Choisir son outil de signature électronique ? Les meilleurs

Ayant la même valeur juridique que sa version manuscrite, la signature électronique permet de faciliter les échanges en entreprise. En plus, elle tient une place importante dans la dématérialisation de la gestion des documents papier. Efficace, simple et sécurisée, elle doit néanmoins répondre à certaines conditions pour assurer sa validité. Ainsi, l’e-signature doit notamment être exclusive, reconnaissable, non réutilisable, irrévocable, permanente et non modifiable. Bien choisir son outil de signature électronique s’avère alors essentiel. En effet, seule une solution adaptée et fiable peut permettre de disposer d’une signature qualifiée d’authentique, légale et juridiquement valable.

Toutefois, vous n’êtes pas sans savoir qu’une pléthore d’offres existe sur le marché des logiciels de signature numérique. Faire son choix ne se révèle donc pas toujours chose aisée et peut vite devenir un vrai casse-tête. D’autant que toutes les solutions proposées ne promettent pas les mêmes garanties. Dès lors, pour vous aider dans votre démarche, cet article vous livre tous les éléments à prendre en compte lors de la sélection de votre outil. Mieux encore, il a rassemblé pour vous les meilleures solutions d’e-signature qui ont su sortir du lot par leurs caractéristiques intéressantes. Tout de suite les détails.

Comment choisir son outil de signature électronique ?

Pour ne rien rater du choix de votre outil de signature électronique, vous devez bien évidemment tenir compte d’un certain nombre de points. Grâce aux critères listés ci-dessous, vous pouvez ainsi faire facilement le tri parmi les offres disponibles actuellement.

Quel type d’outil de signature électronique choisir : une solution en mode SaaS ou un logiciel en installation interne ?

Effectivement, deux options se présentent à vous pour le choix de votre logiciel de signature numérique. D’une part, vous avez tout à fait la possibilité de sélectionner une solution basée sur le Cloud. À l’instar de tous les outils en mode SaaS, ce type de logiciel ne cesse également de gagner en popularité auprès des entreprises. Concrètement, votre équipe accède à l’interface en ligne, et ce, via des identifiants spécifiques. Autrement dit, une connexion internet s’avère nécessaire. En tout cas, une solution d’e-signature SaaS vous garantit :

  • Une installation rapide
  • Une plus grande flexibilité
  • Un accompagnement en cas de soucis techniques
  • Un échelonnement de vos dépenses (abonnement mensuel ou annuel)
  • Des données consultables à tout moment et n’importe où
  • Un besoin moins important de matériel informatique
  • Une excellente alternative pour les équipes sur le terrain

D’autre part, vous pouvez parfaitement bien miser sur un logiciel en interne. Ce dernier implique l’installation d’une licence sur les ordinateurs de votre entreprise. Ainsi, il vous permet d’avoir le contrôle sur l’ensemble de vos données. De plus, il promet une meilleure sécurisation de vos informations puisque celles-ci se voient hébergées sur vos propres serveurs.

La simplicité d’utilisation, un critère de premier ordre à considérer lors de son choix

Il va sans dire que pour lever la réticence des signataires, le processus doit se montrer fluide. Pour ce faire, vous devez privilégier un outil simple à utiliser et agréable à prendre en main. Que ce soit pour vos équipes, vos clients ou vos partenaires, la signature d’un document doit s’opérer en toute simplicité et en un rien de temps. Il importe d’ailleurs que l’utilisation de votre solution de signature numérique facilite la vie de vos collaborateurs. Cela, afin de leur permettre de passer plus rapidement à d’autres tâches.

Miser sur une solution qui répond à ses besoins

Chaque entreprise a ses propres besoins en matière de gestion des documents. Raison pour laquelle vous devez définir vos exigences au moment de votre sélection. Parmi les points qu’il convient alors de prendre en considération, vous pouvez retrouver :

  • Le nombre d’utilisateurs
  • La quantité et la nature des documents à signer (contrats, devis, mandats, factures, bons de commande, compromis de vente, déclarations sociales et fiscales…)
  • La compatibilité de l’outil avec les documents Adobe PDF, Word, les fichiers SharePoint, les feuilles de calcul Excel, les emails Outlook et autres applications de contenu que vous employez (InfoPath, AutoCAD…)
  • Vos objectifs
  • Votre activité

Bien entendu, la solution la plus pertinente constitue aussi celle qui cadre le mieux avec vos attentes.

