Facture d’acompte : Quelles sont les règles ?

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Il s’agit d’une facture établie par un vendeur ou un prestataire qui constate le versement d’un acompte, c’est-à-dire une fraction du prix réglée à l’avance. La loi prévoit les règles encadrant ce document. De fait, selon l’article 289 du Code général des impôts, un fournisseur qui reçoit un acompte se trouve dans l’obligation de faire une facture. Et ce, qu’il soit assujetti à la TVA ou non.

Par ailleurs, l’émission d’une facture d’acompte présente plusieurs intérêts. D’une part, cela permet au professionnel de garantir la transaction commerciale puisqu’elle sert à valider une commande en engageant le client. L’acompte permet également de ne pas puiser dans la trésorerie pour les opérations qui engagent des dépenses importantes comme la main-d’œuvre, l’achat de matériaux ou de fournitures, etc. En parallèle, les risques d’impayés sont réduits.

D’autre part, le client peut répartir le coût du bien ou du service en plusieurs versements. C’est un avantage considérable pour ce dernier, notamment lorsque la somme à payer se révèle conséquente. En définitive, la création d’une facture d’acompte constitue un engagement entre les deux parties au délai convenu :

• Le client paye la totalité du montant ;
• Le professionnel livre la marchandise ou exécute la prestation.

Quand émettre une facture d’acompte ?

En principe, l’émission des factures d’acompte se fait avant la livraison d’un bien ou la réalisation d’une prestation. Le montant de l’acompte devra ensuite être enlevé sur la facture finale à la fin de la livraison ou de la prestation.

Comment établir une facture d’acompte ?

Pour dresser une facture d’acompte, il existe certaines règles à respecter. Celles-ci portent essentiellement sur les mentions obligatoires légales et la TVA.

Les mentions obligatoires

Une facture d’acompte doit comporter les éléments ci-après :

• La mention « facture d’acompte » ;
• Le numéro de la facture ;
• La date d’émission de la facture ;
• La référence au devis initial ;
• Les informations sur le prestataire : forme juridique, dénomination sociale, numéro SIREN, adresse du siège social… ; 
• Les informations sur le client : nom, adresse de facturation… ;
• La désignation du bien ou de la prestation ;
• Le montant HT et TTC.

À noter que les mentions obligatoires peuvent varier en fonction de la nature de la structure. En outre, on retrouve d’autres mentions facultatives telles que :

• Le montant ;
• La quantité ;
• La TVA applicable (ou facturation TTC pour les microentrepreneurs) ;
• Le délai de paiement avec date précise ou mention « payable à réception ».

Après avoir intégré ces éléments, il convient de numéroter le document dans le même ordre chronologique que les factures classiques.

La TVA

En règle générale, les acomptes sont soumis à la TVA. Ce qui nécessite une comptabilisation dans chaque facture. Toutefois, cette taxe varie selon la nature de l’entreprise et celle de la vente ou de la prestation. Dès lors, il existe trois cas possibles :

• Le professionnel est assujetti à la TVA et la transaction concerne une livraison de marchandises : la facturation de la TVA se fait à la livraison, la facture d’acompte est établie sans TVA ;
• Le professionnel est assujetti à la TVA et la transaction concerne une prestation de services : la TVA est renseignée sur la facture d’acompte ;
• Le professionnel est exonéré de la TVA : les montants HT doivent apparaître dans la facture.

Comment comptabiliser une facture d’acompte ?

La facture d’acompte doit nécessairement être intégrée dans la comptabilité de la structure, à l’instar des autres opérations effectuées. Cependant, il faut savoir que sa place diffère selon qu’elle est émise pour le vendeur/prestataire ou pour le client. Dans le journal des ventes, seule la facture de solde sera enregistrée.

Pour le professionnel

Lorsque le fournisseur reçoit un acompte, il doit créditer le montant de celui-ci sur le compte 4191 (clients – avances et acomptes reçus sur commandes). Si la TVA est appliquée, dans ce cas, il faudra inscrire le montant de la taxe sur le compte 4457 (TVA collectée).

Pour le client

Le client est tenu de comptabiliser le montant partiel du bien ou du service indiqué dans la facture par rapport à son chiffre d’affaires. Ainsi, tous les acomptes réglés par ce dernier doivent figurer sur le compte 4091 (fournisseur — avances et acomptes versés sur commandes). En cas d’opération soumise à la TVA, celle-ci devra être débitée du compte 4456 (TVA sur les autres biens et services).

Pourquoi utiliser un outil de facturation pour une facture d’acompte ?

Pour faciliter l’établissement des devis ou des factures d’acompte, il s’avère judicieux d’utiliser un logiciel de facturation. En effet, cet outil permet de simplifier la tâche du professionnel en générant directement et automatiquement le document. Pour ce faire, il lui suffit de renseigner la somme ou le pourcentage d’acompte à partir d’un devis.

Grâce au logiciel, il pourra gagner du temps, éviter toutes formes d’erreurs (sur les montants, les taux, les informations…) et optimiser la gestion de la TVA.

Néanmoins, le choix de l’outil à utiliser dépendra grandement de la nature de la structure (startup, TPE, PME) et des besoins du professionnel.

Et la facture de solde ?

La facture de solde correspond à la facture finale qui rassemble les acomptes établis pour une même transaction à la livraison du bien ou à la fin de la prestation.

Ce document doit mentionner les informations qui concernent les montants de chaque acompte, ainsi que leurs numéros et leurs dates. D’un autre côté, la facture de solde doit être accompagnée de la somme restante due.