Après le recrutement, les entreprises doivent effectuer un certain nombre de formalités administratives avant la prise de poste effective du nouveau salarié. Ainsi, toute nouvelle recrue doit faire l’objet d’une déclaration d’embauche auprès de l’Urssaf. L’article L 1221-10 du Code du travail prévoit que « l’embauche d’un salarié ne peut intervenir qu’après déclaration nominative accomplie par l’employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet ». Cette formalité se réalise via la déclaration préalable à l’embauche ou DPAE. Le point sur cette démarche.
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comparerQu’est-ce que la DPAE ?
La DPAE ou déclaration préalable à l’embauche est un document qui permet de déclarer un salarié auprès de cinq (5) organismes sociaux : la CPAM, la CARSAT, le service de santé au travail, Pôle Emploi et l’URSSAF. En même temps, elle permet à l’entreprise de se faire connaître en tant qu’employeur auprès des mêmes services.
En effet, DPAE permet de déclarer six (6) formalités liées à l’embauche :
- immatriculer l’entreprise à la sécurité sociale au moment de l’embauche du premier salarié
- affilier l’employeur au régime d’assurance chômage, Pôle Emploi
- demander d’adhésion de l’entreprise à un service de santé au travail
- pré-établir la liste des salariés embauchés en vue d’établir la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
- demander une visite d’information et de prévention ou ‘examen, médical d’embauche, service de santé au travail
- immatriculer le salarié à la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie.
La déclaration préalable à l’embauche remplace la DUE ou déclaration unique d’embauche. Elle permet au salarié de bénéficier de tous ses droits sociaux et d’être couvert en cas d’accident de travail. Du côté de l’employeur, la DPAE permet d’être en règle avec l’administration (cette déclaration est obligatoire) et d’avoir droit à des exonérations fiscales liées à l’embauche.
La DPAE est encadrée par les articles L 1221-10 et suivants du Code du travail.
Qui sont les salariés concernés par la DPAE ?
Une entreprise est tenue de produire une déclaration préalable à l’embauche pour tous les salariés qu’elle embauche. D’une manière générale, elle concerne les employés en CDI, CDD, CDD de chantier, contrat saisonnier, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, contrats uniques d’insertion, etc.
Par contre, elle n’est pas nécessaire pour les stagiaires (même s’ils figurent sur le registre unique du personnel), les adhérents au titre emploi service entreprise (TESE), au titre firme étrangère (TFE) et au chèque emploi associatif (CEA) ainsi qu’au salarié en contrat successif sans interruption dans la même entreprise et dont une DPAE a déjà été produite dans le cadre du précédent contrat.
La DPAE doit être remplie par toutes les entreprises de droit privé relevant du régime général de la sécurité sociale et qui emploient des salariés, quels que soient sa forme juridique, sa taille et son secteur d’activité. Concernant les entreprises de travail temporaire, la DPAE est obligatoire pour les salariés permanents et intérimaires.
À noter que les entreprises relevant de la MSA sont également concernées par la déclaration préalable à l’embauche. De même, certaines associations de loi 1901 (associations à but non lucratif, associations intérimaires et associations de service à la personne) sont pareillement soumises à l’obligation d’établissement de la DPAE, excepté pour les bénévoles.
Les particuliers qui embauchent des salariés effectuant des travaux de réparation, de construction, de secrétariat personnel, d’assistance personnel ont aussi l’obligation faire une DPAE.
Comment remplir la DPAE ?
La DPAE doit être complétée dans les huit (8) jours qui précèdent la date prévisible d’embauche du salarié (au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard la veille de l’embauche). Elle peut être complétée en ligne ou en version papier (lettre recommandée avec accusé de réception) si l’entreprise a embauché moins de 50 salariés au cours d’une année civile précédente.
Pour remplir la déclaration préalable à l’embauche en ligne, la première étape est d’aller sur le site de l’Urssaf en créant un compte employeur ou sur le site net-entreprise.fr après la création d’un compte.
Ensuite, il faut renseigner les informations obligatoires relatives à l’entreprise, à savoir :
- la dénomination sociale de l’entreprise
- le code NAF ou APE
- le numéro SIRET et l’adresse de l’établissement (le numéro de liasse délivré par le CFE si l’entreprise est en cours d’immatriculation).
En outre, il faut également renseigner les informations sur le salarié (l’identité et le numéro de sécurité sociale s’il en a déjà un) ainsi que les informations relatives au contrat de travail (le type de contrat, la date et l’heure d’embauche, la durée de la période d’essai, le service de santé au travail dont l’entreprise dépend). cette dernière information est disponible auprès de la Dreets et de l’Urssaf.
Enfin, il faut valider la DPAE. Un accusé de réception apparaît alors sur l’écran. Il suffit de l’enregistrer sous format PDF et d’envoyer un exemplaire par email au salarié.
À noter qu’il existe d’autres moyens pour envoyer une DPAE. Il peut s’agir d’un fichier automatisé généré par les logiciels de ressources humaines et de paie à déposer en ligne, le TESE pour les entreprises employant moins de vingt (20) salariés, le TESA pour les entreprises agricoles relevant de la MSA, le TFE ou le CEA.
Dans le cas de l’envoi de la DPAE par courrier, l’Urssaf envoie l’accusé de réception sous cinq (5) jours avec un volet détachable à remettre au salarié. En outre, si le salarié ne se présente pas à son poste, il faut simplement avertir l’Urssaf.
Quelles sont les sanctions en cas de non-réalisation de la DPAE ?
Comme la plupart des déclarations sociales, la déclaration préalable à l’embauche est obligatoire. Elle dit être établie pour chaque salarié de l’entreprise. Ainsi, le non-respect de cette obligation expose l’employeur à diverses sanctions :
- civiles : régularisation des cotisations de sécurité sociale par l’Urssaf à cause de l’absence de déclaration
- administratives : une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (article L. 1221-11 du Code du travail)
- pénales : la non-production de la DPAE est considérée comme de la dissimulation de travail (travail au noir).
En outre, l’employeur (SARL, SAS, EURL, SASU, SA…) peut également être condamné par le tribunal correctionnel au paiement d’une amende de 225 000 euros et à un placement sou surveillance judiciaire.
