Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?

Le contenu d’un PV d’AG

Afin d’être valide, un procès-verbal d’assemblée doit comprendre certaines mentions obligatoires. Effectivement, un PV d’AG mal rédigé risque d’invalider les décisions prises lors de cette réunion et d’être rejeté par le greffe du tribunal. Néanmoins, il faut savoir que son contenu varie en fonction de la forme juridique de la société.

Cas général

D’une manière générale, un procès-verbal PV doit indiquer dans l’entête :

• La dénomination sociale de l’entreprise
• Son statut juridique
• Le montant de son capital social
• Son siège social
• Son numéro SIREN suivi des inscriptions RCS et la ville du greffe d’immatriculation

Ensuite, il convient de préciser la nature de l’assemblée générale : assemblée générale extraordinaire, ordinaire ou mixte. Puis, la date et le lieu de la réunion ainsi que l’identité de tous les associés de la société sur la feuille de présence (associés présents ou représentés et absents). Mais, ce document doit également laisser apparaitre les noms et prénoms du président de l’AG. Il peut s’agir ainsi du dirigeant de la structure ou bien d’une autre personne.

En outre, il importe de stipuler dans le corps de ce document :

• L’ensemble des documents et rapports soumis à l’assemblée générale et annexé à la convocation envoyée aux associés/actionnaires
• Le résumé des débats
• Le texte des résolutions, et ce, que celles-ci aient été adoptées ou non
• Le résultat des votes

Pour finir, ce PV d’AG doit mentionner l’heure de levée de la séance. Sans oublier la signature des gérants de l’entreprise ou le cas échéant du président de séance. Dans le cas des SNC, par contre, ce document doit également être signé par chaque associé présent sur la feuille de présence à l’assemblée générale.

Bon à savoir

Le procès-verbal de l’assemblée doit spécifier avant le détail des résolutions l’ordre du jour abordé pendant la réunion.

Si une résolution a été prise à l’unanimité par les associés, il est primordial de le préciser dans ce document.

Pour les SA

En plus des mentions citées ci-dessus, le procès-verbal de l’assemblée de SA doit aussi faire figurer :

• Le mode de convocation
• La composition du bureau (identité du président et du secrétaire de séance ainsi que des deux scrutateurs)
• Le nombre d’actions participant aux votes
• Le quorum atteint
• Toute éventuelle difficulté technique de transmission ayant perturbé le bon déroulement de l’assemblée générale annuelle

Enfin, tous les membres du conseil du bureau doivent apposer leur signature sur ce document.

Cas des SARL

Outre les mentions obligatoires classiques, un PV d’assemblée de SARL doit également contenir les indications suivantes :

• La qualité du président de l’assemblée
• Le nombre de parts sociales détenues par chacun des membres du conseil de l’entreprise

Comme pour les SA, le PV d’AG d’une SARL doit aussi faire mention de toute survenance éventuelle d’un incident technique qui a perturbé le déroulement de l’assemblée.

Erreur sur le PV d’AG : que faire ?

La rédaction du PV d’AG incombe le plus souvent à l’un des gérants de la société. Mais, cette tâche peut également revenir à une autre personne pourvu qu’elle dispose des compétences nécessaires. Le secrétaire de séance, le juriste de l’entreprise ou encore l’expert-comptable ont ainsi tout à fait la possibilité de rédiger ce document. Bien évidemment, l’erreur est humaine. Aussi, il n’est pas à écarter que le rédacteur du PV oublie certaines informations importantes, voire commet des erreurs. Ce qui entraine la nullité du document et l’annulation de l’assemblée générale annuelle.

Heureusement, il est parfaitement bien possible de procéder à l’ajout, à la suppression et à la rectification des procès-verbaux. Pour ce faire, il suffit de respecter les règles applicables aux corrections des actes établis en la forme authentique. Et pour cause, il n’existe aucune règle spécifique en droit des sociétés concernant les modalités de correction d’un PV d’AG.

Dans quels cas est-il essentiel de rédiger un PV d’AG ?

Constitution d’une entreprise, modification des statuts, dissolution et liquidation de la société, nombreuses sont les situations qui imposent la rédaction d’un PV d’AG.

L’intérêt de rédiger un PV d’assemblée lors de la constitution d’une entreprise

Que ce soit pour créer une SAS, une SARL, une SCI ou toute autre entreprise, il est de rigueur d’établir un PV d’AG. De fait, il fait partie des pièces justificatives (statuts constitutifs…) nécessaires pour le dépôt au greffe lors de la création d’une société. Il permet d’ailleurs d’attester de l’accord des associés présents ou représentés qui ont souhaité monter une structure.

La modification des statuts

Changement de dirigeant, transfert de siège, augmentation ou réduction de capital, cession des parts sociales détenues par un associé…, pour toute modification majeure intervenant dans la vie de la société, une mise à jour des statuts s’impose. Dans ce cas, l’établissement d’un PV d’AG est une nécessité. Ce document permet en effet de vérifier le consentement des associés quant à la mise en œuvre de ce changement.

La procédure de dissolution-liquidation

Les procès-verbaux de dissolution permettent de constater la décision des associés sur le fait de dissoudre la société. Par ailleurs, ils figurent dans le dossier de dissolution qui doit être fourni pour le dépôt au greffe du tribunal de commerce pour enclencher la procédure dissolution-liquidation qui aboutira à la radiation de l’entreprise.