Saisie comptable : comment la faire et qui peut la faire ?

La saisie comptable, c’est quoi ?

La saisie comptable désigne l’encodage des opérations affectant le patrimoine ou l’activité d’une entreprise. Elle met en œuvre une opération d’enregistrement consistant à mobiliser manuellement tous les comptes relatifs à l’opération. Elle permet d’obtenir des écritures comptables.

Après leur enregistrement, ceux-ci apparaissent dans un document appelé « journal ». L’entreprise peut générer différents types de journal, notamment ceux faisant référence aux achats, aux ventes, à la banque, aux salaires, à la TVA, aux opérations diverses, etc. C’est pour cette raison qu’on dit que la saisie comptable est la base de la comptabilité.

Qui a le droit de faire de la saisie comptable ?

Toute personne ayant des connaissances en comptabilité peut effectuer la saisie comptable d’une entreprise. Dans tous les cas, il vaut mieux le confier à une personne de confiance, car la plupart des données à saisir sont confidentielles et doivent rester dans le cadre de l’entreprise.

Le dirigeant

Le dirigeant peut s’occuper de cette tâche lui-même. Toutefois, il faut noter que ce type d’enregistrement accapare énormément de temps. Il convient de bien réfléchir avant de s’y engager soi-même. Cette solution convient mieux à une entreprise qui ne réalise que peu d’opérations dans le mois.

Le comptable de l’entreprise

Souvent, l’entreprise de taille moyenne attribue le poste de comptable à un employé disposant de suffisamment de connaissances en comptabilité. Cette personne doit non seulement être apte à rédiger avec zéro défaut l’écriture comptable, mais doit aussi maîtriser au moins un logiciel de comptabilité permettant de faciliter la saisie.

Un prestataire externe

Compte tenu du volume important des données à saisir et traiter, la plupart des grandes entreprises font appel à des prestataires externes pour réaliser la saisie comptable. De cette manière, ils peuvent se focaliser davantage sur le développement et la production au lieu de perdre du temps à s’occuper de l’aspect financier.

Notez toutefois qu’en France, la loi exige que le prestataire en question soit un expert-comptable répondant aux critères suivants :

• Diplômé en expertise comptable,
• Inscrit obligatoirement dans le Tableau de l’Ordre des experts-comptables,
• Visible dans l’annuaire des experts-comptables.

Comment faire une Saisie comptable ?

La saisie comptable peut être effectuée à la main lorsqu’il n’y a que peu d’opérations à recenser par mois. Dans le cas contraire, il vaut mieux saisir les données manuellement sur ordinateur. On peut également opter pour la solution automatisée grâce à l’utilisation des logiciels comptables de 4e génération. Pas cher, cette dernière solution a l’avantage d’être très pratique.  

Quoi qu’il en soit, la saisie comptable doit se faire selon des normes très précises, qu’elle soit réalisée sur du papier, sur un ordinateur, ou automatisée. Elle génère plusieurs journaux qui sont ensuite regroupés au sein du journal centralisateur. Les données à saisir proviennent essentiellement des factures et des différentes pièces comptables justificatives. En principe, ces derniers doivent être présentés obligatoirement à chaque fois qu’un professionnel a recours à la prestation de service d’un autre professionnel.

Tenir un journal comptable

Le journal comptable rassemble les données provenant de tous les documents sur les achats, les ventes, et autres opérations financières réalisées par l’entreprise. Ils sont organisés de manière chronologique pour faciliter leur lecture.

Saisir les opérations comptable

Le tableau du journal comptable doit obligatoirement contenir :

• Le numéro et le libellé de chaque compte,
• La date de l’opération,
• Le montant du crédit ou du débit de l’opération.

Pour saisir le numéro et le libellé de chaque compte, il faut consulter le Plan comptable général destiné aux entreprises. Celui-ci regroupe les comptes en 8 classes, ce qui permet d’affecter plus facilement un numéro à chacun d’eux. Pour savoir à quoi correspond une opération, il faut se référer au libellé. C’est pour cette raison que la saisie de ce dernier est obligatoire et qu’il doit être suffisamment précis pour faciliter la lecture.

Quant à la date saisie, il faut bien vérifier sa correspondance avec celle visée par l’écriture comptable. Pour ce qui est du montant en crédit, elle désigne tout ce que la société doit à un tiers. C’est par exemple le cas de la TVA collectée. Il doit être saisi dans la colonne de crédit. À l’inverse, le montant en débit fait référence à tout ce qui est dû à la société, comme la TVA déductible. Il doit être inscrit dans la colonne de débit. On retrouve également dans cette colonne le solde positif à la banque.

Comment faire la saisie d’une facture ?

Chaque fois qu’elle reçoit ou émet une facture, l’entreprise doit la saisir dans ses comptes. Elle doit bien préciser si elle est redevable ou non de la taxe sur la valeur ajoutée, du montant hors taxes, de la TVA, et du montant toutes taxes comprises. C’est seulement par la suite qu’elle intègre les données dans sa comptabilité.

Pour saisir une facture d’achat – fournisseur, il faut respecter le modèle suivant :

• Débit du compte de charge « achat » (pour le montant hors taxe),
• Débit du compte de TVA déductible permettant l’enregistrement du montant de la TVA,
• Crédit du compte fournisseur, à créditer pour le montant toute taxe comprise.

En outre, on peut utiliser différents comptes selon la nature des achats :

• On doit obligatoirement utiliser un compte de classe 2 s’il s’agit d’un achat de biens durables.
• Les comptes 601 et 607 peuvent être utilisés pour l’achat de biens consommables, tel que la matière première.
• Les comptes 602 et 606 sont généralement utilisés pour désigner les services.

Pour ce qui est de la saisie d’une facture vente — client, voici le modèle à respecter :

• Débit du compte du client en enregistrant le montant tout taxe comprise (TTC),
• Crédit du compte de TVA collectée en saisissant le montant de la TVA,
• Crédit du compte de ventes de prestations de services ou de produits concernés (pour le montant HT).

À titre de conclusion, la saisie comptable est une opération permettant de connaître l’état de la finance d’une société. Compte tenu de son importance, elle doit être effectuée avec précision et le plus régulièrement possible. Sa réalisation doit suivre les normes de comptabilité applicables pour les entreprises.