Quel logiciel pour modifier une fiche de paie ?

Dans quels cas modifier une fiche de paie ?

La gestion de paie reste une mission délicate pour toute entreprise, car elle prend en compte plusieurs éléments. Qu’il s’agisse d’une petite, d’une moyenne ou d’une grande structure, les responsables des ressources humaines ne sont pas à l’abri d’une éventuelle erreur dans leurs opérations. Ce qui peut entraîner des conflits entre l’employeur et le salarié.

Recourir à la modification de la fiche de paie devient alors nécessaire du moment où :

• Un écart est noté sur le montant du salaire (cas d’un moins-perçu ou d’un trop-perçu) ;
• La part de cotisations sociales est inexacte ;
• La durée d’ancienneté du salarié a été faussée ;
• La convention collective est erronée.

Les fautes sur les nombres d’heures travaillés ainsi que les congés payés peuvent également faire partie des erreurs habituelles qui nécessitent la rectification de la fiche de paie.

Il faut dire qu’une irrégularité sur le bulletin de paie impacte non seulement la comptabilité d’une entreprise, mais expose cette dernière à des sanctions de la part de l’URSSAF ou des prud’hommes. Ces instances peuvent ainsi réclamer le paiement du salaire de l’employé, accompagné d’éventuels intérêts de retard, ou bien ordonner une rupture du contrat de travail par le moyen d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse avec les indemnités.

L’employeur doit alors redoubler de vigilance avant de passer à l’édition de la fiche de paie.

Comment modifier une fiche de paie ?

Bien qu’il n’y ait aucune formalité particulière fixée par le Code du travail sur la modification de la fiche de paie, la régularisation doit être réalisée immédiatement. Malgré tout, l’employeur doit aviser le salarié concerné avant tout ajustement. L’entreprise peut alors solliciter l’aide d’un spécialiste en fiche de paie opérant dans un cabinet d’expert-comptable, ou bien d’un logiciel de paie.

Avant de procéder à la rectification du bulletin de paie, l’employeur doit au préalable fixer la période pendant laquelle le réajustement aura lieu. Cela dépendra si le contrat du travail du salarié est en cours d’exécution ou s’il a été rompu. L’employeur procèdera ensuite à l’application des cotisations sociales en fonction du contrat de son employé.

Dans le cas d’un rappel sur salaire, les taux applicables à l’année en cours sont visibles sur le site de l’URSSAF. Ces rectifications peuvent être intégrées dans le logiciel de paie de l’entreprise pour une nouvelle édition du bulletin de salaire.

Une fois la modification terminée, la fiche de paie sera ensuite transmise au salarié ou à l’ancien employé par l’intermédiaire d’un courrier simple.

Les meilleurs logiciels pour modifier une fiche de paie

Les bulletins de paie sont des documents que tout employeur et salarié doivent conserver pendant une longue période. Ils peuvent leur faire valoir leurs droits lors d’un audit comptable au sein d’une entreprise, mais surtout lorsqu’une erreur d’édition est constatée. C’est pourquoi la conservation des fiches de paie doit tenir une place importante pour tout employeur. À l’aide d’un logiciel de paie, le stockage et la modification de ce document deviennent plus faciles. 

Sage One Paie

Considéré comme l’un des logiciels de comptabilité le plus complet, Sage One Paie offre la possibilité à toute entreprise d’éditer aisément toutes les fiches de paie des salariés.

À part de réaliser toutes les opérations de déclaration sociales via la DSN, ce spécialiste assiste ses utilisateurs par une prestation par téléphone, par chat ou par mail 24 h/24 et 7 j/7.

L’un des avantages de ce logiciel réside dans sa prise en main. Effectivement, il ne requiert ni paramétrage ni mise à jour récente.

Payfit

PayFit est une solution en ligne conçue pour révolutionner intégralement la paie. Ce logiciel se caractérise notamment par sa facilité d’utilisation.

Il va sans dire que PayFit permet d’éditer et de modifier tous les mois les bulletins de paie de tous les employés d’une entreprise à une date fixe, et ce, de manière totalement automatique.

Les responsables peuvent réaliser un téléchargement des bulletins et les envoyer aux salariés par mail.

De plus, ce logiciel s’occupe également de toutes les formalités sociales, dont la déclaration sociale nominative ou DSN.

ADP France

Service d’externalisation en ligne, ADP France est un logiciel de paie correspondant aux besoins en comptabilité des entreprises de moins de 50 salariés.

Les avantages de ce logiciel en ligne résident dans la protection des bulletins de paie dématérialisés, ainsi que de la maitrise de l’environnement juridique et sociale d’une entreprise (déclaration DSN).

Grâce à ce logiciel de gestion, la modification des fiches et les paiements des salaires seront complètement sécurisés.

Cegid

Cegid est un logiciel qui permet à tout employeur de rationaliser sa gestion de paie. Il offre ainsi un service complet sur toute la gestion financière et celui des ressources humaines comme les opérations comptables, les déclarations légales et fiscales de l’entreprise (DSN, URSSAF, etc.).

Son principal objectif est alors d’augmenter la productivité de tout employeur. Cegid offre aussi un service d’analyse de données et de risques.

Wuro

Considéré comme un outil de gestion commerciale, Wuro n’en est pas moins un logiciel de paie complet. Il aide les entrepreneurs à créer leur propre facture et leurs devis, tout en assurant un suivi des ventes grâce à des indicateurs de performance.

Intégrant un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, ce logiciel facilite la création et la modification des fiches. De ce fait, les employés peuvent accéder à leur propre document et réaliser un téléchargement à tout moment.