Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation constitue un outil en ligne dédié à la gestion commerciale et comptable d’une entreprise. Il permet de créer et d’éditer des factures, des devis, des avoirs et même des bons de livraison pour les clients. On l’utilise également ce pour le calcul de la TVA.

Cette solution professionnelle propose un grand nombre de fonctionnalités pour l’automatisation du processus de facturation et la simplification de la comptabilité. Parmi ses avantages, on peut citer le respect des règles liées à la facturation, la réduction du risque d’erreur dans les calculs et l’amélioration du suivi du poste client.

Aussi, un logiciel de facturation peut apporter une vision claire au dirigeant d’entreprise à travers des tableaux de bord intégrant différents indicateurs tels que les volumes de ventes, le chiffre d’affaires, etc. En définitive, il s’agit d’un outil pratique dont le but consiste à faciliter au maximum la vie des entrepreneurs.

Est-il impératif d’utiliser un logiciel de facturation ?

Non, il n’est pas obligatoire de se servir d’un logiciel de facturation. Toutefois, la loi s’avère plus complexe puisque le logiciel de facturation peut se révéler indispensable afin de pouvoir répondre à certaines obligations légales.

Dans les détails, toutes les entreprises assujetties à la TVA devaient avoir à disposition un logiciel certifié et conforme à partir du 1er janvier 2018. Il fallait alors que celui-ci réponde aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Puis, la loi antifraude de 2018 est venue modifier le champ d’application de cette règle.

Par conséquent, la mise en place d’un outil de facturation et certifié ne demeure plus obligatoire que pour les entreprises remplissant les conditions ci-après :

• Assujetties à la TVA
• Enregistrement des encaissements avec des logiciels de caisse
• Facturation à des particuliers par la vente de biens ou la prestation de services.

Compte tenu des nombreuses révisions effectuées par le gouvernement sur la loi antifraude à la TVA, la communication des changements assurée par l’administration fiscale paraissait ambiguë. Ce qui a entrainé la parution d’articles contradictoires sur le web.

Quelles sont les sanctions pour non-conformité ?

Dès lors que l’administration fiscale procède à un contrôle, l’entreprise doit lui fournir une attestation de certification de l’éditeur du logiciel. À défaut, cette dernière s’expose à une amende de 7 500 euros. Le chef d’entreprise se voit ensuite accorder un délai de 60 jours pour s’équiper d’un logiciel de facturation conforme.

La sanction s’applique de nouveau si aucune mesure n’a été prise par le dirigeant, en l’occurrence utiliser un logiciel de facturation certifié par un organisme indépendant.

Qu’en est-il de la facturation électronique ?

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui œuvrent pour des marchés publics sont tenues d’éditer des factures en format électronique. Cette loi va s’étendre progressivement à toutes les structures assujetties à la TVA travaillant en BtoB entre 2024 et 2026 (loi de finances 2020).

Ce qui signifie que l’édition des factures sur Word ou Excel ne sera plus possible du fait que les critères d’inaltérabilité et de traçabilité ne sont pas remplis.

Le calendrier progressif de déploiement de la facturation électronique par les entreprises prévu par l’article 3 de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021. Il s’agit d’une ordonnance relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction. Le dispositif sera imposé à compter du :

• 1er juillet 2024 en réception pour l’ensemble des assujettis
• 1er juillet 2024 en transmission pour les grandes entreprises
• 1er janvier 2025 en transmission pour les entreprises de taille moyenne
• 1er janvier 2026 en transmission pour les PME et les microentreprises.

Ainsi, la transmission et le traitement des factures seront plus faciles et plus rapides. D’autant que cela allège considérablement la tâche de l’administration fiscale dans la lutte contre la fraude.

Pourquoi utiliser un outil de facturation ?

Comme évoqué précédemment, un logiciel de facturation présente de multiples avantages. Voyons-les en détail.

Le respect des règles de facturation

Ce programme informatique, lorsqu’il est attesté ou certifié, constitue une garantie de conformité aux exigences légales relatives à la facturation et à la gestion des ventes. De fait, la facturation fait l’objet de nombreuses réglementations.

En outre, il contient un large panel de fonctionnalités telles que :

• L’ajout des mentions légales
• La numérotation automatique des factures
• La gestion de la TVA
• Le calcul automatique des totaux et sous-totaux
• Etc.

Le gain de temps et la réduction du risque d’erreur

Il va sans dire que l’utilisation d’un logiciel en ligne apporte un gain de temps significatif. En effet, la digitalisation et l’automatisation des processus évitent de s’atteler à une tâche chronophage. Ce qui permet au dirigeant d’entreprise de mieux se focaliser sur son activité.

D’un autre côté, cela réduit le risque d’erreur, car le logiciel de facturation prend en charge le calcul des prix HT, des taxes et des marges commerciales de façon automatique. On notera aussi l’exportation des informations financières pour la comptabilité et à la mise à jour des stocks.

La centralisation des données

Les données comme les informations client, les produits et services, la trésorerie, etc. peuvent être centralisées grâce à un logiciel de facturation. Ce qui rend le suivi financier de l’activité plus simple.

Il faut aussi savoir que cet outil peut s’intégrer à d’autres logiciels de gestion (CRM, comptabilité …). De cette manière, les données peuvent être synchronisées et partagées automatiquement.

Pour couronner le tout, le logiciel de facturation garantit la protection, la confidentialité et la sécurisation des données. Celles-si sont d’ailleurs conservées sur le Cloud pour une éventuelle récupération.