Comment rédiger le PV d’AG d’une association ?

L’importance de rédiger un procès-verbal lors d’une assemblée générale

Couramment appelé « PV », le procès-verbal est un document retranscrivant une réunion ou une assemblée générale d’association. Il résume l’ensemble des sujets abordés, des débats et les résultats des éventuelles élections et des délibérations lors d’une réunion. Sans être une obligation légale, la rédaction de ce document est d’une grande importance dans la vie d’une association, car il se présente comme :

• Un moyen d’information et de rappel pour les membres présents ou non lors de l’assemblée ;
• Un instrument d’orientation pour les futures actions et dans l’établissement des besoins d’une association ;
• Une attestation au bon fonctionnement de la structure ;
• Une preuve d’appui légale en cas de litige.

Contrairement au compte-rendu, le PV possède une valeur juridique s’il suit certains points :

• Une bonne lisibilité (pas de ratures ni d’informations manquantes) ;
• Une excellente mise en forme (nom de l’association, numérotation de pages, ordre du jour, lieu et date, résolutions, etc.) ;
• Une apposition de signature par le président de l’association ou du secrétaire.

Alors en cas de litige avec un tiers, ou plus, en cas de contentieux ; le procès-verbal est l’assurance d’une sécurité juridique.

Pour quels types d’associations le procès-verbal est-il obligatoire ?

Bien que la loi n’impose pas la rédaction ni l’établissement d’un PV pour les coopérations ; il demeure cependant incontournable pour quelques types d’association loi 1901, particulièrement celles :

• Bénéficiant d’emprunts ;
• Soumises à l’impôt sur les sociétés ;
• Prouvés d’utilité publique.

Que ce soit dans le cadre d’une assemblée générale ordinaire (AGO) ou d’une assemblée générale extraordinaire (AGE), ces groupes doivent également transmettre en annexe la globalité des documents de vote, des rapports d’activité, rapport moral, sans oublier le rapport financier.

Quelles sont les informations obligatoires qui doivent figurer dans un procès-verbal d’une Assemblée Générale ?

Les éléments qui doivent être présents dans le PV d’une assemblée générale sont généralement fixés par le statut de votre association. Dans le cas contraire, dans le contenu du procès-verbal figureront des informations obligatoires, à savoir :

• L’identité de la coopération (nom et adresse du siège) ;
• La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ;
• Les noms du président et du secrétaire de séance de l’AG ;
• L’ordre du jour ;
• Le type d’organe de délibérations (AGO, AGE, bureau, conseil d’administration, etc.) ;
• La date d’envoi de la convocation de l’assemblée générale et son mode ;
• Les noms et fonctions des membres ayant assisté à l’assemblée générale ;
• Les noms des membres représentés par procuration et leur mandataire ;
• Le quorum s’il en existe ;
• Le résultat détaillé des votes en cas d’élection ou de déchéance ;
• Le résumé des débats, des interventions et des résolutions ;
• L’heure de fin de la séance ;
• Les noms et les fonctions des signataires du procès-verbal ;
• Toutes les différentes annexes.

Qui doit l’écrire, le signer et comment le conserver ?

Dans le cadre d’une assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, c’est au secrétaire de l’association que revient la mission de rédiger le procès-verbal.

Dans le cas échéant, les intervenants se doivent de désigner un rapporteur si cela n’est pas prévu dans les statuts de l’association. La qualité et le nom de ce dernier doivent dans tous les cas figurer dans le procès.

Le PV une fois rédigé, les signataires désignés par les statuts procèdent à la signature du document. Pour le cas des associations d’utilité publique, l’émargement doit être effectué par le président de séance et le secrétaire. Cela fait partie des obligations. En leur absence, la législation accorde la signature de ce document aux autres membres de l’association selon leur hiérarchie :

• Le ou les vice-présidents se substituent à celle du président ;
• La signature du trésorier remplace celle du secrétaire.

Le procès-verbal complété et signé se doit d’être classé et archivé dans les registres des procès verbaux au siège de l’association pour que tous les adhérents puissent le consulter à tout moment. Les outils dématérialisés sont également d’excellents moyens de conserver vos documents.

Pour faciliter l’accès, vous pourrez par exemple le publier sur le site internet de votre organisation.

Veillez pareillement à préserver les convocations, les feuilles de présence, les procurations ainsi que les bulletins de vote dans un registre spécifique pour qu’ils vous servent d’appui au procès-verbal en cas de litige ou de contestation. A l’ère du digital, des plateformes proposent désormais un service d’assemblée générale en ligne avec possibilité d’avoir un PV d’AG d’association en ligne.

Comment rédiger un PV lors d’un changement de bureau ?

Certains évènements, comme le décès d’un membre, une révocation ou la fin d’un mandat autorisent une association à modifier la composition de son bureau.

A cette occasion, le procès-verbal tient encore plus de valeur, car il vaut à ce moment titre exécutoire. En effet, ce papier rend effective l’élection du nouveau bureau. Ressemblant aux procès verbaux d’assemblée générale ; certains points doivent être le plus précis possible pour en assurer de sa véracité comme :

• Le résultat des votes ;
• L’identité et le poste des nouveaux membres du bureau ;
• Les signataires.

Une fois le PV de modification de bureau rédigé, l’association de loi 1901 doit effectuer une déclaration auprès de sa préfecture, tout en remplissant le formulaire CERFA 13971*03 concernant la modification d’une structure de bureau.

Un exemplaire des statuts accompagné de la mise à jour de la liste des membres doit se joindre à ce formulaire pour effectuer une déclaration au greffe. Il est également tenu de procéder à une passation de pouvoir (spécialement sur les autorisations bancaires) pour une gestion fluide des affaires de la collectivité, tout en mettant à jour les statuts si cela s’avère nécessaire. Il est à noter que la structure doit accomplir cette démarche dans les trois mois suivants la modification de son bureau.