KBIS gratuit : C'est possible ! Comment l'obtenir ?

Mathieu George

Le KBIS est pour une entreprise ce qu’est la carte d’identité pour une personne physique. Sur le plan juridique, c’est un document qui atteste de l’existence d’une structure en tant que personne morale. C’est le Greffe du tribunal de commerce qui le remet à cette dernière. Et ce, lors de l’étape d’immatriculation de celle-ci au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou lorsqu’elle en fait la demande. Notez que le KBIS est obligatoire. Si une entreprise ne dispose donc pas de cette pièce, cela est considéré comme un délit de travail dissimulé et une sanction sera délivrée à la société concernée.

Auparavant, obtenir un extrait de KBIS était payant. Toutefois, depuis peu, en octobre 2019, il est désormais possible de l’obtenir gratuitement. Vous vous demandez comment faire pour avoir un KBIS gratuit. Voici les réponses.

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Le contenu d’un KBIS

Le KBIS présente tous les renseignements principaux et essentiels concernant une entreprise :

L’immatriculation au RCS
La date d’immatriculation
Le nom du greffe d’immatriculation
La forme juridique
La dénomination sociale
Le montant du capital social
L’adresse du siège social
La durée de vie de la société
La date de commencement de l’activité
La ou les activité(s) principale(s)
Le nom de domaine du site de l’entreprise
Les différents organes d’administration et de gestion (nom et prénoms, date de naissance, domicile et nationalité du gérant du gérant)
Le code APE
Les numéros SIREN et SIRET
Etc.

Notez que le KBIS est continuellement mis à jour en fonction des modifications qui s’opèrent au niveau de l’entreprise, à l’instar d’un(e) :

Changement de siège
Modification de la forme juridique
Changement de dirigeant
Augmentation de capital
Modification de l’activité
Modification de la date de clôture de l’exercice annuel
Etc.

Quand effectuer une demande de KBIS gratuit ?

Le KBIS est le document le plus demandé aux entreprises dans le cadre de leurs différentes démarches. Voici les cas principaux où la présentation d’un extrait KBIS se révèle indispensable :

Ouverture d’un compte bancaire au nom de la société
Déblocage des fonds déposés sur le compte bancaire ouvert au nom de la société
Achat de matériels de travail au nom de l’entreprise
Candidature à appel d’offres

Un extrait KBIS reste valide durant 3 mois. Une fois ce délai passé, sa valeur juridique ne compte plus. Il faut donc renouveler la demande tous les trimestres.

Obtenir un KBIS gratuit : le site MonIdenum

Avant octobre 2019, l’obtention d’un KBIS s’avérait payante et la procédure devait obligatoirement s’accomplir auprès du Greffe du tribunal de commerce compétent. Aujourd’hui, il y a MonIdenum, une plateforme en ligne élaborée par le Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce et Infogreffe.

MonIdenum constitue également un portail utilisé par le Tribunal Digital. Cette solution se destine principalement aux mandataires sociaux d’une entreprise.

Comment utiliser MonIdenum ?

Pour obtenir un KBIS gratuit sur MonIdenum, vous devez passer par les étapes suivantes :

Aller sur le site de la plateforme, c’est-à-dire www.monidenum.fr
Activer l’identité numérique en cliquant sur « Activer Monidenum »
Créer un compte MonIdenum en renseignant une adresse email valide, une CNI recto verso, un numéro de téléphone et l’identité de l’entreprise
Se connecter à l’espace personnel en indiquant l’identifiant et le mot de passe
Cliquer sur « KBIS et Performances »
Cliquer sur « Télécharger »

Vous obtiendrez ainsi un KBIS numérique au format PDF que vous pourrez ensuite imprimer.

À noter que MonIdenum est accessible par chaque utilisateur grâce à une clé d’identification unique.

Passer par MonIdenum pour obtenir son KBIS : les avantages

Attention ! Seuls les dirigeants d’entreprise identifiés sur le site peuvent obtenir le KBIS de leur société via leur espace personnel. En d’autres mots, une tierce personne n’a pas la possibilité d’obtenir le KBIS d’une autre société en passant par le site. MonIdenum permet donc aux gérants, présidents… d’agir au nom de leur structure sans plus passer par le Greffe du tribunal de commerce.

En tout cas, voici les avantages de passer par MonIdenum pour l’obtention d’un KBIS gratuit :

Service 100 % dématérialisé
Procédure entièrement sécurisée
Téléchargement du KBIS gratuit et illimité
Obtention instantanée du KBIS
Gestion des mandats
Accès aux autres services du tribunal de commerce (action en justice, consultation des dossiers en cours, etc.)
Simplification des procédures juridiques
Facilitation de la réalisation des démarches administratives

Notez également qu’utiliser MonIdenum se montre sans engagement et que le compte peut être résilié à tout moment depuis l’espace personnel. En outre, si un utilisateur n’accède pas à la plateforme après 2 ans consécutifs, son compte sera supprimé automatiquement.

Extrait KBIS gratuit : qui peut en faire la demande ?

Le KBIS se révèle obligatoire pour les structures ci-après :

Sociétés commerciales (SARL, SASU, SAS, EURL, etc.)
Sociétés civiles
GIE (Groupements d’Intérêt Économique)
Certaines catégories d’associations
Autoentrepreneurs (extrait K)
Artisans inscrits à la Chambre des Métiers
Agents commerciaux immatriculés au RSAC (extrait du RSAC)
Personnes physiques immatriculées au RSEIRL (extrait du RSEIRL)

Modification de l’extrait KBIS : comment y procéder ?

À ce jour, MonIdenum permet uniquement le téléchargement gratuit du KBIS. Ainsi, ce site n’offre pas encore la possibilité de modifier gratuitement ce document en ligne. Pourtant, comme mentionné plus haut, le KBIS doit régulièrement faire l’objet d’une mise à jour suivant les modifications qui s’effectuent au niveau de l’entreprise. Il se révèle donc primordial de le modifier le plus tôt possible.

Si vous souhaitez toutefois modifier votre KBIS sur Internet, vous avez l’option Infogreffe. Voici les procédures à suivre :

Se rendre sur www.infogreffe.fr
Se connecter à son compte
Renseigner le numéro SIREN ou SIRET
Renseigner la formalité
Remplir le formulaire M2
Télécharger les pièces justificatives demandées
Apposer sa signature électronique
Payer les frais par CB

Bref, MonIdenum est une solution, dont l’ambition est de dématérialiser complètement l’obtention du KBIS. Et ce, afin de faciliter les différentes démarches administratives et juridiques réalisées par le dirigeant d’une entreprise. Par contre, dans le cas où vous ne représenteriez pas le mandataire social de la société, vous pouvez passer par Pappers pour télécharger gratuitement un extrait d’immatriculation de l’entreprise.