Privilégier un outil de signature électronique conforme avec la règlementation

En effet, vous ne devez en aucune façon choisir n’importe quel outil de signature électronique. Vous devez utiliser une solution qui respecte les dispositions légales en la matière. À cet égard, la France reconnaît deux systèmes de référence :

  • Le Référentiel Général de Sécurité (RGS)
  • La norme européenne electronic IDentification Authentification and trust Services (eIDAS)

Le RGS constitue un cadre règlementaire qui permet d’instaurer la confiance dans les échanges entre les institutions administratives et les citoyens. Il permet de garantir les caractères authentique et infalsifiable du document comme de l’e-signature. Applicable depuis le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS encadre, quant à lui, la valeur légale de la signature numérique au sein de l’Union européenne. Il impose les formats que les signatures électroniques doivent respecter :

  • Cades (CMS advanced electronic signature)
  • Xades (XML advanced electronic signature)
  • Pades (PDF advanced electronic signature)

S’ajoute à cela le format de conteneur de signature Asic.

Vous devez donc opter pour des solutions et offres conformes à ces normes lors de votre prise de décision.

Autre critère déterminant à prendre en considération : le niveau de certification et de sécurité

Selon votre activité et vos besoins, vous devez choisir un logiciel avec un niveau de certification et de sécurité adéquat. Sachez alors qu’en termes de certification, le règlement eIDAS définit trois niveaux de garantie et de fiabilité. À savoir la certification simple, la certification avancée et la certification qualifiée.

Pour ce qui est du niveau de sécurité, le RGS en distingue trois pour les fonctions d’authentification, signature et confidentialité. Un niveau correspond ainsi à un type de signature bien défini :

  • La signature électronique simple qui demande une authentification par SMS pour renforcer sa sécurité. Très utilisée par les entreprises, elle suit une procédure simple et rapide.
  • La signature électronique avancée qui requiert la présentation de certificats. Et ce, afin de garantir l’intégrité du document, l’identité du signataire et la non-répudiation de l’engagement matérialisé par la signature. Elle convient surtout pour les contrats commerciaux, les contrats de travail et les ordres de mission.
  • La signature électronique qualifiée qui obéit à un véritable dispositif d’identification. Utilisée généralement pour les transactions à fort montant, elle repose sur des contraintes règlementaires. Cela, aussi bien en ce qui concerne la vérification de l’identité du signataire que la clé de l’e-signature.

Les fonctionnalités proposées par le logiciel de signature numérique

Comme mentionné plus haut, un outil d’e-signature doit répondre autant que possible à vos besoins et vos attentes. Et ce, afin de vous simplifier la tâche au maximum. Pour cette raison, elle doit disposer de plusieurs fonctionnalités indispensables :

  • Possibilité de signer un document seul ou à plusieurs
  • Signature de l’ensemble de vos documents, quel que soit leur type
  • Signature de documents en lot
  • Suivi en temps réel de l’état d’avancement de vos procédures de signature numérique
  • Traçabilité des fichiers ouverts, signés ou imprimés
  • Relance automatique du processus d’e-signature avec message personnalisé aux destinataires
  • Vérification de l’identité du signataire (SMS, photo, pièce d’identité…)
  • Fonctions d’horodatage et de cachetage
  • Gestion des rôles et définition d’un ordre de signature
  • Notification automatique d’un signataire en attente d’une procédure de signature
  • Service de messagerie instantanée (chat pour guider et répondre aux questions des clients et prospects)
  • Validation ou refus du contenu du document avant sa signature

Les solutions disponibles sur le marché peuvent bien sûr présenter d’autres fonctions supplémentaires qui font leur différence.

Un espace d’archivage à disposition ?

Parce que vos données s’avèrent sensibles et confidentielles, vous devez de toute évidence assurer leur sécurité. Cela, afin que personne ne puisse les récupérer, les modifier ou les falsifier. Ainsi, certains logiciels peuvent vous fournir un espace sécurisé dédié pour l’archivage de vos documents signés électroniquement. À l’issue de la procédure de signature numérique, vos informations font alors l’objet d’un traitement et d’une sauvegarde automatiques sur un espace destiné à cet effet.

