Renouvellement du bureau : Comment faire ?

Qu’est-ce que le bureau d’une association ?

Le bureau constitue l’organe exécutif de l’association. C’est lui qui s’occupe de la gestion quotidienne de la structure en vue d’assurer son bon fonctionnement. Il a pour mission de mettre en œuvre les décisions prises par le conseil d’administration et l’assemblée générale.

En général, le bureau se compose de trois éléments :

• Le président de l’association qui est son représentant légal ;
• Le secrétaire général qui se charge des tâches administratives ;
• Le trésorier qui est responsable de la gestion des comptes de l’association.

À savoir que la mise en place d’un bureau est facultative dans une association. Ce n’est pas une obligation. L’organisation peut exister sans cet organe. En revanche, sa présence est vivement recommandée pour garantir le bon fonctionnement de la structure.

Quand renouveler le bureau d’une association ?

Le changement du bureau d’une association s’effectue à la fin du mandat des membres actuels. Le plus souvent, la durée de ce mandat est prévue dans les statuts. Elle varie donc d’une association à une autre selon le type d’activité exercée.

Hormis la fin du mandat du bureau, d’autres motifs peuvent déclencher la modification du bureau de l’association. Tel est le cas de :

• La révocation d’un membre du bureau ;
• La démission d’un dirigeant ;
• Le décès ;
• Une décision de justice portée à l’encontre d’un dirigeant l’interdisant de gérer.

Quelle procédure suivre pour remplacer les membres du bureau d’une association ?

Une association loi 1901 est tenue de se conformer aux dispositions statutaires relatives au renouvellement des membres du bureau. Elle doit donc respecter une procédure en interne, mais aussi entamer des formalités administratives et financières en vue de légaliser cette démarche.

La procédure interne

Remplacer le bureau implique d’organiser une élection. Pour ce faire, il convient de se référer aux modalités de vote prévues dans les statuts. Ceux-ci doivent préciser :

• Les conditions de l’élection (bulletin secret, vote à main levée, vote électronique) ;
• Le type de scrutin (nombre de tours, unanimité, majorité simple ou absolue) ;
• Le quorum.

En général, l’élection des nouveaux membres de l’équipe dirigeante se déroule lors d’une assemblée générale. Il est donc nécessaire de convoquer les adhérents de l’association en leur adressant une lettre précisant le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour de l’AG. Cette lettre de convocation doit être envoyée dans un délai de 15 jours à 1 mois. À celle-ci doit être jointe la liste des candidats afin que les participants disposent assez de temps pour réfléchir à leur choix.

En parallèle, l’association doit mettre en place une commission électorale qui se chargera de consolider et de dépouiller les votes. Ceci fait, il est conseillé de rédiger un procès-verbal pour garder une trace écrite des décisions prises en assemblée générale.

Les formalités administratives

L’article 5 de la loi 1901 impose la réalisation d’une déclaration en préfecture pour toute modification relative à l’administration de l’association. De ce fait, l’organisation est tenue de déclarer le renouvellement du bureau auprès du Greffe des associations compétent. Cela dans un délai de trois mois à partir de la date de l’évènement qui a occasionné le changement du bureau.

Elle doit alors remplir le formulaire Cerfa n° 13971 et y joindre une copie du procès-verbal de la nomination des nouveaux membres. Toutefois, il est possible de transmettre cette déclaration au greffe compétent en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, celle-ci doit comporter les informations personnelles des nouveaux dirigeants (noms, prénoms, nationalité, domicile, profession, poste occupée).

Outre la déclaration au greffe, l’association doit modifier les statuts en mettant à jour la liste des nouveaux membres statutaires. Pour une telle modification, la publication au JOAFE n’est pas obligatoire.

Les formalités financières

Au-delà des formalités administratives, l’association doit aussi informer la banque qui domicilie son compte bancaire du changement de bureau. Cette démarche est indispensable pour :

• Transférer les pouvoirs bancaires de l’ancien bureau aux nouveaux membres élus ;
• Modifier les adresses de réception des relevés ;
• Changer les codes d’accès.

La notification de l’établissement bancaire peut s’effectuer avant ou après la déclaration au greffe des associations. Si elle est réalisée avant les démarches administratives, il convient de présenter une copie du procès-verbal de renouvellement du bureau de l’association ou une décision de nomination des nouveaux membres. De même, il est préférable de réaliser cette déclaration en présence des dirigeants sortants et des élus. En revanche, si la formalité bancaire se fait après la formalité en préfecture, il faut fournir un récépissé de déclaration au banquier pour prouver le renouvellement du bureau de la structure associative.

Quelles sont les obligations de l’ancien et du nouveau bureau ?

Dans le cadre d’un changement de bureau, les anciens comme les nouveaux membres sont soumis à quelques obligations. Ces dernières visent à faciliter la passation de pouvoir en vue d’assurer la continuité de gestion de l’association.

Ainsi, le bureau sortant doit restituer tous les documents associatifs en leurs mains après l’annonce du résultat de l’élection. En cas de manquement à ce devoir, les nouveaux élus ont le droit d’adresser une lettre de mise en demeure aux anciens dirigeants. Les tribunaux peuvent alors les sanctionner en engageant leur responsabilité civile et pénale. De même, les membres sortants doivent se retirer des affaires de l’organisation. Ils n’exercent donc plus leurs fonctions.

En ce qui concerne les nouveaux dirigeants, ils doivent avant tout prendre connaissance de leurs pouvoirs et leurs prérogatives au sein de la structure associative. Puis, ils doivent établir les comptes à la date de la passation des pouvoirs.

Vous l’aurez compris, le renouvellement du bureau d’une association est régi par des règles plus ou moins strictes. Pour assurer le respect des formalités, il est recommandé de se faire accompagner par un professionnel du droit.