Bureau d’une association : Rôle et composition

Composition du bureau de l’association

La mise en place d’un bureau dans une association n’est pas une obligation légale bien qu’incontournable. Toutefois, il est obligatoire pour les associations qui souhaitent avoir un agrément ou qui veulent avoir la reconnaissance d’utilité publique. Ces dernières sont en effet soumises au statut type de l’administration. Par ailleurs, il est également obligatoire dès lors que les statuts le prévoient.

Si l’organisme associatif doit ou décide d’avoir un bureau, sa composition est définie par les statuts ou le règlement intérieur.

En principe, le bureau de l’association est composé de :

• Président et éventuellement un ou plusieurs vice-présidents ;
• Secrétaire et un secrétaire adjoint, le cas échéant ;
• Trésorier et éventuellement un trésorier adjoint.

Le nombre de personnes composant le bureau dépend de l’importance ou de la taille de l’association. Toutefois, si celle-ci est dotée d’un conseil d’administration, le nombre des personnes composant le bureau ne doit pas dépasser le tiers de celui du CA. En pratique, les membres doivent être au nombre de 6 au maximum.

Bons à savoir :

• Le président peut être le seul à diriger l’association. Cependant, compte tenu de la charge de travail, l’élection d’un secrétaire et d’un trésorier est conseillée.
• Dans les petites associations, les membres du bureau sont les mêmes que ceux du conseil d’administration.

Quel est le rôle du bureau ?

Le bureau est l’organe dirigeant de l’association. Il se charge de faire fonctionner l’association dans le cadre des orientations arrêtées et s’assure du respect de la réglementation. C’est pourquoi sa mise en place est recommandée, même si elle est facultative.

Selon les dispositions statutaires, il met en œuvre les décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale. Il prend également des décisions de gestion et exerce un pouvoir disciplinaire. En pratique, le bureau est le véritable exécutif de l’association.

En principe, chaque membre du bureau a un rôle spécifique, mais le pouvoir des membres s’exerce collégialement.

À noter qu’une même personne peut exercer deux fonctions différentes. Ainsi, le secrétaire peut également être le trésorier, sauf dispositions contraires des statuts.

Les rôles du président 

Conformément aux dispositions statutaires, le président représente légalement l’association vis-à-vis des tiers : banques, partenaires, justice, public, etc. À ce titre, il présente l’association dans tous les actes de sa vie civile. Il peut être amené à prendre des décisions importantes dans la limite des pouvoirs qui lui ont été conférés. Dans le silence des statuts, c’est l’assemblée générale qui lui donne ce pouvoir. 

Le président peut déléguer tout ou une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs membres de l’association. Dans ce cas, les décisions sont prises de manière collégiale par lui et les personnes à qui il a délégué ses pouvoirs.

De manière générale, les rôles du président de l’association sont :

• Signer les contrats au nom de l’association ;
• Agir en justice pour défendre l’intérêt de l’association ;
• S’assurer du bon fonctionnement de l’association : administration, moyens humains et techniques, etc. 
• Convoquer les membres à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire et présider la séance ;
• Superviser les réunions du conseil d’administration et du bureau et mener les débats ;
• Mettre en œuvre les délibérations de l’assemblée générale et du conseil d’administration.

Les rôles du secrétaire

Si la fonction de secrétaire au sein d’une association ne requiert pas de connaissances particulières, il exige de la rigueur et une bonne organisation. Et pour cause, ses responsabilités sont nombreuses :

• Veiller au respect des statuts ;
• Planifier et organiser les assemblées générales ;
• Convoquer les membres aux assemblées générales (si les statuts n’attribuent pas ce rôle au président) ;
• Établir les procès-verbaux des AG et des réunions du conseil d’administration ;
• Assurer le suivi des délibérations prises en assemblée générale ou par le conseil d’administration ;
• Classer les documents relatifs à la vie de l’association ;
• Tenir à jour le fichier des adhérents ;
• Tenir à jour le registre spécial d’association dans le respect de l’article 5 de la loi 1901.

Pour mener à bien ces missions, le secrétaire doit connaître parfaitement l’association.

Les rôles du trésorier

Le trésorier est le responsable des finances et des comptes de l’association. À ce titre, il doit posséder des connaissances avérées en comptabilité. Dans le cadre de ses fonctions, le trésorier assure les missions suivantes :

• Tenir la comptabilité de l’association dans le respect du plan comptable : tenue des livres de dépenses et de recettes, établissement des comptes annuels, etc.
• Gérer les fonds ;
• Assurer les relations avec le trésorier de la fédération à laquelle est rattachée l’association ;
• Ouvrir le compte bancaire de l’association et assurer la relation avec la banque (il peut signer les chèques, seul ou avec le président) ;
• Élaborer les opérations de dépenses pour réaliser les activités et les projets de l’association ;
• Proposer les objectifs financiers à atteindre ;
• Établir le budget prévisionnel ;
• Présenter la situation financière de l’association au bureau ;
• Placer les excédents de trésorerie, sous condition que les statuts l’autorisent ;
• Soumettre le budget prévisionnel à l’assemblée générale ;
• Rendre compte de sa gestion et présenter les comptes annuels aux membres pour approbation. 

Quid des rôles des adjoints ? 

Lorsque l’association élit des adjoints, leurs rôles sont de remplacer le bureau en cas d’absence (congé, maladie, etc.). Ils assurent ainsi leurs missions pendant une durée déterminée.

Par ailleurs, en cas de situation de crise pouvant mettre danger les intérêts de l’association, le tribunal de grande instance du siège social de l’association peut désigner un administrateur provisoire sur requête ou en référé. Il supplée le président temporairement et assure généralement les missions suivantes :

• Surveiller les dirigeants de l’association ;
• Surveiller le fonctionnement des organes de l’association : bureau, assemblées générales et conseil d’administration ;
• Gérer l’association ;
• La représenter vis-à-vis des tiers.

À noter que c’est le juge de tribunal de grande instance qui définit les missions de l’administrateur provisoire. C’est également lui qui fixe ses rémunérations, lesquelles sont, bien entendu, à la charge de l’association. En tout cas, la nomination d’un administrateur provisoire ne doit pas remettre en cause la liberté de l’association.