Comptabilité de caisse : Tout comprendre

Comptabilité de caisse : définition et avantages

La comptabilité de caisse est une technique d’enregistrement comptable consistant à saisir une opération au moment d’un encaissement ou d’un décaissement. Lors d’une vente, elle s’effectue dès qu’un client réalise un paiement ; tandis que pour les dépenses, elle s’enregistre au moment où l’argent sort de la caisse.

Semblable aux mouvements d’un compte bancaire, l’adoption d’une comptabilité de caisse permet à une entreprise de :

• Bénéficier d’un outil facile à utiliser ;
• Gagner du temps dans l’écriture des mouvements de caisse ;
• Faire une comptabilisation instantanée ;
• D’avoir un contrôle sur les activités des agents chargés de la manipulation des espèces ; 
• Disposer d’une preuve de la trésorerie en cas de fraude fiscale.

Elle aide alors toute entreprise commerciale dans la gestion quotidienne de ses fonds, tout en permettant d’effectuer un état des données de trésorerie à la fin de chaque journée, sans attendre le bilan à la fin d’une année d’exercice ou d’une période. 

Qui peut tenir une comptabilité de caisse ?

Grâce à sa facilité d’utilisation, la comptabilité de caisse est accessible à toutes les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu.

Elle concerne notamment celles entrant dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) comme les entreprises individuelles offrant des prestations intellectuelles, techniques, de soin ou encore celles exerçant certaines professions libérales (médecins, avocats, notaires, experts-comptables, freelances…).

Certaines sociétés pratiquant une activité artisanale, commerciale ou industrielle peuvent également pratiquer temporairement une comptabilité de caisse. Cela concerne notamment les :

• Entreprises appliquant le Régime réel simplifié d’imposition (RSI) ;
• Structures titulaires de bénéfices industriels et commerciaux (BIC).

Il est important de noter que ces dispositions concernent les professions libérales soumises au régime de la déclaration contrôlée. Celles bénéficiant du régime micro-BNC ne sont pas obligées de tenir une comptabilité. 

Quelles sont les obligations fiscales requises dans la comptabilité de caisse ?

Pour faciliter les divers contrôles fiscaux, la tenue d’une comptabilité de caisse est devenue plus que nécessaire pour toutes les entreprises, spécifiquement sur les pièces prouvant l’exactitude des écritures quotidiennes de paiement et d’encaissement. Certaines dispositions sont alors requises comme :

• Un solde de caisse positif ;
• Le rapprochement du solde fixé sur l’agenda avec celui du solde réel en caisse ;
• La justification des recettes journalières à l’aide de l’utilisation des bandes de caisse enregistreuses (« double rouleau ou ticket Z », état de synthèse pour les caisses informatiques, brouillards de caisse ou main courante) ;
•  La certification des systèmes de caisse.

D’autres obligations devraient par ailleurs être respectées dans l’écriture des opérations quotidiennes. Ces dernières devraient se faire sans blanc, sans rature, ni surcharge. Les données de caisse doivent être numérotées et prouvées par des pièces comptables (ticket, reçu, copie de facture, etc.). 

Comment réaliser une comptabilité de caisse ?

Pour effectuer une comptabilité de caisse, l’entreprise divise les mouvements comptables en deux tableaux : celui des encaissements et des décaissements.

La comptabilisation des encaissements

Lors d’une vente au comptant et payé en espèce ou cash, le chargé de comptabilité doit :

• Débiter le compte 53 « Caisse » ;
• Créditer les comptes 70 relatifs aux « Vente de produits, prestations de service et marchandises » et 44571 sur la « TVA collectée ».

En cas de paiement par chèque ou par carte bleue, il devra débiter :

• Les comptes 5112 « chèques à encaisser » ;
• Les comptes 511X « cartes bleues à encaisser ».

Dans le cas où les espèces sont versées en banque, il faudra créditer le compte 53, tout en débitant le compte 58 des « virements internes », mais aussi créditer le compte 58 et débiter le compte 512 « banque ». 

Pour les paiements sur un compte bancaire professionnel, le comptable doit créditer les comptes 5112 et 511, puis débiter le compte 512.

La comptabilisation des décaissements

Au fil des ventes et de l’accumulation des espèces, l’entreprise devra effectuer diverses opérations comptables. Elle devra alors :

• Débiter le compte 512 « Banque » ;
• Créditer le compte 5112 « chèques à encaisser » (pour les encaissements de chèques) ;
• Créditer le compte 511 « cartes bleues à encaisser » (pour les encaissements de cartes bleues).

Pour le cas des sommes remises en banque qui doivent être retirées de la caisse, on devra :

• Débiter le compte 58 « virements internes » et créditer le compte 53 « Caisse » ;
• Débiter le compte 512 « banque » et créditer le compte 58 « Virements internes ».

Lors des paiements vers un ou plusieurs fournisseurs, l’entreprise doit :

• Débiter le compte 401 « Fournisseurs » ;
• Créditer le compte 53 « Caisse ».

Il est bon de rappeler que le paiement en liquide d’une dette dépassant les 1 000 euros pour les professionnels établis fiscalement en France est interdit par la loi. Et tout achat de métaux ferreux ou non ferreux doit être payé nécessairement par chèque barré, par carte de paiement ou par virement bancaire, peu importe son montant.

Quelles solutions adopter pour une bonne gestion de caisse ?

Comme les premières opérations de caisse se passent sur le point de vente ou au cours d’un achat, il est alors évident pour toute entreprise (spécialement les commerçants) de s’équiper d’outils performants. Non seulement ces derniers fluidifient et simplifient les enregistrements et le contrôle, mais accroissent d’autre part la satisfaction des clients. De nombreux équipements restent ainsi à leur disposition. Parmi eux :

• Les terminaux points de vente ou caisses enregistreuses ;
• Les systèmes d’impression de ticket de caisse ;
• Les scanners de code barres pour caisse enregistreuse ;
• Les balances de caisse (pour ceux qui vendent des produits au kilo) ;
• Etc.

D’autres systèmes sont également efficaces, surtout pour les associations, à l’image des tableaux de bord personnalisables ou des logiciels de comptabilité.

Par ailleurs, les entreprises peuvent opter pour le recours à un expert-comptable ou à une société externe pour une gestion optimale de leur comptabilité de caisse.