Approbation des comptes d’une SARL

En quoi consiste l’approbation des comptes annuels pour une SARL ?

Comme toutes les sociétés commerciales (SAS, EURL, SASU, SCI…), les entreprises de forme SARL sont tenues de faire approuver leurs comptes annuels à la clôture de chaque exercice comptable.

L’approbation des comptes est une procédure interne obligatoire à toutes les entreprises. Elle permet d’informer les associés ou les actionnaires de la situation financière des sociétés. À l’issue de cette formalité, les associés peuvent décider de l’affectation des bénéfices dégagés lors de l’exercice clos. Ils peuvent aussi décider d’affecter les pertes.

Comment se déroule l’approbation des comptes d’une SARL ?

La procédure veut qu’un calendrier soit respecté pour pouvoir mener à bien les opérations d’approbation des comptes annuels dans une SARL.

Organisation de l’assemblée générale annuelle

Préparation des documents

Avant de réunir tous les associés à une assemblée générale, le gérant de la SARL est tenu d’établir des documents sociaux relatifs à la situation financière de l’entreprise. Il s’agit du rapport de gestion, des comptes annuels et de l’inventaire comptable. Tout défaut d’établissement est susceptible d’une amende de 9 000 euros et jusqu’à 6 mois d’emprisonnement.

L’inventaire comptable permet d’effectuer un recensement des mouvements d’entrées et de sorties des stocks au cours de l’exercice.

Les comptes annuels sont constitués du bilan, du compte de résultat et de l’annexe comptable. Ces documents sont indissociables. Toute personne physique et morale à caractéristique commerciale est concernée par cette obligation.

En ce qui concerne le rapport de gestion, comme son nom l’indique, il informe sur la gestion de la société au cours de l’année coulée. À ce titre, il mentionne, la situation de la SARL durant l’année, le résultat, le montant de charges non déductibles, les événements intervenus durant l’année, les perspectives d’avenir de l’entreprise…

Communication des documents aux associés

Une fois les documents en règle, le gérant a l’obligation de les communiquer aux associés. Hormis l’inventaire qui reste à la disposition des actionnaires bien avant l’assemblée, le reste des papiers doit être envoyé au minimum 15 jours avant la date de la convocation. Lorsque les comptes sont parvenus aux associés, ces derniers sont invités à noter leurs remarques et à les soumettre durant la tenue de l’assemblée générale.

Dans le cas où le gérant vient à échapper à ses obligations de communication, chaque associé peut demander en référé devant le tribunal de commerce de désigner un mandataire pour réaliser la tâche. Sinon, chacun peut demander le prononcement d’une injonction de communication sous-astreinte.

Décision sur la date et le lieu de l’assemblée générale

L’assemblée générale doit se tenir dans les 6 mois suivants la fin de l’exercice des entreprises. Généralement, un exercice comptable prend fin tous les 31 décembre. Cela signifie que la réunion doit se tenir au plus tard le 30 juin de l’année suivante au sein du siège social de la société SARL. Toutefois, les statuts juridiques de l’entreprise déterminent librement le lieu de la convocation.

Tenue de l’assemblée générale

Convocation des associés à l’assemblée générale ordinaire

Le gérant de la SARL est responsable de la convocation de chaque associé par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception accompagnée des documents sociaux.

Vote relatif aux comptes annuels

À la date et au lieu indiqués dans la lettre, les associés se réunissent en assemblée générale. Si le gérant des SARL est également associé, il préside la réunion. Autrement, la présidence de la séance revient à l’actionnaire majoritaire qui possède plus de 50 % des parts du capital social de l’entreprise.

Au cours de l’assemblée générale ordinaire, les associés sont amenés à décider de :

• l’approbation, le refus ou la modification des comptes annuels
• l’affectation du résultat comptable et la mise à distribution des dividendes
• l’étendue du pouvoir fonctionnel du gérant (nomination, révocation, rémunération)
• les conventions passées entre le dirigeant et la société.

Le vote se fait dans les conditions de quorum et de majorité imposées par la loi.

Il est obligatoire pour une SARL d’élaborer un procès-verbal après la tenue de l’assemblée annuelle. Ce rapport écrit permettra ainsi de relater ce qui a été dit et fait au cours de la réunion.

Que se passe-t-il après le vote des comptes annuels d’une SARL ?

Accord pour l’approbation des comptes annuels d’une SARL

Lorsque les comptes d’une SARL sont approuvés par les associés, ils ne sont plus modifiables. La procédure de l’affectation du résultat est lancée et les dividendes sont mis en distribution, le cas échéant. Le délai de mise en paiement est de 9 mois après la date de clôture de l’exercice.

Après l’approbation, le gérant dispose d’un mois pour effectuer le dépôt d’un exemplaire des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Par la suite, les comptes sont publiés au bulletin officiel des annonces civiles et commerciales ou BODACC par le greffier.

Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire. Un manquement est sanctionné par une amende supérieure à 1 500 euros, portée à 3 000 euros en cas de récidive. Par conséquent, la responsabilité du gérant est engagée. Pour éviter cela, il est préférable de recourir à un commissaire aux comptes pour supporter la charge.

Refus pour l’approbation des comptes annuels d’une SARL

Lorsque les associés refusent d’approuver les comptes annuels de la SARL, il est important d’envoyer une copie de la délibération au greffe du tribunal de commerce.

Dans ce cas, il est impossible d’affecter le résultat de l’exercice et de distribuer des dividendes.