Les obligations juridiques annuelles d’une SAS ?

La consultation des associés

Tous les ans, la SAS est tenue de convoquer les associés. Cette consultation peut prendre la forme d’une assemblée générale ordinaire si cela est stipulé dans les statuts. Si tel est le cas, ladite AGO doit se tenir dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable de la société. Par exemple, si l’exercice se clôture le 31 décembre de l’année, l’assemblée générale doit avoir lieu au plus tard le 30 juin de l’année suivante. Tous les documents de gestion tels que les comptes annuels, le rapport du commissaire aux comptes, les documents portant sur l’affectation du résultat, les comptes consolidés si la société est tenue d’en établir, le rapport de gestion si la SAS est cotée en Bourse… utiles lors de cette séance devront être distribués aux associés avant la date de la consultation dans un délai fixé par les statuts. À défaut, le délai légal de 15 jours est appliqué. Lors de cette réunion, les associés peuvent :

• Donner leur approbation des comptes annuels ;
• Prendre des décisions qui concernent la politique de gestion de la SAS ;
• Affecter le résultat de l’entreprise en distribuant les dividendes, en le mettant en réserve ou encore le report à nouveau ;
• Procéder à la nomination d’un éventuel commissaire aux comptes (recommandé, mais pas obligatoire) ;
• Effectuer l’approbation de toutes les conventions réglementées.

À noter que les règles de majorité et de quorum dans la prise des décisions dépendent de la forme juridique. En l’occurrence, dans les SAS, la majorité dépend des statuts. En pratique, la règle est la majorité simple, c’est-à-dire 50 % + 1 voie. Toutefois, si les statuts ne prévoient rien, l’unanimité est requise.

L’approbation et le dépôt des comptes annuels

Tous les comptes annuels (le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes, le cas échéant) de la société doivent être présentés aux associés et approuvés aux conditions et délais prévus dans les statuts (C. com. art. L. 227-9, al. 2). L’approbation des comptes peut se passer pendant l’assemblée générale ordinaire ou toute autre forme de consultation prévue dans les statuts (la consultation peut se faire sur papier, par voie électronique ou par vidéoconférence).

Dès lors que les comptes annuels ont été approuvés par les associés, ils sont considérés comme définitifs. De fait, le dirigeant de SAS peut procéder à leur dépôt auprès du Greffe du tribunal de commerce. Cette formalité se fait dans un délai de 1 mois après la tenue de l’assemblée générale ordinaire ou de toute autre forme de consultation des associés. En d’autres termes, la SAS dispose de 7 mois après la clôture de l’exercice pour déposer les annuels. Néanmoins, si le dépôt des comptes annuels s’effectue par voie électronique, la société dispose d’un délai supplémentaire de 1 mois.

Bons à savoir :

• Le dépôt des comptes annuels auprès du Greffe du tribunal de commerce peut se faire sur place, par courrier ou encore par voie électronique. Notez tout simplement que le coût de cette formalité obligatoire est différent en fonction du mode de dépôt. Ainsi, le coût est de 45,48 € s’il se fait sur place. Il monte à 44,48 € si cela s’effectue par courrier et va jusqu’à 46,70 € si le dépôt se fait en ligne.
• Lorsque la SAS travaille avec un Commissaire aux Comptes, elle doit également déposer le rapport du CAC ainsi que la décision d’affectation du résultat au moment du dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal du commerce.
• Cette formalité étant obligatoire, le manquement à cette formalité est sanctionné par la loi et entraîne le paiement d’une amende de 1 500 €.

L’affectation du résultat

Lorsque les associés approuvent les comptes, le résultat de l’exercice doit être affecté selon la décision de l’ensemble des associés. Dans ce cas, si le résultat est bénéficiaire, il pourra par exemple être mis en réserve selon les statuts ou selon la réserve légale. Ou encore le résultat sera mis en report à nouveau ou distribué aux associés sous forme de dividendes. Il faut noter toutefois que ces trois formes d’affectation ne sont pas exclusives puisque le résultat peut être déficitaire. Dans ce cas, les réserves seront imputées suivant le montant de la perte. Cette dernière pourra être aussi reportée.

Le rapport de gestion

Chaque année, le dirigeant des SAS doit présenter le rapport de gestion aux associés. Ce document signé par le président de la société mentionne les commentaires sur tous les comptes de l’année en cours. Autrement dit, il permet aux associés de connaitre la situation économique et financière de la SAS. Ainsi, c’est dans le rapport de gestion que figure le chiffre d’affaires effectué par l’entreprise ainsi que les différents contrats commerciaux. Sont également mentionnés dans le rapport de gestion les charges d’exploitation, le rapport des stocks, la masse salariale, le résultat net et le bénéfice d’exploitation. Mais aussi les délais de paiement des fournisseurs, l’analyse des résultats et les événements qui ont marqué l’année écoulée. En outre, toutes les évolutions prévisibles de l’année à venir y sont également présentées : perspectives d’avenir, objectifs pour l’année suivante, les activités liées à la R et D, etc.

La présentation du rapport de gestion est établie après la clôture d’un exercice comptable. Tout comme les comptes annuels, ce document devra également être déposé auprès du greffe du tribunal de commerce. Bien évidemment, le rapport de gestion peut être consulté par les tiers tels que les autres entreprises, les banques ou encore les concurrents en échange du paiement d’une somme au greffe.