Opter pour une solution conçue par un éditeur certifié

Pour des raisons d’efficacité, de sécurité et de conformité, mieux vaut miser sur un logiciel édité par un prestataire agréé. Effectivement, pour disposer d’une valeur légale et être qualifiée d’authentique, une e-signature doit être accomplie par un éditeur de confiance. Concrètement, la fiabilité d’un éditeur d’outil de signature électronique se reconnaît par sa capacité à :

  • Se conformer aux exigences de l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI)
  • Proposer une e-signature qui respecte les contraintes règlementaires
  • Satisfaire aux impératifs en matière de sécurité (identifier et maîtriser les menaces et risques)

Il incombe dès lors à l’ANSSI de juger de la compétence du prestataire de service sur le long terme. Pour savoir si un éditeur est qualifié, vous n’avez en fait qu’à consulter la liste des produits et services qualifiés. Établie par l’ANSSI, cette liste fait d’ailleurs l’objet d’une mise à jour par mois.

Vérifier la possibilité d’intégration de l’outil de signature électronique

Que rêver de mieux qu’une solution d’e-signature qui peut s’intégrer aux autres applications que vous utilisez ! Pour faciliter la tâche de vos différentes équipes (commerciaux, RH, finance…), privilégiez un outil compatible avec :

  • Vos autres logiciels (CRM, SIRH, ERP…)
  • Votre système d’exploitation

Cela vous permet de gagner énormément de temps dans le traitement de vos dossiers. De fait, les données essentielles à la réalisation de certaines tâches au sein de votre entreprise sont transférées plus facilement et plus rapidement.

Le logiciel permet-il de signer numériquement depuis un navigateur ou un appareil mobile ?

Un outil de signature électronique doit faire preuve de flexibilité. Il doit pouvoir s’utiliser n’importe où, à tout moment et depuis n’importe quel appareil. En effet, vous devez permettre à vos clients, partenaires et collaborateurs d’apposer en toute simplicité leur signature sur les documents. Et ce, qu’ils opèrent depuis leur poste de travail au bureau, sur leur tablette à la maison ou bien sur leur smartphone au parc.

Combien coûte la solution ?

Que vous optiez pour un logiciel sous licence ou basé sur le Cloud, vous devez tenir compte de son coût. Selon votre budget, un outil peut ainsi mieux vous convenir qu’un autre. Quoi qu’il en soit, évaluer le coût total de propriété (TCO) de votre démarche peut se montrer intéressant. Cela vous permet effectivement de savoir si votre souscription ou votre acquisition en vaut la peine ou non.

Vous souhaitez choisir une solution en installation interne ? Dans ce cas, vous devez considérer les éléments suivants pour l’estimation de votre CTO :

  • Le coût du produit
  • La mise en place
  • Les frais de renouvellement des certificats numériques
  • Les mises à jour
  • La formation
  • L’assistance technique

Par contre, si vous misez sur une solution en mode SaaS, seuls quelques points sont à prendre en compte. À savoir le prix de l’abonnement mensuel ou annuel, les éventuelles modalités d’engagement et les frais cachés.

Palmarès des meilleurs outils de signature électronique

À l’heure actuelle, certains logiciels de signature numérique ont su se différencier et ont réussi à s’imposer comme des acteurs incontournables du secteur. Yousign, Docusign, Universign, Eversign, Adobe sign… constituent autant de solutions que vous pouvez choisir pour votre processus d’e-signature.

Yousign

Solution conçue pour tous les secteurs d’activité, Yousign s’adresse à toutes les entreprises, peu importe leur taille. Cette référence française vous permet de bénéficier des services d’un tiers de confiance pour la dématérialisation de vos signatures. Certifiée tant au niveau français qu’européen, elle vous donne également la possibilité d’automatiser vos processus de contractualisation.

Simplicité, sécurité et accompagnement, voilà ce que promet Yousign ! De la définition de vos workflows de validation au stockage des preuves, en passant par le recueil des signatures, tout s’opère facilement et rapidement. Ce logiciel de signature électronique vous permet ainsi de gagner un temps précieux et vous aide à vous concentrer sur l’essentiel. Pour ce faire, il met à votre disposition son large panel de fonctionnalités qui vous assurent une collaboration simplifiée, une expérience fluidifiée…

Côté tarif, le forfait application Yousign vous donne le choix entre trois offres :

  • 25 € par mois par utilisateur pour un abonnement à Yousign Team
  • 40 € par mois par utilisateur pour une souscription à Yousign Business
  • Yousign Corporate (sur devis)

Dans tous les cas, vous pouvez compter sur 14 jours d’essai gratuit pour voir cette solution SaaS en action.

