La gestion et la comptabilité des factures impayées représentent un travail chronophage pour l’entreprise. Entre les courriers de rappel, les relances téléphoniques et les démarches administratives fastidieuses, cela engage effectivement du temps. Afin de répondre à cette problématique, il est donc préférable de se tourner vers une solution de recouvrement de créance. À quoi sert-elle ? Quelles sont les différentes fonctionnalités qu’elle intègre ? Par ailleurs, quels sont les meilleurs logiciels de recouvrement de créance en 2022 ? Éléments de réponses.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement de créance ?
Un logiciel de recouvrement de créance ou crédit management est un outil qui permet d’automatiser l’ensemble de la procédure de recouvrement. Il dispose de l’Intelligence Artificielle pour personnaliser les informations liées aux profils payeurs. D’une manière générale, cette solution s’adresse à toutes les formes juridiques d’entreprises, mais aussi aux agences de recouvrement spécialisées. Elle peut être intégrée à d’autres systèmes comme les logiciels de comptabilité, de facturation, pour le secteur bancaire, etc. Quoi qu’il en soit, l’utilisation d’un tel programme constitue un excellent moyen de gérer les litiges et les risques d’impayés.
En outre, un logiciel de recouvrement de créance propose un agenda d’encaissement pour donner une meilleure visibilité des rentrées financières. Ce qui évite au chef d’entreprise de recourir aux prestations d’une société de recouvrement. Plus encore, il définit les règles de crédit afin que la structure se protège des mauvais payeurs et des clients en surendettement. En définitive, les outils de recouvrement de créance ont été conçus pour garantir la santé financière de l’entreprise.
Pourquoi utiliser une solution de recouvrement de créance ?
Si les impayés impactent lourdement le budget d’une entreprise, recouvrer les créances demande beaucoup de temps. Certaines structures peinent alors à assurer le recouvrement de leurs créances. C’est pourquoi il s’avère judicieux d’utiliser un logiciel qui sera d’ailleurs moins onéreux que solliciter l’intervention d’une agence ou d’un cabinet de recouvrement.
Grâce à ce type de solution, les entreprises peuvent bénéficier d’un certain nombre d’avantages, parmi lesquels :
- La réduction des délais de paiement et des impayés : mise en place de scénarios de relance personnalisés pour gagner en efficacité ;
- L’automatisation des tâches répétitives : réalisation des tâches essentielles en quelques minutes ;
- L’amélioration de la productivité : focalisation sur les tâches à forte valeur ajoutée et limitation du risque d’erreurs ;
- Le renforcement de la relation client : préservation de l’image de l’entreprise et personnalisation des relances ;
- Une vision claire du risque client : centralisation des informations pour mieux gérer l’encours client.
D’un autre côté, un logiciel de crédit management comporte de nombreuses fonctions telles que le reporting pour créer un historique des données de paiement et déterminer le potentiel de chaque client. Aussi, il permet de faciliter la communication entre les services concernés et d’impliquer tous les collaborateurs dans le règlement des créances et la résolution des litiges.
Vous l’aurez compris, cet outil contribue à l’amélioration de la trésorerie de l’entreprise et de sa performance en temps réel (recouvrement, gestion des litiges…) sur plusieurs niveaux. Il s’agit entre autres d’un moyen de développer la rentabilité de la structure. De fait, avec un suivi optimal de la solvabilité des clients, il est possible d’anticiper les différents risques. L’entreprise pourra en parallèle économiser du temps et accélérer les rentrées de trésorerie en professionnalisant les actions de ses chargés de recouvrement.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de recouvrement de créance ?
Sur le marché, il existe pléthore de logiciels de recouvrement de créance. Bien que chacun d’entre eux dispose de ses propres services, on retrouve quelques fonctionnalités communes à tous les outils de crédit management. Ci-après une liste non exhaustive.
Le recouvrement
Cette fonctionnalité donne la possibilité au chef d’entreprise de définir un processus de recouvrement type suivant la segmentation client. Elle met également à disposition un agenda de recouvrement pour avoir un aperçu des retards de paiement, et donc pour réaliser des relances automatiques (mail, SMS, courrier postal). Par ailleurs, le chargé de recouvrement peut créer des modèles de documents de relance ou utiliser ceux déjà préétablis en les personnalisant.
En cas de factures impayées, l’outil calcule automatiquement les pénalités de retard et les insère dans les courriers de relance. Enfin, un logiciel de recouvrement de créance a la particularité de pouvoir être lié à d’autres logiciels CRM ou comptables.
