Encore appelées signatures numériques, les signatures électroniques sont des versions numériques des signatures manuscrites. Utilisées pour authentifier le ou les auteurs et signataires de documents électroniques, elles permettent d’attester de l’originalité des documents numériques sur lesquels elles sont apposées.
Comment faire pour signer de manière numérique un document ? Quels sont les documents pour lesquels il est possible d’en faire usage ? Les PV d’assemblée générale sont-ils concernés ? Nous répondons à ces questions ici.
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comparerComment faire pour signer numériquement un document ?
Pour signer de manière numérique un document, deux méthodes sont utilisables.
1ère méthode : L’utilisation des logiciels de production de documents numériques
Vous pouvez signer un document avec un logiciel de bureautique comme ceux de la suite Office de Microsoft. Lisez attentivement les différentes étapes ci-dessous énumérées :
- Pour commencer, cliquez sur l’onglet « Fichier » situé dans l’angle gauche de votre logiciel Word, Excel, Powerpoint ou autre logiciel de Microsoft Office ;
- Cliquez ensuite sur la rubrique « Informations », puis selon le type de fichier, cliquez sur l’onglet « Protéger le document », « Protéger le classeur » ou encore « Protéger la présentation » ;
- Cliquez enfin sur « Ajouter une signature numérique » et suivez le reste des instructions.
Il est recommandé de mettre le document électronique à signer dans un format de fichier non modifiable. C’est pour cette raison que le format PDF est le format le plus utilisé par les utilisateurs de signature électronique.
2ème méthode : Le recours aux plateformes Saas
L’autre moyen plus sûr d’avoir une signature numérique est de faire recours à une plateforme Saas spécialisée dans le domaine de la signature numérique. Ces plateformes permettent aussi bien à des particuliers qu’à des entreprises de se doter de signatures numériques authentiques. Lesdites signatures numériques s’obtiennent via internet et grâce à un abonnement payant.
De nombreuses plateformes Saas permettent d’avoir des signatures numériques authentiques, mais la plus sûre reste celle de la société française Universign, leader de la signature électronique.
Créée en 2001, Universign est à ce jour adoptée par plus de 3000 entreprises et des dizaines de milliers de particuliers. La structure a levé au cours de l’année 2018 plus de 12 millions d’euros afin de s’étendre et est en ce moment fortement présente sur l’ensemble des réseaux sociaux, notamment le réseau social professionnel américain LinkedIn.
Pour quels documents peut-on utiliser les signatures numériques ?
Pour tous les types de documents
Il est possible d’utiliser les signatures électroniques pour tous les différents types de documents numériques qui existent. En effet, à partir du moment où ledit document existe en version électronique ou numérique, il est possible d’utiliser des signatures numériques pour les authentifier et les certifier.
Ainsi, que le document soit signé par une personne comme dans le cas des lettres, ou signé par plusieurs personnes comme c’est le cas pour les PV de réunions, il est possible de recourir aux signatures numériques encore appelées signatures électroniques.
En somme, si plusieurs participants à une réunion ou une rencontre telle que les assemblées générales, désirent apposer tous ensemble leurs signatures sur un même et unique document, ils peuvent utiliser une plateforme Saas afin d’effectuer sans difficulté cette tâche.
La particularité des PV d’assemblée générale
Documents rédigés et produits en fin d’assemblée générale, les Procès-Verbaux sont toujours signés par certains responsables de l’organisation, notamment le Président, le Secrétaire et dans certains cas par tous les participants à la réunion.
Ces documents qui sont en fait des comptes rendus exhaustifs des travaux effectués et débats tenus lors desdites assemblées générales, doivent pour être valides, être signés par ces responsables, voire par tous les participants à la réunion.
Si ce document doit faire le tour des différents signataires lorsqu’il doit être signé de manière manuscrite, le PV d’assemblée générale qui doit être signé de manière électronique, est visé par ses signataires via des plateformes spécialisées dans la fourniture de ce type de services numériques.
En somme, il est possible de signer ou de faire signer numériquement les PV d’assemblée générale. Il faut pour cela recourir à l’une de ces plateformes Saas spécialisées dans la fourniture de ces services numériques dont l’utilité ne fait plus de nos jours objet de débat.
