’opération, rappeler les conditions de vente et justifier la comptabilité.

La loi se montre particulièrement stricte en matière de facturation. Les entreprises qui contreviennent à ces obligations risquent d’importantes pénalités financières.

Cet article décrypte pour vous l’ensemble des règles et obligations entourant la facturation des entreprises.

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La facturation est-elle obligatoire ?

La loi énumère les cas dans lesquels la facturation est obligatoire. On en distingue trois principaux :

• Les opérations réalisées entre professionnels
• La vente à distance
• À la demande du client particulier

En outre, les prestations de services effectuées pour un particulier et supérieures à 25 euros hors taxes donnent lieu à l’établissement d’une note, une sorte de facture simplifiée.

Pour les professions libérales, on ne parle pas de facture mais de note d’honoraires.

Établir une facture : les mentions obligatoires

Pour qu’une facture soit valable, elle doit contenir l’ensemble des mentions obligatoires prescrites par la loi.

Celles-ci sont aussi diverses que variées. Elles touchent à l’identité des parties, aux modalités de paiement, ou encore à l’objet de la prestation.

D’autres ne sont obligatoires que dans certains cas, par exemple lorsque l’entreprise a souscrit une assurance professionnelle.

À côté de ces mentions obligatoires, il est possible de prévoir des mentions supplémentaires. C’est le cas par exemple du mode de paiement, une mention facultative.

Les mentions obligatoires pour la facturation d’une vente à un particulier

Si la facture est destinée à un particulier, il faudra qu’elle contienne les mentions suivantes :

• la somme à payer ;
• le décompte détaillé en termes de prix et de quantité du produit ou de la prestation ;
• le lieu d’exécution de la vente ou de la prestation ;
• la date de déroulement de la prestation ou de la vente ;
• le nom du client s’il ne s’y oppose pas ;
• l’adresse et la dénomination sociale du prestataire ;
• la date de la rédaction de la note.

Les mentions figurant sur une facture justifiant une transaction entre professionnels

Les professionnels ayant sollicité un service ou ayant acheté un produit quelconque obtiendront une facture rédigée en langue française et qui contiendra les mentions obligatoires suivantes :

• la date d’émission de la facture ;
• le numéro d’ordre de la facture (retenons que chaque facture disposera d’un numéro unique) ;
• la date de déroulement de la vente ou de la prestation ;
• l’adresse et la dénomination sociale du prestataire ou du vendeur avec les mentions indiquées ;
• le nom et l’adresse de l’acheteur ;
• l’adresse de livraison (en cas de livraison d’une marchandise) ;
• le descriptif de la prestation ou du produit ;
• le numéro d’identification à la TVA (si la somme à payer est supérieure à 150 €) ;
• les majorations éventuelles (les frais de livraison ou d’emballage par exemple) ;
• le décompte détaillé des prix et des quantités de produits ;
• le taux horaire hors-taxe des prestations ou le prix unitaire hors-taxe du produit ;
• les ristournes ou rabais éventuels ;
• le taux et le montant de la TVA ;
• le montant hors-taxe ainsi que la totalité de la somme TTC ;
• la date d’échéance du paiement (en cas de paiement anticipé).

Les nouvelles mentions obligatoires

Comme nous l’avons indiqué plus haut, depuis le 1er octobre 2019, deux autres mentions doivent figurer sur les factures.

• En effet, si la facturation a été effectuée dans un lieu différent de l’adresse de livraison, la facture doit contenir l’adresse exacte de facturation.
• D’autre part, dans le cas où ce serait l’acheteur qui établit au préalable la facture, elle devra contenir le numéro du bon de commande.

Par ailleurs, la situation du vendeur ou du prestataire aura une influence sur l’établissement de la facture. De fait, s’il adhère à un centre de gestion agréée, la facture qu’il émettra devra contenir la mention : « membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ».

En outre, lorsqu’il profite de la franchise en base de TVA, il devra indiquer sur la facture la mention : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ».

Les artisans ou les microentrepreneurs exerçant une activité artisanale devront mentionner dans leurs factures les références de l’assurance professionnelle à laquelle ils ont souscrit.

Enfin, si la prestation a été effectuée par un sous-traitant, il n’aura pas à se soucier de la facturation, car ce sera à l’entreprise mère de s’en occuper.

Les mentions particulières

Les mentions concernées seront celles qui indiqueront l’identité du vendeur. Elles varieront en effet en fonction du statut du prestataire.

L’entrepreneur individuel indiquera obligatoirement sur la facture qu’il émettra son nom et son prénom. Ces mentions peuvent même être parfois suivies du nom commercial.

Une société en revanche devra préciser en guise d’identification :

• sa dénomination sociale ;
• sa forme juridique ;
• le montant de son capital social ;
• son numéro Siren ;
• son code NAF.

