Comment se déroule une assemblée générale d’association ?

La convocation à l’assemblée générale

Il s’agit de l’étape préalable à la tenue d’une assemblée générale d’association. En principe, tous les membres sont conviés à la réunion. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent néanmoins prévoir l’écartement de certains membres, comme ceux qui ne sont pas actifs ou qui n’ont pas payé leurs cotisations. Quoi qu’il en soit, la convocation doit être envoyée par mail ou par courrier recommandé dans les 15 à 30 jours avant la date de la séance.

En outre, les membres doivent être avertis par écrit de l’organisation de l’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Le document doit contenir les mentions suivantes :

• Le nom de l’association ;
• La date, l’heure et le lieu de la réunion ;
• L’ordre du jour ;
• L’auteur de la convocation ;
• Les propositions de modification (pour les associations reconnues d’utilité publique).

La signature de la feuille de présence

Une assemblée générale d’association commence toujours par l’émargement de la fiche de présence. Celle-ci n’est néanmoins pas obligatoire, sauf si les statuts le stipulent. Elle permet de lister les membres présents à la réunion avec ceux représentés par procuration. D’autre part, ce document sert à vérifier le respect des conditions de quorum fixées dans les dispositifs statutaires. Dans les cas où ces dernières ne seraient pas atteintes, la prise de décision se révèle impossible.

La désignation d’un président et d’un secrétaire de séance

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation légale, cette étape peut être prévue dans les statuts de l’association. Le président a pour missions principales de diriger les débats au cours de la réunion et de rédiger un compte-rendu. Pour l’accompagner, un secrétaire de séance et plusieurs scrutateurs peuvent être désignés.

Dans le silence des statuts, il appartient à l’assemblée générale d’élire le président de séance, le secrétaire de séance ainsi que les scrutateurs.

Le rappel de l’ordre du jour

L’ordre du jour constitue la raison d’être d’une assemblée générale d’association, puisqu’il rassemble toutes les questions à étudier lors de la séance. Il faut obligatoirement délibérer sur tous les points lors de la discussion. Par ailleurs, l’auteur de la convocation d’assemblée générale ne peut ajouter une question à débattre au dernier moment.

En revanche, il existe trois types de questions ne nécessitant pas l’inscription à l’ordre du jour, à savoir :

• Le changement des éléments du projet de résolution ;
• La révocation d’un dirigeant ;
• Les modifications minimes dans les statuts (remplacement de siège social, de dénomination…).

Si le temps s’avère insuffisant, le vote d’une résolution sera reporté ultérieurement, comme durant la prochaine assemblée par exemple.

La lecture des rapports

La lecture des rapports doit figurer dans le déroulement d’une assemblée générale d’association. Ces rapports sont lus aux membres par le président de séance et se déclinent en trois types :

• Le rapport moral : analyses et résultats de l’activité de l’exercice précédent, orientations de l’exercice à venir ;
• Le rapport d’activité : objectifs de l’année à venir ;
• Le rapport financier : analyse du compte de résultat pour voter l’approbation des comptes de l’exercice passé et du prévisionnel pour l’année à venir.

En règle générale, les membres disposent d’un laps de temps après la lecture de chaque rapport pour les questions et les débats. La discussion peut également être reportée à la fin de la lecture de tous les rapports.

Les discussions entre les participants

C’est lors de cette étape que s’ouvrent les débats sur les différentes questions indiquées dans l’ordre du jour. Dans les détails, elle débute par une présentation de chaque point, puis se poursuit par les demandes de précisions avant de s’achever par la proposition de solutions sur un problème précis.

À noter que le projet du budget doit nécessairement être soumis au vote de l’assemblée générale. Il en va de même pour le montant de la cotisation pour l’année suivante proposé par le conseil d’administration.

Le vote des membres

Suite aux discussions, il convient d’adopter les décisions. De manière générale, les statuts de l’association déterminent le nombre de voix détenues par chaque membre, la majorité nécessaire, le mode de scrutin et la possibilité de vote par procuration.

La validité d’une décision prise dépend de sa conformité avec les règles de majorité prévues (simple, absolue ou unanimité). En ce qui concerne le mode de vote, celui-ci reste libre. Bien souvent, on opte pour les votes à main levée. Cela dit, la mise en place des votes à bulletin secret peut aussi s’avérer utile, surtout dans le cadre de l’élection des dirigeants d’une association.

Si les statuts le permettent, les membres de l’assemblée sont à même de faire leur vote par procuration. Ainsi, ils désigneront une personne chargée de voter à leur place.

La rédaction du procès-verbal d’assemblée générale

Après que tous les participants ont pris la parole, le secrétaire de séance établit un compte-rendu de l’assemblée générale d’association. C’est un élément indispensable qui résume le déroulement des débats, les questions abordées et le résultat des délibérations. En cas de litiges, ce procès-verbal sert de base juridique à laquelle les membres présents lors de l’assemblée générale d’association peuvent se reporter.

D’un autre côté, le document doit être signé par le président de séance et le secrétaire. Si celui-ci comporte des erreurs ou se montre incomplet, les délibérations peuvent faire l’objet d’une annulation en justice. Quoi qu’il en soit, l’établissement du procès-verbal d’assemblée générale est la dernière étape qui clôt la séance. Afin de remercier les membres de leur présence, un pot d’amitié est souvent organisé par l’association.