Modifier une facture : Tout savoir

Erreur sur une facture : les deux types de fautes

Les erreurs sur une facture peuvent être de deux sortes :

• Les erreurs qui ont un effet sur la comptabilité : celles-ci doivent être absolument modifiées. De ce fait, l’ancienne facture devra être annulée, puis rééditée. Il s’agit le plus souvent d’une erreur de calcul (TVA, montant total, etc.) ou d’un oubli des informations obligatoires (numéro d’identification à la TVA, nom du client, numéro de la facture, etc.). 
• Les erreurs qui n’ont pas d’impact sur la comptabilité : erreur de référence du produit, faute d’orthographe, etc. Dans ce cas, il suffit de modifier la facture. 

La solution pour modifier ou annuler la facture dépend du type d’erreur commise.

Les solutions pour modifier ou annuler une facture erronée en toute légalité

La loi est claire. Tout auto-entrepreneur, chef d’entreprise, artisan ou commerçant qui effectue des prestations de ventes de produits ou de services doit émettre des factures à ses clients. Toutefois, nul n’est à l’abri d’une erreur.

Modifier une facture non encore envoyée

Dans ce cas, la procédure est simple. Il faut émettre une nouvelle facture en se basant sur le devis. Il est possible de reprendre le même numéro de facture si l’entreprise n’utilise pas de logiciel de facturation.

Dans le cas contraire, la deuxième facture aura automatiquement un autre numéro (ou une autre version pour certains logiciels) pour ne pas perturber l’ordre chronologique de la facturation.

Modifier une facture non réglée

Si la facture a déjà été envoyée au client, mais qu’il ne l’a pas encore payée, il faut émettre une facture rectificative.

Cette solution est plus pratique, car on a un seul document au lieu de deux. La facture rectificative doit reprendre toutes les informations mentionnées dans celle qu’elle remplace (numéro de la facture, date d’émission, etc.) et rectifier les inexactitudes relevées dans l’ancienne facture. Sans oublier les mentions obligatoires sur une facture classique. Par ailleurs, elle doit également comporter la mention « Annule et remplace la facture n° (suivi du numéro de la facture à modifier) ».

Cela veut dire que cette nouvelle facture doit avoir un nouveau numéro, car un doublon est interdit par la législation.

Modifier des factures réglées

Si les montants sur les factures ont été déjà réglés, il faut éditer une facture d’avoir, encore appelée note d’avoir. Cette dernière désigne une facture rectificative négative qui annule tout ou une partie de la facture à rectifier. 

La facture d’avoir doit faire référence à celle qu’elle annule et doit à ce titre comporter le numéro de l’ancienne facture, la date d’émission et toutes les mentions obligatoires sur une facture habituelle.

Par ailleurs, elle doit également comporter les mentions “Avoir” dans le titre et “Net à déduire” qui remplace la mention “Net à payer”, le montant hors taxe et le montant de la TVA correspondante.

Ce type de facture peut être édité dans plusieurs cas :

• Remboursement partiel : oubli d’une remise, geste commercial, etc. La facture d’avoir doit alors mentionner le rabais consenti ;
• Remboursement intégral de la facture d’origine pour cause d’annulation de vente ou retour des marchandises pour non-conformité avec la commande ;
• Ajout de prestations ou de biens sur une facture déjà envoyée et réglée. La facture d’avoir doit reprendre les éléments sur celle qu’elle annule et demander un paiement complémentaire. Pour éviter les problèmes en cas de contrôle fiscal, il est nécessaire d’y faire référence à la facture d’origine.

Supprimer une facture, une pratique interdite par la loi

Les factures émises doivent être numérotées chronologiquement. De ce fait, il ne doit pas y avoir de numéro manquant sous peine de rompre la chaîne chronologique des factures. Ce qui est réprimandé par la loi, car un trou dans la numérotation constitue une infraction fiscale.

Ainsi, dès lors que la facture est émise, elle ne peut plus être supprimée. En effet, en cas de contrôle fiscal, une entreprise doit être en mesure de justifier un doublon ou une numérotation manquante.

Par contre, comme on l’a vu plus haut, il est possible de modifier une facture tout en étant conforme à la législation.

Pour les entreprises assujetties à la TVA et utilisant un logiciel de facturation pour l’édition de factures, toute facture validée et modifiée ou rectifiée doit apparaître sur le logiciel. En effet, depuis la mise en place de la loi relative à la lutte contre la fraude à la TVA, le logiciel de facturation doit être conforme. À ce titre, il doit répondre à quatre conditions :

• l’inaltérabilité,
• la sécurisation,
• la conservation
• et l’archivage des données. 

Les sanctions en cas de non-modification d’une facture erronée

Ne pas modifier une facture comportant une faute est punie par la loi. La sanction dépend essentiellement du type d’erreur.

Omissions ou fautes 

En cas d’oubli d’une mention obligatoire ou d’une inexactitude dans les montants par exemple, l’entrepreneur risque une sanction pénale. Ainsi, l’administration prélève 15 € pour chaque faute ou omission. Le total de l’amende ne doit toutefois pas dépasser le quart du montant de la facture.

Non-facturation

Comme on l’a dit, tous les professionnels effectuant des prestations de ventes ou de services doivent éditer une facture au nom de chaque client. Le non-respect de cette obligation légale conduit au paiement d’une amende correspondant à la moitié des sommes non facturées. Cependant, si la facture est éditée dans les 30 jours qui suivent la sanction de l’administration fiscale, l’amende est réduite à 5 % des sommes non facturées. 

Comment éviter de faire des erreurs sur ses factures ? 

Même s’il est possible de modifier une facture avec des fautes, la meilleure chose est d’éviter d’en faire. Pour ce faire, il est conseillé d’utiliser un logiciel conforme à la loi antifraude (répondant aux fameux quatre critères).

Cet outil en ligne génère automatiquement les factures en se basant sur les devis et en respectant la numérotation des factures. En outre, il calcule tous les montants qui doivent apparaître sur les factures, y compris la TVA. 

Pour trouver le bon logiciel, il suffit de faire une recherche sur Google. Plusieurs solutions sont en effet proposées sur Internet. À vous de choisir celui qui répond aux besoins de votre entreprise.