La gestion du risque
La gestion du risque fait partie des fonctions essentielles d’une solution de recouvrement. Effectivement, celle-ci donne la possibilité à l’entreprise de :
- Intégrer automatiquement les données financières relatives aux clients dans le logiciel ;
- Définir des règles de crédit et des conditions de paiement pour chaque client ;
- Paramétrer le scoring selon les critères prédéfinis ;
- Gérer l’assurance-crédit et paramétrer les alertes en cas de forclusion.
Le reporting
Le reporting constitue un outil d’aide à la prise de décision. C’est un système de données vérifiées et vérifiables qui sert d’orientation aux décisions stratégiques de l’entrepreneur en vue d’atteindre les objectifs préalablement fixés. La plupart des logiciels de crédit management intègrent la fonctionnalité reporting pour :
- Calculer à l’instant T les indicateurs de recouvrement de créance comme le DSO, le taux d’impayé… ;
- Prévoir des encaissements futurs basés sur l’expérience de paiement ;
- Historiser les données et analyser le comportement de paiement d’un client sur une période ;
- Etc.
Quels sont les critères de choix d’un bon logiciel de recouvrement ?
À l’évidence, les solutions de recouvrement de créance sont nombreuses qu’il semble parfois difficile de faire un choix. D’autant que ces dernières se diffèrent en termes de praticité, de fonctionnalités, de disponibilité et de coût. Pour vous aider à choisir le meilleur outil de crédit management, découvrez donc les critères importants à prendre en compte.
La facilité d’utilisation
Il va sans dire que certains logiciels sont complexes à manipuler. De ce fait, il convient de privilégier une solution qui possède un tableau de bord à la fois accessible et facile à utiliser. Chaque service pourra ainsi établir des bilans et des prévisions sans contrainte ni paramétrage.
Les fonctionnalités
Afin de tirer profit des meilleurs bénéfices du logiciel de recouvrement de créance, celui-ci doit regrouper tous les indicateurs clés de performance financiers ou KPI. De même, il faut s’assurer que l’outil comporte les fonctionnalités suivantes :
- Le tableau de bord : pour avoir une vision globale de l’encours client et une vision détaillée par le client ;
- Les scénarios de relance automatisés : pour rendre les process plus efficaces et réduire les délais de paiement ;
- Le partage de l’information : pour proposer un mode de paiement diversifié ;
- Le reporting : pour orienter les actions à mettre en œuvre par l’entreprise.
En outre, il n’est pas conseillé de sélectionner les logiciels ne permettant pas une personnalisation facile des documents de relance lors de l’envoi.
La réactivité et l’intelligence
Pour reconnaître un bon logiciel de recouvrement de créance, il faut se baser sur sa capacité à s’adapter à tous types d’entreprises. Mais ce n’est pas tout ! Il est tout aussi important de considérer son aptitude à ressortir la situation financière des créances de la structure à n’importe quel moment.
D’autre part, un service de recouvrement doit pouvoir apporter des solutions claires ainsi qu’un accompagnement complet dans la gestion des créances. Bien entendu, cela dépendra de l’Intelligence Artificielle à laquelle il fonctionne. L’idéal serait un logiciel qui effectue un suivi intelligent des clients par profil et qui favorise la personnalisation des scénarios de relances.
Mis à part cela, il est recommandé d’opter pour un programme interconnectable avec des solutions comptables et CRM internes. En effet, la flexibilité du module d’import des données garantit la qualité du logiciel.
La disponibilité
La disponibilité est un critère non négligeable lors de l’acquisition d’un outil de recouvrement. Pour les plus performants, l’accessibilité est illimitée, c’est-à-dire 24 h/24 et 7 j/7. D’autres proposent des horaires plus restreints, le plus souvent moins de 12 h par jour.
La tarification
Avant de choisir un logiciel de recouvrement de créance, il s’avère indispensable d’en connaître le prix. Celui-ci doit correspondre au budget prévu par l’entreprise. À défaut, cela pourrait engendrer des dépenses supplémentaires. Il faut toutefois savoir que les tarifs élevés ne sont pas toujours synonymes de qualité.
Dans tous les cas, le dirigeant est tenu d’identifier ses besoins et ceux de son entreprise afin de trouver la solution de crédit management la plus adaptée.
Les meilleurs logiciels de recouvrement de créance en 2022
Actuellement, il ne suffit plus d’émettre et de recevoir des appels ou emails pour garantir la bonne gestion financière d’une entreprise. Pour une meilleure organisation du travail, de la centralisation des informations et de la communication, l’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créance est désormais primordiale. Pour affiner votre choix, nous vous révélons les solutions de crédit management les plus prisées du moment.
