Notilus

Notilus : carte d’identité

Lancé il y a près de 20 ans, Notilus est une solution complète de gestion des déplacements professionnels. En effet, elle intervient dans toutes les branches de l’entreprise : finance, achats, frais généraux, ressources humaines, comptabilité, travel management, gestion des flottes. Véritable outil d’aide des entreprises, Notilus est le leader sur le marché européen du Travel and Expense Management.

notilus s’adresse aux entreprises qui organisent régulièrement de déplacements professionnels, notamment à l’étranger et qui souhaitent faciliter le traitement des notes de frais.

La solution propose 4 volets.

• Notilus Expense pour gérer les notes de frais.
• Notilus Travel pour valider les ordres de mission et piloter les réservations en ligne.
• Il y a aussi Notilus invoice pour gérer les factures fournisseurs liés aux déplacements professionnels.
• Et enfin Notilus Yourway pour gérer la flotte automobile.

Aujourd’hui, Notilus est utilisé par plus de 1 500 entreprises et compte 2 000 000 d’utilisateurs.

Les différentes fonctionnalités

Notilus et le logiciel le plus complet pour gérer vos notes de frais liés dans le cadre de voyages et des déplacements professionnels.

Notilus utilise l’intelligence artificielle pour simplifier le traitement des notes de frais. Dans les détails, grâce à un OCR (reconnaissance optique des caractères), vos collaborateurs photographient tout simplement leurs reçus via leur smartphone pour que les informations soient saisies automatiquement : date, nom du collaborateur, nature des frais, montant, TVA, etc. Ainsi, ils ne font pas de saisie manuelle, ce qui limite considérablement les éventuelles erreurs et omissions. Pour l’entreprise, c’est un gain de temps considérable. Sur ce point, Notilus est particulièrement adapté aux entreprises de grande taille qui envoient fréquemment leurs collaborateurs en déplacement professionnel.

Par ailleurs, le logiciel dématérialise également le processus de stockage grâce à un archivage à valeur probante. Concrètement, le stockage de tous vos justificatifs de frais est sécurisé grâce à un partenariat avec CDC Arkhineo (certifié ISO 27001, NF461 et Tiers de Confiance) et respecte vos obligations légales telles que la durée de stockage, la conformité, etc. Ainsi, vous ne supportez plus de frais de stockage, et vos données ne risquent pas de se perdre.

En outre, un module facturation permet de simplifier le remboursement des frais généraux et des factures fournisseurs, le rapprochement des commandes et des factures et l’intégration des cartes logées.

D’autres fonctionnalités qui vous simplifient la vie

Outre la gestion des notes de frais, Notilus embarque également d’autres fonctionnalités intéressantes et uniques que les autres logiciels ne proposent pas. Entre autres, cette solution facilite :

La gestion des voyages professionnels

Notilus vous accompagne sur trois axes : le respect de votre politique de voyage ainsi que de votre politique de remboursement, la sécurité de vos données et de vos collaborateurs (Notilus est certifié ISO 27001) et la satisfaction de vos collaborateurs.

Grâce à cette solution de gestion des frais, vous pouvez directement intégrer votre politique de voyages d’entreprises (PVE) dans votre processus de réservation des déplacements professionnels. Plus encore, vous pouvez paramétrer votre PVE de A à Z.

• Les types de prestations (hébergement ou déplacement avec le type : avion, train, taxi…) et la catégorisation (étoiles, classes, etc.).
• Les prestataires que vous avez contactés.
• La destination.
• Les workflow de validation.

En outre, grâce à un hub de communication qui concentre les réservations online et offline, vous pouvez louer directement via le logiciel l’hébergement, les moyens de déplacement… Vous pouvez également contacter les agences de voyages.

La gestion de la flotte automobile

Pour les entreprises qui ont une flotte automobile importante, sa gestion est loin d’être de tout repos. Grâce à Notilus Yourway, gagnez du temps en créant des fiches pour chaque véhicule, en centralisant toutes les données dans le logiciel et en automatisant le processus :

• Le suivi des périodes d’affection des véhicules.
• Le suivi des affectations.
• La gestion des polices d’assurance.
• Le suivi des dates d’entretien et des contrats.
• Le suivi des cartes carburant.
• La saisie automatique des données des certificats d’immatriculation grâce à la connexion au SIV.
• La désignation des auteurs d’infractions routières grâce à la synchronisation de votre parc automobile avec le site de l’ANTAI (agence nationale de traitement automatisé des infractions).
• Le lancement de campagnes de mail à vos conducteurs.
• L’import des fichiers de facturation et des données fournisseurs : sélectionnez simplement le fournisseur et son format de fichier depuis votre catalogue et le logiciel charge toutes les informations directement dans l’application.
• L’export des documents de reporting et la création de templates de reporting.

Par ailleurs, Notilus Yourway vous permet également de visualiser l’historique des mouvements de vos véhicules, mais aussi de dématérialiser les documents papiers grâce à la GED ou gestion électronique des documents.

Enfin, vous pouvez aussi personnaliser vos tableaux de bord avec des widgets, des KPI et des graphiques pour visualiser d’un seul coup d’œil les données qui vous intéressent.

Notilus Yourway est disponible en deux versions :

• Yourway + ANTAI pour gérer le parc automobile et dématérialiser les amendes.
• ANTAI pour dématérialiser les amendes uniquement au prix de 0,45 € par véhicule par mois.

Les plus de Notilus

• 0 papier et 0 saisie.
• Un archivage à valeur probante de vos justificatifs.
• Une application mobile qui vous permet de valider ou de refuser les frais professionnels. Mais aussi d’intégrer votre politique de remboursement.
• Notilus s’intègre à la plupart des logiciels de comptabilité, de gestion RH et ERP du marché. De ce fait, il vous permet d’automatiser le rapprochement bancaire, la récupération de la TVA, la saisie des données pour la paie, etc.
• En outre, Notilus est adapté à tous les secteurs professionnels, aussi bien du public que du privé.
• Enfin, le logiciel est certifié ISO 27001/il s’agit des normes les plus rigoureuses en matière de sécurité de l’information.

Et qu’en est-il de ses limites ?

Notilus ne communique pas sur ses tarifs et propose une facturation uniquement sur devis.

En outre, le logiciel est peu adapté aux indépendants.

Les tarifs de Notilus

La solution de gestion des notes de frais est uniquement accessible sur devis. Ainsi, vous devez contacter directement Notilus via son site pour avoir des tarifs personnalisés et sur mesure.