Comptabilité d’engagement : Qui est concerné ? Qu’est ce que c’est ?

En quoi consiste la comptabilité d’engagement et pourquoi opter pour cette solution ?

Également connue sous l’appellation de « comptabilité sur les débits » ou « comptabilité de créances et dettes », la comptabilité d’engagement consiste à enregistrer le flux des recettes et les dépenses d’une entreprise dès qu’elles sont acquises en tant que recette ou engagées comme dettes ou créances.

Même si elles ne sont pas encore payées ou reçues par l’entreprise, cette technique permet de comptabiliser toutes les opérations financières prévues ou en cours.

Concrètement, la comptabilité d’engagement permet de saisir les différentes pièces justificatives au jour de leur établissement. Elle concerne notamment la comptabilisation :

• Des factures d’achat et des factures de vente au moment de leur facturation ;
• Des salaires du personnel ainsi que les charges sociales mensuellement ;
• Des encaissements et des paiements le jour de leur délivrance ou de leur date d’effet ;
• Des déclarations TVA selon leur périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). 

La comptabilité d’engagement s’intéresse alors à toutes les opérations d’enregistrement sur le moyen terme.

Du fait de son large domaine d’intervention, cette méthode avantage ainsi les entreprises et ses dirigeants. La précision des comptes offre une abondance d’informations fiables relatives aux engagements de la société.

L’édition des différents états des flux devient d’emblée plus facile (retards de paiement des clients, encours, règlement des fournisseurs, accords de budget…). Et quand la comptabilité est à jour, l’écriture sur les débits permet de cerner la situation financière d’une structure à un moment donné.

À la fin d’un exercice, elle constitue un moyen infaillible pour évaluer toutes sortes d’avoirs, mais aide à établir un plan pour les opérations futures. Vis-à-vis de l’administration fiscale, une comptabilité d’engagement est la preuve d’une bonne foi ainsi que d’une bonne gestion financière.   

Qui doit tenir une comptabilité d’engagement ?

Généralement, dès qu’une organisation dégage un chiffre d’affaires lors de ses activités commerciales ou lucratives, elle doit se soumettre à la comptabilité d’engagement. C’est pour cela que les associations et les entreprises optent pour cette méthode comptable. Cependant, certaines conditions sont requises. 

Pour les associations

Que ce soit une association déclarée, agréée ou une association « de fait » ; la loi leur impose la tenue d’une comptabilité d’engagement du moment où :

• Elles perçoivent des subventions supérieures à 153 000 euros ;
• Elles dégagent des valeurs immobilières.

Quant aux structures d’utilité publique, dès que celles-ci répondent à deux des trois critères suivants, elles se doivent d’opter pour ce type de comptabilité :

• Effectuer 3,1 millions d’euros de recettes ;
• Compter 50 salariés ;
• Afficher un bilan total 1,55 million d’euros.

Pour les entreprises

La comptabilité d’engagement est considérée comme le régime par défaut des sociétés. Et cela d’autant plus obligatoire pour les types d’entreprises suivantes :

• Les entreprises dont l’activité relève des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) ;
• Les sociétés assujetties à l’IR (impôt sur le revenu) ou à l’IS (impôt sur les sociétés) ;
• Les Entreprises individuelles (EI) et les Entreprises individuelles à responsabilité limitée (EIRL) ;
• Les sociétés libérales assimilées à des sociétés commerciales (SELAS, SELARL …) ;
• Les entreprises commerciales (EURL, SASU, SARL, SAS, SA, SNC, SCA, SELAFA, SELCA et autres) ;
• Les comités d’entreprise disposant de ressources supérieures à 153 000 euros.

En ce qui concerne les sociétés concernées par les Bénéfices non commerciaux ou BNC, elles ne sont pas tenues d’opter pour la comptabilité d’engagement. Toutefois, si elles le désirent, elles peuvent envoyer au Service des Impôts des Entreprises (SIE) une demande sur papier libre.

Comment effectuer les opérations de comptabilité d’engagement ?

Que ce soit dans le livre-journal, le livre de recettes ou dans le grand livre, la comptabilité d’engagement doit être observée dans l’ensemble des documents comptables. S’effectuant en deux temps, il faudra alors noter :

• La date d’établissement de la facture (le jour de la naissance de l’obligation de paiement) ;
• La date du décaissement ou d’encaissement (le jour du règlement effectif de la facture).

Par exemple, dans le cas d’un exercice comptable normal (du 1er janvier au 31 décembre), la vente de matériel en deux mensualités, les paiements non effectués à la fin de l’année seront comptabilisés dans le tableau du crédit de cet exercice. Il est alors plus facile de repérer les factures non payées à la fin de chaque exercice comptable.

Les limites de la comptabilité d’engagement

Bien que la comptabilité d’engagement soit un outil de précision dans la gestion des comptes d’une entreprise ou d’une association, sa tenue nécessite plus de temps pour les divers enregistrements.

En effet, au lieu de ne comptabiliser qu’une seule opération, le responsable devra mettre en place deux tableaux.

Sa mise en place requiert une connaissance aigüe, notamment les rapprochements bancaires. Ce qui représente des coûts supplémentaires pour les entreprises qui seront dans l’obligation de recourir à un expert-comptable qui se chargera de :

• Faire l’écriture des factures fournisseurs non parvenues ;
• Traiter les opérations non encaissées ;
• Effectuer l’inventaire des produits ou les charges constatées d’avance ;
• Écrire les produits à recevoir pour lesquels le travail a été réalisé ;
• Etc.

Les moyens à utiliser pour une comptabilité d’engagement

Pour le bon déroulement d’une comptabilité d’engagement, le responsable des écritures comptables doit faire preuve de rigueur dans ses organisations. Pour cela, il est préférable de :

• Conserver minutieusement tous les documents comptables ;
• Les classifier pour un bon enregistrement ;
• Utiliser un logiciel de comptabilité et de facturation conforme aux besoins de la structure ;
• S’entourer d’un professionnel pour une gestion comptable efficace (un expert-comptable spécialement).

D’autres solutions sont également disponibles comme les outils en ligne, le cloud computing, ainsi que les sites spécialisés en gestion comptable et en fiscalité.