DocuSign

Doté d’une interface ergonomique, DocuSign représente une référence mondiale en matière de logiciels de signature électronique. Décliné en application mobile, cet outil basé sur le Cloud répond aux normes essentielles en termes de sécurité et de conformité. Il vous propose d’ailleurs les trois niveaux d’e-signature imposés par la règlementation française et européenne. Il met également à votre disposition une série de fonctionnalités et d’intégrations pour automatiser et connecter vos processus de contractualisation.

Pour ce qui est de la tarification, DocuSign a développé pour vous trois forfaits d’abonnement :

  • L’offre dédiée aux particuliers disponible pour 9 € par mois (pour un seul utilisateur et à usage personnel)
  • La formule Standard qui coûte 23 € par mois par utilisateur
  • La solution Business Pro qui s’élève à 38 € par mois par utilisateur

Bonne nouvelle ! DocuSign vous permet de profiter de 30 jours pour tester gratuitement sa solution.

Universign

Prestataire de service de confiance qualifié selon le règlement eIDAS, Universign constitue également un outil en mode SaaS. Il couvre aussi bien la signature numérique que le cachet électronique et l’horodatage. Ainsi, quels que soient vos besoins et vos attentes, cette solution saura vous satisfaire en matière d’e-signature. D’ailleurs, elle vous propose une tarification claire et simple :

  • 49 € HT pour un pack de 25 signatures
  • 97 € HT pour un pack de 50 signatures
  • 189 € HT pour un pack de 100 signatures
  • 899 € HT pour un pack de 500 signatures

Sans engagement, chaque forfait est valable 1 an et vous donne accès à un service d’assistance gratuit. En outre, cette solution vous fait bénéficier de diverses fonctionnalités (gestion des rôles, workflow de validation, rappel…). Mieux encore, elle se décline en application mobile pour une utilisation sur smartphone et tablette.

Eversign

Eversign est un logiciel de signature numérique qui séduit par sa praticité, sa simplicité d’utilisation et son efficacité. Intuitive, cette plateforme en ligne s’adresse aux petites comme aux grandes entreprises. Et ce, peu importe leur secteur d’activité (tourisme, immobilier, assurance, production audiovisuelle…). Sa tarification bien pensée le reflète d’ailleurs parfaitement :

  • Version gratuite
  • Basic (9,99 $ par mois)
  • Professional (39,99 $ par mois)
  • Professional plus (79,99 $ par mois)
  • Enterprise (sur demande)

Bien entendu, ce qui différencie ces forfaits d’abonnement, ce sont les fonctionnalités qui les composent. Dans tous les cas, vous pouvez compter sur des signatures juridiquement valables. De plus, la plateforme a été optimisée pour tous les types d’appareils : ordinateur, tablette et smartphone.

Adobe Sign

Simple et performant, Adobe Sign fait partie des outils de signature électronique qui ont la cote auprès des particuliers et professionnels. Disponible également sur mobile et tablette, il a été pensé pour répondre aux exigences de conformité spécifiques à votre secteur d’activité. Assorti de fonctionnalités diverses (signature instantanée, utilisation avec Microsoft Office, intégrations, automatisation…), il vous fournit des signatures conformes à la règlementation.

Pratique pour signer des documents en grande quantité, Adobe Sign prend en charge de nombreux formats de fichiers (PDF, Word…). Simple à prendre en main pour une utilisation basique, cette plateforme en mode SaaS vous donne le choix entre deux formules d’abonnement :

  • Adobe Sign Petites entreprises pour 9 utilisateurs au maximum (41,99 € par mois et par utilisateur)
  • Adobe Sign Business et Entreprise (tarif sur devis)

Vous pouvez en plus bénéficier d’un essai gratuit pendant 14 jours sans que vous ayez besoin de renseigner vos données bancaires.

Bref, choisir son outil de signature électronique pour son entreprise ne s’opère pas au hasard. Cette démarche demande de la réflexion et une attention particulière. Vous devez notamment tenir compte d’un certain nombre de critères complémentaires non négligeables. À l’instar de la fiabilité de l’éditeur du logiciel, des fonctionnalités fournies, de la conformité de la solution aux normes françaises et européennes… Quoi qu’il en soit, mieux vaut toujours miser sur des prestataires de services de confiance comme Yousign, DocuSign, Universign…