Quels sont les différents types de logiciels de comptabilité ?

Logiciel de comptabilité : les différents types selon leur accessibilité

Les logiciels comptables peuvent être catégorisés en deux types selon leur mode d’accès.

Les progiciels de gestion intégré ou PGI

Également appelé logiciel « on premise », le logiciel de gestion de comptabilité intégré est un outil installé sur le système informatique du bureau de l’entreprise. Ainsi, il n’est accessible qu’en étant présent sur le lieu de travail. Ce type de logiciel comptable convient aux utilisateurs dont le suivi de la comptabilité s’effectue uniquement pendant les heures de travail effectif.

Il s’agit d’un logiciel sécurisé pour la sauvegarde des données et des comptes d’une société. Sur certains types de logiciel comptable intégré, il est possible de paramétrer les modules et les options selon le secteur d’activité et la méthode de gestion de l’entreprise.

Par ailleurs, les utilisateurs ainsi que leur accès à certaines fonctionnalités peuvent être limités. Sage, Ciel Compta et Cegid XRP Flex figurent parmi les meilleurs logiciels de comptabilité de cette catégorie.

Les logiciels de comptabilité en ligne

À la différence des PGI ou des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning), les logiciels de comptabilité en ligne permettent un accès aux données comptables à toute heure et n’importe où. De ce fait, ce type de logiciel comptable permet une mise à jour des comptes de l’entreprise en temps réel. Grâce à un tel outil, les échanges d’informations et de documents comptables avec les collaborateurs peuvent être totalement dématérialisés.

Hébergé sur des serveurs externes appartenant à l’éditeur, le logiciel de comptabilité en ligne est accessible depuis tout appareil connecté à internet. Il est également possible de gérer le droit d’accès, c’est-à-dire les utilisateurs de ce logiciel. En termes de sécurité, des normes strictes encadrent le respect de la confidentialité des données des entreprises.

QuickBooks, Itool ou encore FreshBooks font partie des logiciels comptables en ligne les plus utilisés.

Logiciel de comptabilité : les différents types selon leurs fonctionnalités

Les logiciels comptables se déclinent en deux catégories selon les options intégrées. Si certains modèles ne permettent d’effectuer que les opérations courantes, d’autres incluent des fonctions plus avancées.

Les logiciels de pré-comptabilité

Il s’agit d’un outil employé pour la gestion pré-comptable, une étape qui consiste à centraliser les données utiles aux écritures comptables. Un logiciel de pré-comptabilité permet d’exécuter les tâches comptables de base telles que :

• Le traitement automatisé des factures
• L’enregistrement des sommes encaissées
• Le suivi des transactions bancaires
• L’envoi automatique des relances
• Etc.

Avec des fonctionnalités classiques, ce type de logiciel comptable allège les missions d’assistance de gestion. De ce fait, le logiciel de pré-comptabilité ne permet pas d’éditer des documents comptables détenant une valeur juridique. Il est notamment conçu pour économiser du temps tout en assurant une comptabilité juste.

Les logiciels comptables multifonctions

La majorité des entreprises sont attirées par ce type de logiciel comptable du fait des multiples opérations qu’elles peut exécuter. Renfermant diverses options, ces logiciels comptables englobent à la fois des fonctionnalités en comptabilité de base et celles pour l’établissement des documents de synthèse comptable dont :

• Le bilan
• Le compte de résultat
• L’annexe.

Par ailleurs, ils comprennent également des fonctions pratiques comme la communication des courriers avec les clients et les autres collaborateurs.

Les logiciels comptables multifonctions garantissent un gain de temps considérable du fait de l’utilisation d’un outil unique en comptabilité. Ils permettent de mettre à jour et de contrôler les comptes de l’entreprise.

À part la comptabilité pure, ils peuvent aussi intégrer des volets ressources humaines, approvisionnement et stock, vente, etc.

Quels sont les logiciels de gestion indispensables en comptabilité ?

Toute entreprise, quel que soit son domaine d’activité, doit disposer des logiciels de gestion comptable ci-après.

Le logiciel de facturation

L’utilisation d’un logiciel de facturation simplifie le processus d’édition des factures clients. Encadrée par des réglementations strictes, la rédaction de ces pièces nécessite en effet la maîtrise des mentions obligatoires ainsi que de différents calculs. Ce logiciel comptable permet d’enregistrer :

• Les informations concernant chaque client
• Les conditions de tarification,
• Le taux de TVA à appliquer
• Les conditions de paiement
• Etc.

Le logiciel de facturation est un outil de comptabilité qui permet d’automatiser les tâches depuis le calcul des différents montants jusqu’à l’enregistrement final du document.

Le logiciel de suivi des dépenses

Pour un suivi rigoureux des décaissements au niveau des comptes de l’entreprise, il est essentiel d’utiliser un logiciel comptable de suivi des dépenses.

Il s’agit d’une solution efficace pour la gestion en temps réel des charges variables et des charges fixes de l’entreprise. Ce logiciel permet un traitement automatique des reçus, des notes de frais et des factures.

En outre, il permet d’émettre une synthèse de toutes les dépenses, un élément indispensable en comptabilité et en analyse financière.

Le logiciel de paie

Cet outil informatique s’avère également important pour une meilleure gestion de la paie. Le logiciel de paie constitue un moyen d’automatiser l’établissement des bulletins de salaire, leur classement et l’enregistrement des données sociales des employés de l’entreprise. Grâce à un tel logiciel comptable, il est possible d’exécuter de façon automatique les différentes tâches dont :

• La prise en compte des congés, des absences, des heures supplémentaires
• La déduction des différentes charges sociales
• Le calcul des primes
• Etc.

Le logiciel de trésorerie

Outil de gestion incontournable en comptabilité, le logiciel de trésorerie permet, non seulement d’analyser la situation des ressources financières d’une entreprise, mais aussi, de prévoir l’évolution de sa trésorerie.

Il s’agit d’une solution fiable pour contrôler et anticiper la disponibilité des liquidités par rapport aux besoins immédiats, à court et à long terme de l’entreprise.

Le logiciel de gestion de trésorerie aide aussi le comptable et les entrepreneurs à avoir une vision globale claire sur les décaissements et les encaissements.