Comment utiliser Mappy pour ses notes de frais ?

La note de frais : comment fonctionne-t-elle ?

La note de frais est la somme de toutes les dépenses professionnelles mobilisées par un salarié au cours d’un mois. Cela peut être des dépenses en nourriture, en logement ou en carburant dans le cadre de l’utilisation du véhicule personnel lors des déplacements professionnels. Pouvant être définie à l’avance (selon un barème fixé par l’Urssaf) ou par le biais d’un calcul, une note de frais réalisée en temps voulu peut bénéficier d’une exonération de cotisations sociales (TVA), et même d’un remboursement à l’avantage du collaborateur.

Toutefois, l’estimation de cette charge est une tâche ardue. Il va sans dire que plusieurs paramètres entrent en ligne de compte pour la détermination de ces frais, entre autres, le motif du déplacement, la destination, la distance parcourue ou encore le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé par l’employé. Ce dernier aide à déterminer l’indemnité kilométrique individuelle.

Pour fixer le montant des notes de frais, le salarié et l’entreprise recourent à divers outils de calculs tels que les tableurs, les logiciels ou les sites en ligne. Depuis peu, d’autres systèmes plus pratiques sont apparus en France pour faciliter l’estimation des notes de déplacement, notamment les services de planification d’itinéraire comme Mappy.

Mappy, l’outil pour calculer vos notes de frais

Mappy est un service de recherche en ligne gratuit créé par le groupe RATP Smart Systems en 1987. Cet outil permet à tout voyageur de trouver le meilleur itinéraire routier lors de ses déplacements, que ce soit en France ou en Europe. Grâce à son système de navigation GPS, il est le premier service ayant offert une estimation des frais de déplacement à tous ses utilisateurs selon leur mode de transport.

Mappy fait partie des outils les plus efficaces pour planifier ses déplacements dans toute la France. Ce service de cartographie est d’ailleurs plébiscité grâce à la multitude de fonctionnalités qu’elle offre et la précision de ses résultats. Non seulement Mappy propose des informations réelles sur la circulation (trafic, GPS, plan de vue immersive sur une carte routière, direction), mais elle détermine aussi le prix d’un trajet ou d’un voyage selon l’itinéraire choisi. Un excellent moyen à disposition de l’employé pour anticiper les éventuels frais professionnels, mais également pour l’employeur afin de déterminer les notes de frais de ses employés.

Selon les informations fournies et à l’aide d’un module de calcul, l’application Mappy détermine les frais de péage et le prix du carburant qu’un collaborateur doit débourser tout au long de son trajet. Pour une estimation plus précise, Mappy peut même intégrer des données spécifiques comme l’indemnité kilométrique. Cet indice entre notamment dans le calcul des notes de déplacement.

Comment calculer les notes de frais avec Mappy ?

Selon les cas, les notes de frais peuvent être prises en charge partiellement ou en intégralité par l’employeur. Plusieurs informations doivent alors être mentionnées comme les renseignements sur le collaborateur, le type de frais, les dates de déboursement, le montant ainsi que le code client correspondant au paiement.

Pour ce qui est des frais de déplacement, son calcul se base sur l’établissement d’une indemnité kilométrique fixée par l’administration fiscale. Elle varie en fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Pour une voiture d’une puissance de 4 CV par exemple, le quota fixé par la loi pour une distance atteignant les 5 000 km est de 0,575 euro. Si elle a parcouru 1 000 km au cours d’un mois, son indemnité kilométrique se calcule comme suit :

Indemnité kilométrique = 1 000 km x 0,575 = 575 euros.

Il est à noter que la puissance maximale d’un véhicule acceptée par l’administration est de 7 CV. En dépassant ce seuil, le salarié risque de ne pas voir ses notes de frais remboursés.

Avec Mappy, le calcul des indemnités kilométriques et des frais de route se fait de manière automatique. Après s’être connecté sur le site ou sur l’application mobile, il suffit de suivre ces quelques étapes :

• Insérer les données du trajet (point de départ et point d’arrivée)
• Sélectionner le mode de déplacement utilisé (moto, voiture, vélo)
• Choisir son itinéraire
• Entrer dans « détails et parcours » pour obtenir toutes les données de voyage (carburant dépensé, prix du péage…)
• Cliquer sur « note de frais » pour connaitre le montant exact des dépenses de transport et « imprimer » pour télécharger une version papier des notes de frais.

De plus, il est possible d’obtenir une note de frais aller-retour dans une page unique en inscrivant les mêmes coordonnées dans les champs « lieu de départ » et « lieu d’arrivée » en considérant la destination comme « étape ».

Les notes de frais sont-elles imposables ?

La note de frais n’est pas soumise aux différentes taxes (impôts sur le revenu, TVA) du moment où les dépenses engagées sont liées aux intérêts de l’entreprise. Néanmoins, elle doit être prouvée par des justificatifs de paiement. Mais surtout, elle ne doit en aucun cas être considérée comme un avantage en nature. Pour éviter d’être jugées comme telles, les notes de frais liés aux déplacements doivent impérativement respecter le barème kilométrique imposé par l’URSSAF. Elles pourront ainsi être déductibles du résultat imposable d’une entreprise. Toutefois, les déductions diffèrent selon plusieurs critères :

• L’indemnité kilométrique
• Le type de véhicule utilisé par le salarié pour les courtes distances (utilitaire ou personnel)
• Le mode de transport choisi pour les voyages d’affaires (avion, bateau, train)
• Les frais de péage
• Les frais de parking.

Dans tous les cas, l’employé doit soumettre à son employeur toutes les factures prouvant tous ses frais de déplacement pour être remboursé.