La nécessité de passer vers une numérisation plus avancée, une modernisation et une fluidité des processus commerciaux de l’entreprise a favorisé l’utilisation de la signature électronique. Auparavant, il fallait compter plusieurs semaines pour signer un document, encore faut-il que cette signature soit manuscrite. Désormais, il est possible de l’effectuer en ligne, à travers des logiciels, pour donner au contrat une valeur juridique.
De ce fait, un logiciel certifié est nécessaire pour faire une signature électronique. C’est pourquoi Docusign se présente comme un outil fiable grâce à ses nombreuses fonctionnalités qui garantissent la sécurité de vos documents.
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comparerPrésentation de Docusign
Docusign est avant tout une entreprise spécialisée dans le domaine de l’informatique, plus précisément dans la signature électronique et la gestion des transactions numériques. Créée en 2003, elle est aujourd’hui leader mondiale de la gestion des signatures électroniques en mode cloud avec plus de 50 millions d’utilisateurs dans plus de 180 pays.
Certifiée ISO 27001:2013 sur la sécurité des informations, BCR, SSAE 18, HIPAA, ou encore eIDAS, la plateforme reçoit et traite quotidiennement des millions de documents. Nul doute, Docusign est un service de signature accessible à tous pour le traitement des accords et contrats, notamment au sein d’une entreprise. Plus concrètement, c’est une solution rapide et sécurisée qui signe des documents en leur donnant une valeur juridiquement contraignante.
Quelles fonctionnalités ?
Il existe de nombreuses fonctionnalités proposées par DocuSign. En plus d’inclure les services d’authentification (basée sur l’e-mail, par code d’accès, par SMS, etc.), la gestion de l’identité des utilisateurs et l’automatisation des processus, il peut facilement être intégré à d’autres applications pour préremplir les formulaires, et permet de spécifier le nombre de signataires en fonction de votre besoin.
Le logiciel prend en charge de nombreuses extensions de documents comme PDF, *. docx, *. xlsx, *.txt. Le procédé de Docusign passe tout d’abord par le cryptage des signatures électroniques et des documents, avant de les traiter par un algorithme de protection. Ce système assure ainsi que le contenu n’a pas été altéré ou modifié.
L’une des fonctionnalités du service est aussi la conformité pour garantir la légitimité des documents. Ainsi, ils sont légaux et reconnus par un tribunal. Les programmes avancés pour l’obtention d’informations et de consignation des transactions protègeront vos contrats de tous rejets ou invalidations.
Par ailleurs, la plateforme est configurable grâce à des fonctions avancées d’administration centralisée, et dispose d’un système de stockage sécurisé pour les documents déjà signés. Mieux encore, vous pouvez consulter des informations sur votre compte en temps réel dans le but d’avoir un aperçu de vos statistiques d’activités.
Pour couronner le tout, Docusign ouvre son Application Programming Interface (API) pour permettre aux développeurs d’apporter de nouvelles idées dans la programmation du service.
Ainsi, cette plateforme en ligne dispose de multiples fonctionnalités garantissant à la fois la sécurité, l’authentification, la disponibilité et la conservation.
Comment utiliser Docusign ?
Faire une signature en ligne grâce à Docusign n’a jamais été aussi simple. À partir de votre ordinateur, tablette ou smartphone, et depuis n’importe quel endroit, vous pouvez utiliser le logiciel 24 h/24, 7 j/7.
Pour cela, 3 étapes se révèlent importantes :
- Téléchargement des documents : depuis votre terminal, téléchargez les documents qui feront l’objet de la signature, et ce, peu importe leurs formats.
- Ajout des signataires : renseignez le nom et l’adresse e-mail de vos signataires et des autres destinataires éventuellement. Vous êtes ensuite tenus d’organiser l’ordre de réception des documents à signer par ces signataires.
- Disposition des champs et envoi : il s’agit de glisser-déposer les champs DocuSign à l’endroit de la signature, du paraphe ou de la date. Cela étant fait, cliquez sur « Envoyer ». Pour accéder auxdits documents, un mail muni d’un lien est envoyé à chacun des destinataires, qu’il faudra bien entendu cliqué. Après la signature, la plateforme conserve les documents dans son système de stockage, en attendant que ceux-ci soient récupérés.
En somme, faire une signature électronique avec Docusign se résume à : télécharger les documents à signer et les faire parvenir aux signataires suivant l’ordre de signature que vous avez établi, pour être finalement stockés de manière sécurisée et récupérés par la suite.
Quels sont les avantages ?
Avec des centaines de millions d’utilisateurs, il va sans dire que Docusign est le n° 1 mondial de la signature électronique. Et cette plateforme a de quoi satisfaire les clients : accélération du processus de transaction, réduction des coûts, amélioration de la visibilité et contrôle des documents.
À cet effet, en utilisant Docusign, vous pouvez profiter de maints avantages :
- Gain de temps
- Sécurité des fichiers, sans risque de falsification extérieure
- Plus de mobilité dans les échanges
- Outil simple et facile d’utilisation
- Gestion de plusieurs destinataires séquentiels, le but étant de cibler plusieurs clients en même temps, avec une seule action
- Consultation de l’historique complet et le certificat de piste d’audit
- Certains modèles réutilisables peuvent être personnifiés. Il est également possible d’ajouter une marque personnalisée à vos documents.
- Qualité de l’envoi hors ligne et de la signature électronique
- Le système de marquage peut vous aider à montrer aux destinataires où ils doivent signer le document.
En quelques chiffres, Docusign c’est 33 euros d’économie par document, 64 % des documents signés en moins d’une heure, et un score de 60 en Net Promoter Score. Bénéficiez également des services supplémentaires de la plateforme comme les forfaits d’assistance, les services professionnels, et les formations Docusign.
Quelles sont les limites ?
Les limites de ce logiciel de signature électronique par rapport aux autres logiciels résident dans son mode d’authentification et son coût.
En effet, le processus nécessite l’authentification du destinataire. Celui-ci peut très bien vérifier son identité par téléphone ou par vérification d’identité RSA. Dans les deux cas, cela coûte un supplément de frais. Vous devez également payer pour un soutien communautaire en utilisant cette plateforme.
En outre, le logiciel est un peu plus onéreux par rapport à des produits similaires sur le marché.
Par ailleurs, l’assistance par e-mail ou téléphone vous coûtera des frais supplémentaires.
Quels sont les tarifs ?
Vous l’aurez compris, Docusign est l’une des meilleures solutions pour la signature électronique en ligne. Si vous souhaitez tester le logiciel, vous pouvez obtenir un essai gratuit de 30 jours. Une fois ce délai passé, vous devez payer un abonnement pour continuer de l’utiliser.
Docusign propose ainsi 3 types de forfaits en fonction de vos besoins :
Pour la tarification mensuelle :
- Particuliers : 14 euros/mois
- Standard : 35 euros/mois par utilisateur
- Business Pro : 57 euros/mois par utilisateur
Pour la tarification annuelle :
- Particuliers : 9 euros/mois
- Standard : 23 euros/mois par utilisateur
- Business : 38 euros/mois par utilisateur
