Tout savoir du contrat de domiciliation

Contrat de domiciliation : kézako ?

Le contrat de domiciliation est une convention écrite qui lie la société de domiciliation ou domiciliataire et l’entreprise domiciliée. À ce titre, il est très encadré par la loi (article R123-168 du Code de commerce) et doit de ce fait comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

• L’identité et les coordonnées de la société de domiciliation et de l’entreprise domiciliée : dénomination sociale et forme juridique.
• Le montant du capital social, le numéro RCS et le nom du représentant légal de l’entreprise domiciliée.
• L’adresse de domiciliation.
• Les références de l’agrément préfectoral de la société de domiciliation.
• La durée de la domiciliation.
• L’objet du contrat.
• La liste des prestations supplémentaires fournies par le domiciliataire (location de salle de réunion ou d’espace de coworking, réception et suivi du courrier, permanence téléphonique, secrétariat, assistance comptable ou juridique, etc.), les conditions, le prix de chaque service et les modalités de paiement, entre autres la périodicité des règlements.
• La mention selon laquelle l’entreprise va partager les locaux avec d’autres sociétés.
• Le montant de la domiciliation et les modalités de paiement.
• Le montant de la garantie.
• Les modalités de résiliation du contrat et les clauses résolutoires.
• Les obligations de la société de domiciliation.
• Les obligations de l’entreprise domiciliée.

Bons à savoir :

• Le contrat de domiciliation est conclu pour une durée de 3 mois renouvelables par tacite reconduction, sauf en cas de résiliation par l’entreprise domiciliée. Il doit être daté et signé par les deux parties. En outre, il est établi en deux exemplaires.
• Le domicilié doit fournir un certain nombre de justificatifs au domiciliataire avant la signature du contrat, notamment un justificatif d’identité et un justificatif de domicile.
• Le contrat de domiciliation peut concerner les particuliers, les entreprises, les professions libérales, à condition d’être inscrites au registre du commerce et des sociétés, et les associations.
• Avant de signer un contrat de domiciliation, il est conseillé de vérifier que la société de domiciliation possède effectivement un agrément préfectoral.

Les obligations de la société de domiciliation

Le domiciliataire a de nombreuses obligations, entre autres il doit :

• Détenir un numéro d’agrément délivré par la préfecture du département ou la préfecture de police à Paris.
• Être immatriculé au registre du commerce et de sociétés ou au répertoire des métiers, sauf s’il est une personne morale de droit public ou une association qui regroupe des personnes morales de droit public.
• Mettre à la disposition du domicilié des locaux dotés d’une pièce propre et en bon état qui permet de garantir sa confidentialité, de tenir une réunion régulière avec les organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise et de tenir la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et les règlements.
• Détenir pour chaque entreprise domiciliée un dossier contenant les pièces justificatives relatives à son domicilie personnel et ses coordonnées téléphoniques pour un entrepreneur individuel et au domicile du représentant légal et ses coordonnées pour une personne morale. Détenir également des justificatifs pour chacun des lieux d’activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsque ceux-ci ne sont pas conservés chez le domiciliataire
• Informer le greffe du tribunal de commerce compétent lorsque l’entreprise domiciliée n’a pris connaissance de son courrier depuis 3 mois et lorsque le contrat de domiciliation expire ou s’il est résilié avant son terme.

En cas de non-respect de ces obligations, la société de domiciliation peut écoper d’une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 €.

Les obligations de l’entreprise domiciliée

L’entreprise domiciliée a également certaines obligations, notamment vis-à-vis de la société de domiciliation :

• Utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l’entreprise, ou si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou local de représentation.
• Informer le domiciliataire pour toute modification sur son activité.
• Respecter les clauses du contrat : les paiements de la prestation de domiciliation et des services supplémentaires.
• Déposer une copie du contrat de domiciliation au greffe du tribunal de commerce.

Les modalités de rupture du contrat de domiciliation

L’entreprise domiciliée est libre à tout moment de rompre le contrat de domiciliation en respectant le préavis prévu dans le contrat. Pour ce faire, elle doit envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception à la société de domiciliation.

Par ailleurs, elle doit lui fournir un justificatif de transfert de siège social ou un justificatif de radiation délivré par le greffe du tribunal de commerce.

En cas de transfert de siège social, l’entreprise doit accomplir les démarches relatives à cette formalité.

Le contrat de domiciliation en ligne

Avec l’évolution technologique, il est aujourd’hui possible de se domicilier en ligne. Pour ce faire, il suffit de choisir la plateforme en ligne et de choisir l’adresse de domiciliation ainsi que les services annexes auxquels on souhaite souscrire.

La prochaine étape de renseigner les informations demandées sur le formulaire et de télécharger les justificatifs nécessaires, entre autres :

• Un justificatif d’identité et de domicile de l’entrepreneur individuel ou du représentant légal de la société.
• Un RIB.
• Un extrait K-bis si la société est déjà créée.
• Une déclaration sur l’honneur.

Le contrat de domiciliation sera ensuite envoyé par e-mail.