Tenir sa comptabilité en SAS : Comment faire ?

Les obligations comptables d’une SAS

Une SAS doit respecter certaines obligations comptables. Il s’agit notamment de :

• la tenue d’une comptabilité régulière ;
• la mise à jour des livres comptables ;
• l’établissement des comptes annuels ;
• la nomination d’un commissaire aux comptes.

La tenue de la comptabilité

Une SAS doit s’assurer de la régularité et de la sincérité de ses comptes. À cet effet, son organisation comptable doit permettre de retracer tous les mouvements qui affectent son patrimoine professionnel. L’entreprise doit entre autres :

• enregistrer de manière chronologique les opérations d’achats et de ventes ;
• réaliser un inventaire annuel en vue de contrôler l’existence et la valeur des actifs et passifs du patrimoine ;
• établir et publier des comptes annuels en fin d’exercice ;
• conserver les données comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans. 

La mise à jour des livres comptables

La gestion de la comptabilité d’une SAS implique la tenue obligatoire de deux livres comptables : le livre-journal et le grand livre.

Le livre-journal sert à enregistrer au jour le jour les mouvements qui touchent la finance de la SAS : achats, ventes, encaissements, virements bancaires …

Le grand livre, quant à lui, reprend les écritures enregistrées dans le livre-journal en vue de les classer par numéro de compte selon le plan comptable général.

Outre ces deux documents, la SAS peut aussi tenir un livre d’inventaire pour répertorier les éléments d’actifs et de passifs recensés lors de l’inventaire annuel. Autrefois obligatoire, l’établissement de ce livre est facultatif depuis le 1er janvier 2016.

L’établissement des comptes annuels 

À la fin de chaque exercice, une SAS doit établir des états financiers et déposer un exemplaire au greffe du tribunal de commerce. Ces comptes annuels sont constitués :

• d’un bilan comptable ;
• d’un compte de résultat ;
• d’une annexe légale.

Le bilan comptable

Le bilan comptable recense les éléments actifs et passifs de la SAS. Ainsi, il donne une vision globale du patrimoine de l’entreprise à la clôture de l’exercice.

Sont classés dans les actifs :

• les immobilisations ;
• le stock ;
• les créances ;
• la trésorerie.

Quant aux passifs, ils concernent :

• les capitaux propres ;
• les dettes financières ;
• les dettes fournisseurs ;
• les dettes sociales et fiscales.

Le compte de résultat

Le compte de résultat renseigne sur l’ensemble des charges (dépenses) et des produits (recettes) générés au cours du cycle d’exploitation. La différence entre les deux donne le résultat comptable, c’est-à-dire la somme que la SAS a gagnée ou perdue pendant l’année.

Les éléments qui figurent dans le compte de résultat sont :

• le chiffre d’affaires (CA) ;
• les achats de marchandises ;
• les charges externes et frais généraux ;
• les impôts et taxes ;
• les charges de personnel ;
• les charges financières ;
• les dotations aux amortissements ;
• les charges exceptionnelles ;
• l’impôt sur les bénéfices et la participation des salariés.

L’annexe légale

L’annexe légale apporte un complément d’information au bilan et au compte de résultat. Il a pour visée d’aider à la compréhension des deux premiers états financiers.

À savoir qu’une SAS est dispensée de rédiger une annexe légale si, au titre de l’exercice comptable précédent, elle ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :

• un CA hors-taxe de 700 000 euros ;
• un total bilan de 350 000 euros ;
• un effectif du personnel au nombre de 10.

La nomination d’un commissaire aux comptes

La SAS a pour obligation de nommer un commissaire aux comptes si elle est contrôlée ou contrôle une autre société. La désignation d’un commissaire aux comptes s’impose également en cas de dépassement des deux des trois seuils suivants :

• un bilan total de 1 000 000 € ;
• un CA hors-taxe de 2 000 000 € ;
• un effectif de 20 salariés.

Puis, les associés de la SAS peuvent demander l’intervention de ce professionnel s’ils représentent une certaine fraction du capital social, soit :

• 1/3 pour les demandes adressées directement à l’entreprise ;
• 1/10 pour les demandes en justice.

Quid du régime comptable simplifié

Comme son nom l’indique, la SAS est une société « simplifiée ». Autrement dit, elle peut adopter un régime comptable simplifié en vue de réduire le nombre d’écritures comptables. L’entreprise ne tient donc qu’une comptabilité de trésorerie et ne constate les dettes et les créances qu’à la fin de l’exercice.

Une SAS peut bénéficier du régime comptable simplifié sous deux conditions :

• elle exerce une activité de vente de marchandises, de commercialisation de denrées à emporter ou à consommer sur place, ou encore de fourniture de logements ;
• son chiffre d’affaires n’excède pas 789 000 euros pour la vente de marchandises ou 238 000 euros pour la prestation de services

Peut-on faire sa comptabilité seul en SAS ?

Une SAS peut tout à fait s’occuper elle-même de sa comptabilité au lieu de l’externaliser. Dans ce cas, le chef d’entreprise ou un comptable en interne se charge lui-même de l’enregistrement des pièces comptables (factures d’achat, factures de vente, relevés bancaires, etc.).

Certaines entreprises choisissent cette option en vue d’économiser de l’argent. En se passant des services d’un cabinet d’expertise comptable, elles réalisent une économie correspondant au montant des honoraires qu’elles auraient dû payer à ce professionnel. 

Cependant, gérer soi-même sa comptabilité comporte aussi son lot d’inconvénients. D’abord, c’est une tâche qui demande du temps selon le volume d’opérations à enregistrer.

Puis, la tenue de la comptabilité nécessite de disposer des compétences dans le domaine. La personne qui s’en occupe doit être sûre de la réaliser en bonne et due forme avant de la déclarer à l’administration fiscale. La moindre erreur est pénalisante pour l’entreprise en cas de contrôle fiscal.

En effet, un manquement aux obligations comptables l’expose à une sanction financière pouvant aller jusqu’à 500 000 euros ainsi qu’à une peine d’emprisonnement de 5 ans pour le dirigeant.

Pour s’assurer de la conformité des comptes, il convient avant tout de se former dans le domaine en vue d’acquérir les connaissances permettant de parfaire sa comptabilité. En outre, il est aussi conseillé d’utiliser un logiciel comptable performant. Cet outil garantit :

• la mise à jour régulière des comptes ;
• un bon classement des pièces comptables ;
• l’utilisation d’un plan comptable adapté à l’activité de l’entreprise ;
• un gain de temps.

Faire appel à un expert-comptable : pourquoi ?

Aucun texte de loi n’oblige les sociétés par actions simplifiées (SAS) à recourir à un expert-comptable.

Néanmoins, il est fortement recommandé de confier la gestion de la comptabilité à ce professionnel.

En effet, l’intervention d’un expert-comptable confère des avantages considérables :

• La prise en charge de la comptabilité par ce spécialiste des chiffres réduit les risques d’erreurs qui peuvent coûter cher à la société.
• De plus, cette alternative offre un gain de temps au chef d’entreprise, lui permettant de se consacrer entièrement sur le cœur de l’activité de son entreprise.