Facturation en micro-entreprise : comment ça marche ?

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est un document qui atteste de la vente de biens ou de services par un professionnel. Elle a pour objectif de prouver la transaction réalisée et de justifier le paiement à effectuer par le client. Les méthodes de facturation sont nombreuses : manuelle, via un logiciel ou une application, tout simplement en créant un compte professionnel en ligne via des sites spécialisés.

L’utilité d’une facture pour les auto-entrepreneurs

Pour tout entrepreneur, la facture est indispensable pour formaliser la vente d’un produit ou d’une prestation. Elle détaille les conditions de la transaction tout en cadrant la relation commerciale entre l’auto-entreprise et son client. En outre, la facture permet de suivre la comptabilité et de garantir la traçabilité des transactions d’une entreprise.

Sur le plan juridique, l’émission d’une facture en bonne et due forme protège le micro-entrepreneur en cas de litige avec un client. En effet, ce document prouve la réalisation d’une vente ou d’une prestation et atteste qu’un paiement est dû.

Une facture est également un document fiscal important du fait qu’elle sert de base pour calculer les taxes à verser, notamment si l’entrepreneur est assujetti à la TVA. Par ailleurs, les factures sont les principaux justificatifs examinés par l’administration lors de contrôle fiscal.

Réglementations liées à la facturation en micro-entreprise

La facturation est soumise à des règles précises pour garantir la transparence et la fiabilité des transactions commerciales.

Pour commencer, les factures doivent contenir toutes les mentions obligatoires exigées par la loi. D’autre part, leur numérotation doit être systématique et réalisée de manière séquentielle et chronologique. Cette étape est essentielle pour prouver l’ordre de facturation et prévenir les risques de fraude.

Qu’elles soient sous forme papier ou électronique, les factures d’une entreprise doivent être conservées pendant au moins dix ans. Cette obligation a été mise en place pour faciliter la vérification des transactions par l’administration fiscale. Quant au délai d’émission, elle est fixée au plus tard le jour de la prestation ou de la livraison.

Les micro-entrepreneurs ont-ils l’obligation d’éditer des factures et dans quels cas ?

Une micro-entreprise est tenue légalement d’émettre une facture pour ses clients professionnels. En cas de clients particuliers, la facture n’est pas obligatoire, mais elle peut être nécessaire dans certains cas. Par ailleurs, cette obligation peut différer en fonction du type de prestation ou de bien vendu par l’entreprise.

Règles générales

Dans le cadre de transactions B2B, et quelle que soit la nature du bien ou du service vendu, la facture est toujours obligatoire. En d’autres termes, une micro-entreprise qui entretient des relations commerciales avec un professionnel (entreprise, association, administration, etc.), doit impérativement émettre une facture.

Pour les clients particuliers (B2C), l’édition de facture est nécessaire dans les cas suivants :

• À la demande du client ;
• Pour des prestations spécifiques d’un montant supérieur à 25 € HT ;
• Pour les ventes de biens à un particulier en dehors de l’Union européenne ;
• Pour les ventes aux enchères publiques.

Absence de facturation : à quelles sanctions s’exposent les micro-entrepreneurs ?

Le manquement à l’obligation de facturation expose les auto-entrepreneurs à des sanctions sévères sur le plan financier et administratif. En cas d’absence de facture, notamment lors des transactions avec des professionnels, ceux-ci risquent une amende pouvant aller jusqu’à 15 000 euros.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture d’auto-entrepreneur ?

Une facture émise par une micro-entreprise doit comporter plusieurs mentions afin d’être conforme à la législation en vigueur. Les informations suivantes doivent impérativement figurer sur chaque facture pour que celle-ci soit valide.

Les informations sur l’entreprise émettrice

• Le nom et le prénom du micro-entrepreneur ;
• L’adresse de l’établissement ou du domicile professionnel ;
• Le numéro SIREN et SIRET.

Les informations sur le client

• Le nom ou la raison sociale du client ;
• L’adresse du client ou son siège social s’il s’agit d’une société.

Les informations de la facture

• Le numéro unique de la facture ;
• La date à laquelle elle a été émise.

La description détaillée de l’opération

• La nature et la description détaillée de la prestation réalisée ou du bien vendu ;
• La mention des quantités, des durées, des unités et des caractéristiques.

Les prix et les montants totaux

• Le prix unitaire de chaque produit / service ;
• Le montant total hors taxes (HT) ;
• Les majorations de prix (emballage, transport, etc.), les réductions et les escomptes ;
• La TVA si applicable ;

Note : La mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit figurer sur la facture si l’auto-entrepreneur bénéficie de la franchise en base de TVA.

• Le montant toutes taxes comprises (TTC) si la TVA est applicable.

Les conditions de paiement

• La date limite de paiement ;
• Les pénalités applicables en cas de retard de paiement ;
• Les modalités de règlement.

Papier ou électronique : sous quel format rédiger les factures d’une auto-entreprise ?

Les auto-entrepreneurs ont le choix d’éditer leurs factures sous plusieurs formats selon leurs besoins. Le format papier est une option classique qui combine plusieurs avantages, bien qu’il soit de plus en plus remplacé par les factures numériques.

En effet, il est plus simple de rédiger une facture à la main ou via un logiciel de traitement de texte avant de l’imprimer. D’ailleurs, cette option se veut plus rassurante pour les auto-entrepreneurs, du fait que les documents papier peuvent être conservés physiquement. Cependant, la création de factures en papier représente également des coûts qui peuvent être importants sur le long terme. L’impression et le stockage demandent un investissement conséquent, surtout si l’entreprise traite un gros volume de factures. En outre, il n’est pas rare que les documents papier se perdent ou se détériorent avec le temps.

Les factures électroniques sont des documents émis et conservés dans un format électronique. C’est une méthode privilégiée par de nombreuses entreprises modernes en raison de sa flexibilité. Les versions électroniques sont créées en accord avec la réglementation européenne en matière de sécurité, d’authenticité et de lisibilité. Elles peuvent être créées via de nombreux logiciels dédiés. Certains d’entre eux permettent d’ailleurs d’envoyer et d’archiver automatiquement les factures. Chaque étape est tracée afin de simplifier la gestion comptable et les contrôles fiscaux. En revanche, les auto-entrepreneurs doivent investir dans des logiciels de facturation conformes pour émettre ce type de facture.