Quant aux commerçants, ils doivent indiquer les informations suivantes :

• le numéro d’immatriculation au registre du commerce ;
• le nom de la ville du greffe où ils sont immatriculés.

Enfin, les artisans doivent stipuler dans leurs justificatifs de paiement :

• le numéro du département dans lequel ils sont immatriculés ;
• le numéro de leur immatriculation au répertoire des métiers ;
• leur numéro Siren.

Comment numéroter ses factures ?

La numérotation des factures obéit à des règles particulières. Elle doit se faire de façon chronologique et sans rupture. Chaque facture a son propre numéro, sans doublon possible. Il n’est bien sûr pas possible d’émettre des factures a posteriori.

Dans certaines hypothèses, la numérotation peut être établie par séries distinctes, en utilisant un système de numérotation propre à chaque série. Les conditions d’exercice doivent le justifier. C’est par exemple le cas lorsqu’il existe plusieurs sites de facturation.

Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires. Il doit apparaître sur chaque page.

Quand émettre une facture ?

Une facture doit être transmise au client dès la réalisation de la livraison ou dès la prestation du service. La livraison est entendue au sens juridique comme la date de transfert de propriété. Elle ne désigne donc pas le jour de livraison matérielle du bien, ces dates pouvant être différentes.

Une facturation périodique, à chaque fin de mois, est possible en cas d’opérations multiples pour un même client. Le délai de facturation ne peut cependant dépasser un mois.

Transmettre une facture au client : quelles règles respecter ?

Pour être conforme au droit, chaque facture doit comporter la totalité des mentions obligatoires, être rédigée en français (exception faite d’une relation entre professionnels français et étrangers) et établie en deux exemplaires. L’original est conservé par le client.

La facture peut être émise dans une monnaie autre que l’euro. Cependant, le taux de change en euros doit être mentionné, et l’enregistrement en comptabilité se fait en euros.

Il est possible de délivrer une facture électronique à son client, mais celui-ci doit préalablement avoir exprimé son accord. Il peut tout à fait refuser ce mode d’émission.

S’agissant du mode de paiement, sa mention n’est pas obligatoire sur une facture. Le client pourra choisir de payer :

• par chèque,
• en espèces, sauf factures supérieures à 1 000 euros entre professionnels,
• par virement bancaire
• et, plus rarement, par effet de commerce (lettre de change ou billet à ordre).

Comment facturer une monnaie étrangère ?

Nous en parlons en effet parce qu’il s’agit d’une éventualité. D’autant que vous devrez vous plier à certaines règles si vous souhaitez facturer une monnaie étrangère. De fait, votre entreprise située en France peut établir une facture destinée à matérialiser une transaction en devise étrangère autre que l’euro.

Cependant, cette monnaie étrangère devra être mutable et reconnue sur le plan international. Par ailleurs, vous devrez indiquer dans votre facture le taux de change applicable en euro. Toutefois, il est bon de noter que les factures qui intègreront votre comptabilité devront contenir des sommes en euros.

Le taux de conversion dépendra de la date d’exigibilité de la TVA et du taux de conversion douanier. Ce dernier étant fixé à l’avant-dernier mercredi du mois.

Émettre une facture électronique

Vous pouvez également être amené à établir des factures électroniques dans le cadre de vos transactions à distance, la délivrance de factures papier étant impossible.

Dans ce cas, assurez-vous que vos systèmes d’émission de facture sont compatibles avec les dispositifs de réception de vos clients.

Vous devez en outre vous assurer que le client peut prouver la réception de vos factures. Pour cela, la preuve peut être fournie par courrier électronique ou par la transmission d’un lien sur un portail internet. Veillez en tout cas à ce qu’il s’agisse d’un lien sécurisé. Tout comme une facture sur un support en papier, votre facture électronique doit aussi contenir les mentions obligatoires et particulières.

Le client peut refuser une facture électronique. S’il l’accepte, une preuve écrite de cette acceptation devra être rédigée et formalisée.

Conservation des factures : les règles à connaître

Les factures émises par l’entreprise doivent être conservées pendant plusieurs années à des fins de preuve et de justification. C’est également le cas des factures fournisseurs, ainsi que tous les autres justificatifs comptables.

La loi fiscale prescrit une conservation des factures pendant au moins 6 années à compter de leur établissement. Pendant cette durée, l’administration fiscale pourra exiger leur présentation pour vérifier l’exactitude des déclarations fiscales de l’entreprise.

Le Code de Commerce prévoit quant à lui un délai plus long : 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

Les factures peuvent être conservées au format papier ou électronique. Il est même possible de conserver au format électronique une facture papier. Il faut cependant respecter les prescriptions des articles A102 B-1 et B-2 du Livre des procédures fiscales.

Peut-on modifier ou supprimer une facture ?

