Le KBIS : Document justifiant la création d’une entreprise

Le Kbis, la carte d’identité de l’entreprise commerciale

Désigné sous la lettre K pour les personnes physiques, le Kbis est le dossier d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (R.C.S.). C’est le seul document officiel attestant de l’identité et de la réalité de cette entreprise, permettant en outre au Centre de Formalités des Entreprises à traiter votre dossier.

Au moment de la création d’entreprises, les actionnaires ou le créateur se verront remettre ce Kbis tant attendu pour attester de la création en bonne et due forme de cette société.

Il faut préciser également que les professions réglementées impliquent la production de la pièce d’identité Kbis avant de pouvoir obtenir certaines habilitations de l’administration publique (le Répertoire des Métiers à la Chambre des Métiers, la Caisse des Dépôts et Consignation, etc.).

Que contient le KBIS ?

Ce dossier d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés reprend toutes les informations, concernant l’entreprise, à savoir :

• L’identification du greffe originaire du Kbis
• La raison sociale, l’adresse du siège prouvant l’occupation régulière des locaux du siège et la forme juridique de l’entreprise
• Le numéro d’identification de cette entreprise ou SIRET
• La devise et le montant du capital social
• La date de constitution et la durée de l’entreprise
• Le code NAF accompagné du détail de l’activité
• L’acte de nomination avec le justificatif de domicile des dirigeants
• Le commissaire aux apports (pour le dépôt des apports et l’évaluation des apports en nature).

Lorsque le Kbis est demandé au cours de la vie de l’entreprise, et ce dès la signature des statuts, les informations sur les décisions du tribunal de commerce, mais aussi celles relatives aux comptes de l’entreprise sont également reportées sur ce document. En effet, c’est en fait la carte nationale d’identité de l’entreprise prouvant aussi de l’acte de nomination des gérants et de l’occupation régulière des locaux du siège social.

À qui sert le KBIS ?

Le Kbis, la pièce d’identité de l’entreprise, est le seul document officiel pour attester de l’identité légale de l’entreprise, il est exigé par les principaux partenaires de l’entreprise (comme le Centre de Formalités des Entreprises, le commissaire aux apports pour le dépôt et/ou évaluation des apports en nature et en numéraire, le Répertoire des Métiers à la Chambre des Métiers, la Caisse des Dépôts et Consignation…), c’est pour cela qu’il est indispensable qu’une nouvelle entreprise effectue une attestation de parution dans un journal légal juste après la signature des statuts.

Au moment de la création de celle-ci, la carte nationale d’identité de l’entreprise, le Kbis, se devra d’être présentée à la banque pour que cette dernière puisse officialiser l’ouverture du compte au nom de l’entreprise. C’est également la production de ce document, qui donnera la possibilité de débloquer le capital social de l’entreprise, capital jusque-là versé sur un compte obligatoirement auprès d’un organisme financier agréé.

Au cours de la vie de l’entreprise, le Kbis sera une fois de plus le seul document valide pour pouvoir postuler à des appels d’offres, mais aussi pour envisager de collaborer avec certains fournisseurs et/ou clients.

Comment récupérer un Kbis sur Infogreffe ?

Infogreffe est un groupement d’intérêt économique qui permet de consulter, à travers son service en ligne, certaines informations sur les entreprises immatriculées au RCS. Il permet notamment d’obtenir un extrait Kbis, un document servant de preuve de l’existence légale de la société. Pour ce faire, il convient de suivre plusieurs étapes.

Pour une société en création

Tout d’abord, le créateur d’entreprise doit créer un compte sur infogreffe.fr et renseigner ses coordonnées telles que son adresse postale, son adresse électronique, etc. Ce qui lui permettra de procéder à la demande d’immatriculation.

Pour rappel, il doit joindre les pièces justificatives numérisées et le formulaire adéquat, puis régler les frais d’immatriculation en paiement sécurisé par carte bancaire. Un mail d’accusé de réception du dossier lui sera parvenu à cet effet.

Suite à une réponse favorable de la demande, un extrait Kbis est délivré par le greffe du Tribunal de commerce par courrier ou par mail dans les 24 heures.

Pour une société existante

En France il est possible d’acheter le KBIS de n’importe quelle société immatriculée, qu’elle vous appartienne ou non.

Pour ce faire, vous devez :

• Vous connecter à infogreffe,
• Rechercher la société par son nom ou n° de SIREN,
• Payer le coût du KBIS par carte bancaire.

Comment obtenir un extrait Kbis gratuit ?

En principe, la demande d’un extrait de Kbis a un coût. Celui-ci est fixé par décret et varie en fonction du mode d’envoi du document. Au 1er janvier 2022, le tarif est de :

• 2,69 euros pour une récupération sur place (au greffe du Tribunal de commerce) ;
• 3,37 euros pour une transmission par voie électronique (dont 0,68 euro de diligences de transmission) ;
• 4,18 euros pour un envoi par courrier.

Toutefois, le chef d’entreprise a la possibilité d’obtenir un extrait Kbis gratuit. Pour cela, il doit effectuer une demande en ligne en créant un compte sur le site monidenum.fr. Une fois connecté à son espace personnel, il devra se rendre dans la rubrique « Kbis & Performances », puis cliquer sur le bouton de téléchargement. Une page qui contient le document va alors s’ouvrir. Il ne lui reste plus qu’à le télécharger au format PDF.

Comment modifier un Kbis ?

La modification d’un extrait Kbis intervient dès lors qu’il y a un changement dans les clauses statutaires, tel que la nomination d’un dirigeant, le transfert de siège social, la modification de l’objet social… À cet effet, le dirigeant est tenu de réaliser les démarches liées au changement statutaire. Cela concerne entre autres la convocation des associés en assemblée générale extraordinaire, le vote de la modification suivant les modalités fixées et l’enregistrement de la décision au greffe du Tribunal de commerce. Dans les détails, il convient de déposer une demande de modification du Kbis après avoir voté la décision et publié un avis de la modification dans un Journal d’Annonces Légales (JAL).

Le dossier de la demande doit comprendre plusieurs justificatifs comme :

• Les nouveaux statuts mis à jour et signés ;
• Un exemplaire du procès-verbal de l’assemblée ;
• Un formulaire M2 et/ou M3 dûment rempli ;
• Une attestation de parution du changement dans un journal habilité ;
• Un chèque à l’ordre du greffe.