Comment reconnaître une fausse facture ?

Factures : les points à connaître

La facture est un document commercial régi par plusieurs réglementations : commerciale, juridique, comptable et fiscale.

• Commerciale parce que la facture est le document qui matérialise la relation commerciale et le contrat entre les deux parties.
• Juridique parce que la facture est la preuve qu’il y a bien eu une transaction commerciale. Elle permet au vendeur d’exiger le paiement de la prestation ou du produit.
• Comptable, car la facture fait partie des documents nécessaires à l’établissement des comptes annuels, au même titre que les bons de commande, les reçus de chèques, etc.
• Enfin, fiscale parce que la facture est l’un des justificatifs demandés par l’administration dans le cadre de la collecte ou de la déduction de la TVA.

L’établissement d’une facture est obligatoire pour toute transaction (vente de produits et prestation de services) en B2B. Si les clients de l’entreprise sont des particuliers, la facture est obligatoire dès lors que le montant est supérieur à 25 euros TTC ou si la vente s’effectue en ligne.

Une étude réalisée en 2022 par Trustpair X Accenture X SAP que 95 % des entreprises ont été victimes de fraudes en ligne avec la fraude à la facture en tête de liste.

Quelles sont les informations figurant sur une facture ?

Une facture, qu’elle soit manuelle ou en ligne, contient obligatoirement les mentions suivantes.

Les dates

Il s’agit de :

• Date d’émission
• Date de paiement prévu
• date limite de paiement

L’entreprise émettrice de la facture

• Dénomination sociale
• Adresse du siège social
• Forme juridique
• Capital social
• Numéro SIRET ou SIREN
• Numéro RCS et greffe d’immatriculation ou numéro RM et département d’immatriculation
• Numéro de TVA intracommunautaire

L’entreprise destinataire de la facture

• Dénomination sociale
• Adresse de domiciliation
• Adresse de livraison.

Outre, ces mentions, d’autres informations doivent également facturer sur la facture :

• La désignation des produits ou des services et leur quantité
• Le numéro du bon de commande
• Le numéro de la facture
• Le prix HT
• Le montant de la TVA
• Le montant TTC

Pour être qualifiée de vraie, la facture doit comporter tous ces éléments. Attention toutefois, car de fausses factures peuvent également comporter ces informations.

Comment reconnaître une fausse facture en ligne ?

L’administration distingue deux types de fausses factures :

• La facture fictive : elle est établie pour une prestation ou une vente qui n’a pas eu lieu, le plus souvent par des sociétés en redressement ou en liquidation judiciaire. La facture fictive alimente les caisses noires ou les poches des dirigeants de la société en question.
• La facture de complaisance : elle est établie pour une vente ou une prestation réelle, mais pas dans les conditions prévues (erreur sur le nombre d’articles ou sur le nom du prestataire…). Ce type de fraude est généralement utilisé pour dissimuler un travail non déclaré, obtenir une déduction fiscale en diminuant le montant du résultat imposable, récupérer la TVA facturée ou débloquer une demande de prêt bancaire, etc.

Les différents types de fraudes à la facture

• La fraude au faux fournisseur : le fraudeur se fait passer pour un fournisseur connu de l’entreprise et demande à être payé sur un faux compte bancaire
• La fraude au président : le fraudeur usurpe l’identité du président de la société et demande à un collaborateur de virer des fonds sur un faux compte bancaire.
• Le phishing : un collaborateur de l’entreprise reçoit un email l’invitant à cliquer sur un lien. Le fraudeur peut alors pénétrer dans le système informatique de l’entreprise et voler ses fonds.

Les signes d’alerte d’une fraude à la facture

Pour savoir si une facture est fausse, il faut faire attention à ces trois éléments :

• L’objet du mail est racoleur et possède un caractère urgent
• Le contenu du mail indique un numéro de compte différent de celui transmis au début de la relation commerciale. Par ailleurs, le ton est également différent.
• L’adresse du mail est légèrement différente si l’on y fait attention.

Pour attester qu’une facture est fausse, il faut réunir le devis et le bon de commande et vérifier l’identité du prestataire, le numéro SIRET ou SIREN, le numéro de TVA, les coordonnées bancaires de l’entreprise et les mentions légales.

Comment réagir en cas de fausse facture ?

Une fausse facture entraîne d’énormes pertes financières à l’entreprise victime. Lorsque celle-ci fait l’objet d’une fraude ou d’une tentative de fraude à la fausse facture, elle doit réagir immédiatement et informer la police au plus vite. Cela permet aux fraudeurs de ne pas poursuivre leurs méfaits et évitera à d’autres entreprises d’en être victimes.

Si le paiement a déjà eu lieu, il faut avertir immédiatement la banque pour le bloquer ou se faire rembourser.

La fraude à la facture constitue un délit puni par la loi. Voici ce que risque le fraudeur :

• Une amende fiscale correspondant à la moitié de la somme escroquée (article 1737 du Code général des impôts) pour usurpation de l’adresse ou de l’identité d’un fournisseur ou d’un client, acceptation de l’utilisation d’un prête-nom ou d’une identité fictive ou établissement d’une facture ne correspondant pas à une prestation.
• À cela s’ajoutent trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros pour faux et usage de faux.
• Si un juge le pense nécessaire, le fraudeur est contraint de verser des dommages et intérêts

Comment éviter d’être victime d’une fraude à la facture ?

Même si l’entreprise est vigilante, elle peut être victime d’une fraude à la facture. De plus, avec l’avancée technologique, il est plus facile pour les fraudeurs de commettre leurs méfaits :

Pour éviter cela, il existe plusieurs solutions :

• Sensibiliser l’équipe aux risques de fraudes et lui apprendre à repérer une fausse facture
• Vérifier systématiquement les factures avant de procéder au paiement : double signature, système des quatre yeux
• Collecter directement le paiement sur le compte bancaire du client (prélèvement SEPA) via une fintech. Cela permet d’avoir le contrôle sur le processus de paiement
• Utiliser un logiciel de facturation en ligne pour réduire les interactions humaines et donc le risque d’erreurs
• Faire appel à des auditeurs légaux tels que les commissaires aux comptes pour contrôler les comptes de l’entreprise.