Si la modification et l’annulation de factures sont autorisées, ces hypothèses sont encadrées par la loi.

Si l’entreprise souhaite modifier une facture, elle doit en émettre une nouvelle. Celle-ci va remplacer la précédente. Elle fait alors référence à la facture annulée, et rappelle l’annulation de la facture initiale.

Deuxième possibilité : établir une note d’avoir, en veillant à faire référence à la facture concernée (numéro et date de la facture). C’est une hypothèse fréquente en cas de remise accordée a posteriori.

L’entreprise procède de la même façon pour l’annulation d’une facture. En tout état de cause, il n’est jamais possible de supprimer purement et simplement une facture !

Utiliser un logiciel de facturation

L’utilisation d’un logiciel de facturation peut permettre de respecter toutes ces obligations. Par ailleurs ils proposent un modèle de facture adaptable à votre activité.

Ces outils vous permettent de gérer facilement les :

• Les produits
• Les clients
• Les tarifs
• Les taux de TVA
• Les modes de règlements : Chèque, virement, prélèvement, …

Certains d’entre eux permettent par ailleurs de suivre les paiements, de relancer les clients en cas de retard de paiement et d’intégrer automatiquement les écritures en comptabilité.

Les acteurs sur ce marché sont nombreux et vous trouverez facilement la solution qui vous convient.

La refacturation des frais

Lorsqu’une entreprise vend des biens ou prestations, il peut arriver que de façon accessoire à la facturation de ces opérations qu’elle effectue une refacturation de certains frais à ses clients. Il s’agit de frais qui ont été engagés en son nom pour le compte de ses clients, que cette dernière récupère en les refacturant aux clients concernés.

Dans les lignes suivantes, vous trouverez les principes de base de cette opération commerciale et en outre ce qui peut être refacturé (déplacement, etc.), le traitement de la TVA, la manière dont on doit procéder, ainsi que le traitement pour sa tenue de comptabilité.

Le montant des frais refacturés

L’entreprise a le choix entre deux options pour effectuer cette opération commerciale. Elle peut renvoyer la facture au client avec le montant exact des dépenses qu’elle engage pour son compte ou demander une marge additionnelle à ses clients.

Dans le premier cas, en principe le montant à refacturer est hors-taxe sur le chiffre d’affaires si l’entreprise récupère la TVA sur les dépenses qu’elle engage, sinon elle doit faire l’objet d’une nouvelle facturation au client les frais engagés sur la base de leur montant TTC. Dans le second cas, le calcul de la différence correspondante sera soumis à l’impôt sur les bénéfices du chiffre d’affaires, avec le risque de courir un risque commercial.

La TVA sur les refacturations de frais

Sauf si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, ces procédures commerciales font objet du taux normal d’imposition. C’est le cas notamment des autoentrepreneurs. Cela est possible puisque la base d’imposition à la TVA comprend tous les frais acquittés par le client. Ainsi, les dépenses qui sont destinées à être refacturées peuvent en principe être considérées comme des compléments de prix ou comme des frais accessoires demandés aux clients (déplacement, etc.).

Comment procéder ?

Cette opération commerciale peut être réalisée de deux manières. Elle peut s’effectuer de façon conjointe avec les prestations ou les ventes qui ont occasionné ces dépenses, sur la même facture au titre de frais accessoires. L’autre solution consiste à adresser une facture unique et séparée au client, pour signifier et documenter cette procédure commerciale.

Il est important de notifier que les factures correspondantes doivent respecter les mêmes règles que les factures initiales.

Comptabilisation

C’est un produit tout comme la vente ou la prestation qui a suscité les dépenses refacturées. Toutefois, il doit être comptabilisé dans un compte de classe 7 distinct de celui utilisé pour la tenue de comptabilité de la vente ou de la prestation, afin que le calcul de la différence commerciale ne soit pas biaisé.

Pour suivre d’une manière plus efficace ces opérations, il faut utiliser un compte dédié à ces procédures commerciales et en contrepartie d’un compte de charges utilisé uniquement pour comptabiliser les dépenses engagées.

• l’écart positif indique que l’entreprise marge sur ces procédures commerciales (ou qu’elle en a trop refacturé),
• l’écart négatif indique que l’entreprise doit encore refacturer des frais à ses clients.

Manquement à l’obligation de facturation : quelles sanctions ?

Les sanctions relatives au défaut de facturation entre professionnels ont été renforcées à l’automne 2019. Désormais, tout manquement est puni d’une amende administrative dont le montant ne peut dépasser 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.

Si ce manquement est répété dans les deux années suivant la première sanction, l’amende peut être portée à 150 000 euros pour une personne physique et 750 000 euros pour une personne morale. Raison de plus pour veiller à respecter rigoureusement vos obligations de facturation !