Lean Pay
Il s’agit d’un outil SaaS (Service as a Software) intuitif conçu pour automatiser et personnaliser les relances clients des factures impayées. Il permet ainsi de diminuer le DSO et d’accélérer les encaissements B2B. D’ailleurs, Lean Pay convient aux PME B2B de n’importe quel secteur qui génèrent un volume de factures conséquent chaque mois.
Parmi les fonctionnalités de ce logiciel, on retrouve :
- L’analyse des délais de paiement ;
- Le suivi du poste client en temps réel ;
- Les plans de relances personnalisables ;
- L’automatisation du rapprochement bancaire ;
- Etc.
D’un autre côté, Lean Pay peut être directement connecté avec des solutions de facturation telles que Sellsy, QuickBooks… ou encore comptables. En tout cas, pour avoir à disposition ce logiciel, il faudra souscrire à l’une des trois formules proposées :
- TPE : 95 euros par mois ;
- PME : 195 euros par mois ;
- PME + : 295 euros par mois.
Esker
Esker est un CRM de recouvrement qui automatise les processus en vue d’optimiser la gestion de recouvrement de créances. Il intègre des technologies d’Intelligence Artificielle pour avoir une bonne visibilité et traçabilité des échanges tout en renforçant la relation client. Son interface se montre conviviale et ses tableaux de bord personnalisables.
En outre, Esker présente plusieurs fonctionnalités que sont :
- La gestion du crédit client ;
- La gestion des encaissements ;
- Le traitement des commandes clients ;
- La diffusion des factures clients ;
- La gestion des déductions.
Cette plateforme dispose d’une expertise reconnue mondialement. De plus, il possède de nombreuses certifications, à l’instar de l’ISO 27001, du TRUSTe, du GDPR et de l’ISO 14001. À noter que le tarif du logiciel est uniquement disponible sur demande.
Upflow
Upflow est le logiciel de recouvrement de créance qui apporte une solution de suivi des factures impayées, de l’émission à l’encaissement. C’est l’outil idéal des entreprises B2B pour gérer le poste client. Non seulement il contribue à la réduction des impayés, mais il simplifie également le règlement via des systèmes de paiement diversifiés. Par ailleurs, Upflow est interconnectable avec des outils de facturation et de comptabilité. Il s’avère collaboratif et s’ajuste aux clients, c’est-à-dire qu’il permet d’adapter les plans de relances à chaque compte.
Concernant le tarif, le logiciel est accessible à partir de 100 euros par mois. Celui-ci peut évoluer en fonction des différentes options choisies par l’entreprise. Une version d’essai gratuite est toutefois offerte. Afin de répondre à tous les besoins, Upflow met en avant quatre forfaits d’abonnement :
- Standard : 100 euros par mois ;
- Pro : 200 euros par mois ;
- Entreprise 400 euros par mois ;
- Premium : sur demande.
My DSO Manager
Logiciel innovant de recouvrement de créance, My DSO Manager se présente comme une solution performante, à la fois intuitive et simple à mettre en place. Il comprend des fonctionnalités importantes telles que les relances automatiques personnalisables à l’envoi, le scoring, les emails interactifs… Il dispose aussi d’un module d’import intelligent de données qui vise à améliorer la trésorerie de l’entreprise tout en assurant sa pérennité et son développement.
Aujourd’hui, My DSO Manager est utilisé quotidiennement par plus 900 structures de toutes tailles et près de 10 000 utilisateurs. Pour utiliser le logiciel, différentes versions sont proposées :
- Version Premium : 49 euros par mois ;
- Version Business : 99 euros par mois ;
- Version Pro : 199 euros par mois ;
- Version personnalisée : sur demande.
Aston iTF
Aston iTF constitue un service d’automatisation de recouvrement et de crédit management personnalisé. Il est disponible sur n’importe quel support (smartphone, tablette et PC) et repose sur la flexibilité du cloud. Cette solution présente diverses fonctionnalités, à savoir :
- L’analyse de la performance (tableaux de bord) ;
- L’analyse du risque client (scoring) ;
- L’automatisation de la relance et du recouvrement ;
- La couverture du risque (assurance-crédit et affacturage).
D’autre part, Aston iTF possède les certifications GDPR et ISO 27001. En définitive, il s’agit d’un outil qui axe les décisions de gestion des risques sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et qui garantit un certain niveau de sécurité des informations. Le prix d’abonnement du logiciel est accessible sur devis.