Livre journal : Qu’est-ce que c’est ?

Livre journal : Quel est son rôle et pourquoi l’utiliser ?

Le livre journal ou journal comptable est un document comptable retraçant toutes les opérations de trésorerie ayant un lien avec l’activité de la société, que ce soit les dépenses ou les recettes. Depuis 2016, et la publication de l’ordonnance 2015-900 stipulant l’obligation de tenir au moins deux registres comptables lors de la réalisation d’un état financier, le livre journal a pris une valeur importante au sein de la gestion financière d’une structure. Il va sans dire que pour trouver les traces d’une activité, les responsables d’entreprise consultent systématiquement le livre journal.

Véritable instrument à la disposition du chef d’entreprise, le livre journal recueille tous les mouvements financiers liés à son patrimoine, et ce, de manière chronologique. Son rôle est alors crucial, car il permet de :

• Contrôler tous ses mouvements financiers (positifs ou négatifs) ;
• Conserver les traces de toutes ses activités comptables ;
• Réaliser une meilleure gestion du patrimoine ;
• Faciliter l’établissement d’un bilan comptable et des états financiers.

Ce registre est ainsi un outil de contrôle efficace dans la gestion d’une entreprise. De même, ce document constitue une preuve à la disposition de la société en cas de contrôle d’ordre comptable effectué par l’administration fiscale, un expert-comptable ou un commissaire au comptes.

Doit-on obligatoirement tenir un livre journal ?

Généralement, toute entreprise française enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) devrait tenir dans leur comptabilité un livre journal. C’est également le cas des établissements assujettis à :

• La déclaration contrôlée ;
• L’impôt des sociétés ;
• Un régime simplifié ;
• Un régime réel d’imposition.

Toutefois, quelques exceptions existent selon l’article R 123 – 206 du Code du commerce. En effet, les micro-entreprises, les auto-entrepreneurs et les personnes effectuant une profession libérale ne sont pas contraints de tenir un livre journal. Cela vient notamment du fait que ces professions sont inscrites à l’URSSAF.

Quant aux professionnels libéraux travaillant au sein d’une compagnie et aux SCI assujetties à la TVA ou à l’impôt des sociétés, ils sont soumis à la tenue de ce registre comptable.

Quel est le contenu d’un livre journal ?

Pour une bonne tenue des exercices comptables, la tenue d’un livre journal doit suivre certaines règles, que ce soit sur la forme ou sur le fond. Se présentant sous plusieurs colonnes, son contenu doit impérativement mentionner les éléments suivants :

• La date de l’opération financière ;
• Le numéro de la pièce comptable ;
• Le numéro des comptes débités et crédités ;
• Le libellé de l’écriture comptable (par exemple : « achat de fournitures bureautiques ») ;
• Le montant des transactions (débit ou crédit).

Pour une bonne traçabilité des opérations financières d’une société, il est possible de diviser le journal comptable en plusieurs registres différents appelés journaux auxiliaires. Ils détailleront toutes les informations liées aux :

• Achats ;
• Ventes ;
• Opérations bancaires (versements ou retraits en banque) ;
• Opérations en caisse (paiements effectués en espèce) ;
• Opérations diverses ou OD (variations de TVA, paie, provisions, rectifications, etc.).

Le choix d’opter pour de nombreux journaux auxiliaires au lieu d’un unique livre journal tient du fait que celles-ci facilitent la saisie des activités comptables lors de l’établissement des totaux mensuels de trésorerie d’entreprise. Toutefois, il faut savoir que les registres auxiliaires ne disposent pas d’une valeur formelle en cas de contrôle financier. C’est la raison pour laquelle toute société doit retranscrire toute activité financière dans un livre journal.

Comment réaliser l’enregistrement d’une opération dans un livre journal ?

Pour enregistrer une opération financière dans le livre comptable, il est nécessaire de suivre ces règles principales :

• Relever toutes les opérations de dépenses et de recettes selon leur date respective ;
• Suivre chaque activité de façon chronologique ;
• Réaliser une écriture sans rature et indélébile ;
• Respecter la numérotation des pages du livre.

Toutes les pages du livre journal ne doivent pas comporter de blanc, d’altérations ou de trous de toute sorte. Une activité comptable ne peut pas être reportée à une date ultérieure dans ce registre.

Quels sont les différents types de livres comptables ?

Le livre journal n’est pas le seul document comptable qu’une entreprise doit posséder dans ses archives. En effet, lors d’un contrôle financier, elle doit également présenter le grand livre et le livre d’inventaire.

Reprenant les informations se trouvant dans le livre journal, le grand livre classe tous les mouvements en fonction de la nomenclature du plan comptable général. Il offre alors une lecture en détail de chaque compte durant un exercice comptable (une année civile). À l’image du livre comptable, le grand livre peut être fractionné en deux sous documents tels que :

• Le grand livre général, comportant les classes 1 à 7 ;
• Le grand livre auxiliaire, précisant les comptes fournisseurs (401) et les comptes clients (411).

Bien que le registre d’inventaire ne figure plus parmi les états comptables obligatoires depuis le 1er janvier 2016, il aide les entreprises à réaliser un état des immobilisations corporelles, des immobilisations incorporelles, des stocks, des créances et des différentes dettes lors d’un dépôt de bilan. En disposer facilite énormément la tâche du comptable ou du gestionnaire de trésorerie.

Quel est le meilleur outil pour conserver un livre journal ?

Comme le livre journal doit être conservé au minimum pendant 10 ans (selon le Code du commerce), le dirigeant d’entreprise doit alors veiller à ce que ce document soit archivé de manière optimale.

Pour le faire, il pourra se tourner vers deux solutions :

• Une conservation manuscrite ou sur papier ;
• Une conservation au format électronique.

Cette dernière solution offre de nombreux avantages, car elle permet de réduire le risque de perte ou de dégradation des documents comptables, tout en offrant une grande accessibilité en cas de besoin. Néanmoins, il est essentiel de respecter les obligations de conservation prévues dans les articles A102 B-1 et B-2 du Livre des procédures fiscales, sous peine de recevoir des sanctions financières de la part de l’État.