Assemblée générale constitutive d’une association : Tout savoir

Assemblée générale constitutive d’association : définition

L’assemblée générale constitutive est la première réunion des adhérents de la future association. Consacrée à la constitution de cette dernière, elle est réalisée en vue de mettre sur pied les statuts de la nouvelle structure. Sa tenue est nécessaire afin d’entamer la création officielle et administrative de l’organisme à but non lucratif.

Par ailleurs, l’assemblée constitutive est une occasion de :

• décider sur le nom de l’association ;
• établir le siège social ;
• déterminer les objectifs de la structure ;
• instaurer le règlement intérieur ;
• planifier les actions et les activités de l’organisme ;
• inventorier les moyens financiers, matériels et humains qui seront déployés pour l’atteinte des objectifs ;
• fixer le montant des cotisations ;
• désigner les premiers membres du bureau et du conseil d’administration.

Est-ce obligatoire de tenir une assemblée générale constitutive ?

Aucun texte de loi n’oblige la tenue d’une assemblée générale constitutive aux associations à but non lucratif. Elle est donc facultative, sauf pour les associations communales et intercommunales de chasse agréées.

Néanmoins, sa mise en place est vivement conseillée. La vie de la future association en dépend étant donné que c’est au cours de cette réunion que sont fixées les règles qui la régissent. Par ailleurs, sa réalisation est incontournable étant donné qu’il figure parmi les documents à fournir à l’administration lors de la déclaration.

Comment convoquer une AG constitutive ?

En pratique, la convocation à une assemblée générale constitutive s’effectue par écrit. Cette lettre doit contenir les informations relatives à la réunion, notamment la date, l’heure et le lieu du rassemblement. Elle doit aussi faire part de l’ordre du jour, à savoir :

• le nom de la future association ;
• les objectifs et les actions que l’association envisage de mener ;
• l’approbation des statuts ;
• la nomination des membres du bureau et du conseil d’administration ;
• la détermination du montant des cotisations.

Pour que les membres puissent avoir le temps de réfléchir sur les décisions à prendre, ils doivent disposer des informations nécessaires en amont. De ce fait, il est utile de joindre à la convocation :

• une copie du projet de statuts ;
• une copie du projet de règlement intérieur ;
• une liste des candidatures au bureau et au conseil d’administration ;
• une liste des actes accomplis par les initiateurs du projet pour le compte de l’association.

L’auteur de la convocation doit impérativement la signer et y indiquer son identité et sa qualité.

Qui est convié à l’assemblée ?

L’assemblée générale constitutive se compose des personnes qui ont eu l’idée de créer l’organisation associative.

Les premiers adhérents ainsi que ceux qui sont susceptibles de rejoindre la structure peuvent également participer à cette réunion.

De même, les fondateurs peuvent convoquer toutes les personnes qui aspirent à contribuer à leur cause.

Comment se déroule une assemblée générale constitutive d’une association loi 1901 ?

L’assemblée générale débute avec la désignation d’un président de séance via une élection.

L’élu a pour mission de diriger la séance. En outre, il est aussi nécessaire de nommer un secrétaire qui fera un compte-rendu de la réunion.

Ceci fait, il est crucial de respecter les étapes ci-après pour assurer le bon déroulement de l’assemblée générale de l’association.

Adoption des statuts et du règlement intérieur de l’association

Les statuts constituent un sujet de discussion capital de l’assemblée générale constitutive. C’est au cours de cette étape que les membres débattent chaque clause et suggèrent des amendements. C’est aussi le moment d’aborder des sujets tels que :

• les modalités de vote (mode de scrutin, les conditions de majorité, le quorum, etc) ;
• la durée des mandats ;
• les pouvoirs des administrateurs ;
• les modes de radiation des membres ;
• les conditions de dissolution ;
• etc.

Il s’ensuit un vote des propositions où chaque participant dispose d’une voix. Une fois définitifs, les statuts sont mis au propre avant d’être signés par l’ensemble des membres fondateurs de l’association. Ils sont alors produits en plusieurs exemplaires pour que chaque fondateur détienne une copie. Il faut également prévoir un exemplaire des statuts qui sera consultable par tous les membres au siège de l’association, ainsi que d’autres qui seront déposés auprès du greffe des associations.

Élection des membres de l’équipe dirigeante de l’association

Après l’adoption des statuts, l’assemblée générale procède à la désignation des dirigeants et des administrateurs de l’association. Cette élection concerne entre autres le conseil d’administration, les membres du bureau (président, secrétaire, trésorier) et leurs suppléants.

Il peut aussi être utile de nommer des mandataires qui procèderont aux démarches de déclaration de l’association en cas d’indisponibilité du représentant légal de l’association.

Reprises des actes passés par les fondateurs

Il est possible que les initiateurs du projet aient engagé des démarches avant même que l’association soit officiellement créée. Il peut s’agir par exemple de la conclusion d’un contrat de bail pour se domicilier ou de l’achat de matériel pour démarrer rapidement les activités. Dans ces cas-là, les fondateurs ont probablement supporté les dépenses à la place de l’association.

Lors de l’assemblée générale constitutive, il convient de lister les actes passés pour le compte de l’association en précisant le montant déboursé et l’identité de l’auteur. Les fondateurs doivent signer ce document qui sera joint en annexe des statuts de l’association. Après quoi, le trésorier pourra comptabiliser les dépenses et procéder aux remboursements des sommes avancées.

Dès que l’organisation à but non lucratif acquiert sa forme légale, chaque acte accompli sera considéré comme signé par l’association. Elle se voit alors attribuer la responsabilité des engagements en cas d’impayé.

Comment rédiger le procès-verbal d’une assemblée générale constitutive ?

L’assemblée générale constitutive aboutit à la rédaction d’un procès-verbal. Il s’agit en quelque sorte d’un compte rendu de la réunion. Ce document est essentiel puisque son exemplaire figure parmi les documents à remettre à la préfecture. Par ailleurs, il est nécessaire de le conserver durant l’existence de l’association.

Rédigé par le secrétaire de séance, le procès-verbal de l’AG constitutive doit mentionner certaines informations importantes :

• le nom de l’association ;
• le nom des participants à l’assemblée ;
• le lieu, la date et l’heure de la réunion ;
• les identités du président de séance et du secrétaire de séance ;
• la description de la séance ;
• l’ordre du jour ;
• les sujets de débat ;
• les décisions soumises au vote ;
• le résultat du scrutin ;
• les résolutions prises lors de la séance ;
• les noms des dirigeants élus.

Pour que le procès-verbal ait une valeur probante, le président de séance, le secrétaire et éventuellement les scrutateurs doivent le signer.